浅析城建档案管理信息化建设的意义及对策

崔凤荣

【摘要】随着计算机、互联网的逐渐普及，我国社会生产生活的方方面面都开始进行信息化建设，致力于提高工作质量和效率，降低人力资源方面的成本，提高信息传播过程中产生的价值。在城建管理领域中，档案对于一个城市、一个国家的发展有着重要的意义，它是城市发展建设的铭记，是反思城市建设不足的依据。信息化建设对于城建档案管理而言十分重要，能够大幅度提高城市建设档案的管理和开发效果，为今后的城市建设提供充分的证据。本文从信息化建设对城建档案管理的意义入手，分析城建档案管理信息化中存在的问题，探讨城建档案管理信息化建设的具体措施，提高城建档案管理的信息化水平。

【关键词】城建档案管理;信息化建设;意义;对策

城市建设档案管理体系中通常包括工业民用建筑工程、市政基础设施工程、公用设施工程、交通工程、园林建设工程、环境卫生工程、防灾应急工程、地下管线隐蔽工程等工程建设的档案，档案中包含具有保存价值的文字、图纸、表格、声像资料。使档案利用者能够通过利用档案尽可能还原和了解城市建设工程。城市建设工程竣工后三个月内，建设单位需要将符合档案馆要求的工程资料归档，如有资料不齐全的情况则需要限期补充。如果是停建、缓建、撤销的建设工程档案则需要暂时由建设企业保管或向档案馆移交，保证城市建设档案的完整。因此，城市建设档案中保存着数量庞大的城市建设工程资料，管理和调用难度都很大，城建档案信息化建设是必然趋势。

一、城建档案信息化建设对城建档案管理的意义

（一）信息化建设改变了城建档案的收集、储存方式

传统城建档案的载体主要是纸质文件，需要大量的人工力量来进行收集、储存、编号、管理，需要面积庞大的档案馆来存放逐年增加的纸质档案。进行信息化建设后，城建档案管理人员可以借助计算机和数据库技术来对城建档案进行扫描录入、自动编号、电子档案储存操作，将海量的城建档案以节约空间、方便保存的形式进行管理，且方便调阅。

（二）信息化建设提升了城建档案管理的效率

当纸质的城建档案文件转化为电子版形式后，能够在城建档案馆中进行登记和录入，实现自动检索、按权限调阅等功能，这样就将大量的原始数据转化为更容易利用的形式，有效提高城建档案的管理效率。在信息化建设过程中，档案馆管理人员主要工作为扫描和录入，且后续节约了对纸质文件的防火、防潮等管理工作时间，有效提高了城建档案馆工作人员的工作效率。

二、城建档案管理信息化中存在的问题

（一）管理技术人才力量的落后

城建档案管理的信息化建设并不是简单的应用计算机技术，而是需要建立起一套行之有效的城建档案信息化管理标准和流程，建立起一个能够实现高效便捷管理的信息化平台，实现对城建档案的有效管理。想要进行城建档案的信息化管理，需要专业过硬的信息化人才，专门负责对信息化档案管理系统和数据库进行维护、管理和升级，否则，再先进的技术和平台在缺乏专业人才操作的情况下也很难发挥作用。

（二）城市建設领域中档案的整体信息化程度有限

城建档案管理的信息化是指对全部有保存价值文件的信息化管理，但在城市建设工程开展过程中，很多档案文件还是以纸质形式存在的，工程竣工后移交给城建档案馆的文件也并非都是电子版的，需要档案馆工作人员进行后续的扫描、手工录入处理。且城建档案馆中对计算机及数据库的应用还流域表面，数据库主要优势难以体现，使得城建档案在应用中只能进行简单检索，却不能在数据库中调阅出完整的城建工程档案。这样的档案信息化管理程度影响了城建档案的应用水平。

三、城建档案管理信息化建设的具体措施

（一）建设城建档案的标准规范，实现统一管理

只有当城市建设工程档案遵循统一的管理标准和规范时，建设企业移交到城建档案馆的工程文件才能够更顺畅的对接档案管理系统，提高城建档案馆工作人员的归档管理质量和效率。且在技术标准、统计标准、图表标准等方面都实现统一的情况下，城建档案馆的档案管理数据库能够实现更有效地细节检索，提高城建档案的检索质量和调阅成功率，提高城建档案管理的信息化程度。

（二）加强对城建档案馆的基础信息化设施建设

在城建档案馆的信息化建设中，要加强对基础信息化设施的建设，配备档案电子档管理所需要的扫描仪、数码设备、光盘刻录仪等，为城建档案数据库建立专门的管理机房，为实现城建档案的信息化管理奠定基础。

（三）加强对城建档案馆工作人员的信息化建设

城建档案馆的信息化建设离不开工作人员的执行，离不开一支专业的信息化管理人才队伍，因此，城建档案馆必须要加强对工作人员专业技术培训，提高他们的信息化专业水平。城建档案管理部门应当积极组织工作人员进行分批培养和学习，使他们在档案数据系统平台上线运行前就掌握正确使用的方法，明确系统各功能的使用标准，明了系统的安全操作规格，从而从操作人员的角度上为城建档案信息化管理奠定基础。城建档案馆工作人员要严格遵守档案管理的流程、标准和时间限制，对建设单位移交的城建档案信息进行严格的审查和鉴定，对于内容缺失、有误的应暂不归档且要求限期整改，确定无误后方可进行归档;对于内容完整无误的城建档案及时规范地进行归档处理，保证城建档案顺利保存在档案数据库中，能够被城建档案系统平台用户正常检索和调用。城建档案管理工作人员要严格遵守系统安全操作标准，不在系统内部计算机上插入来历不明的U盘、硬盘，不在馆内计算机上登录不明网站，不随意交出身份认证和动态口令等安全权限，定期运行防火墙和安全查杀软件，定期对重要的新归档城建档案进行备份刻录。城建档案馆工作人员要承担起保证档案管理信息化系统安全运行的重要责任。

四、结束语

计算机、互联网信息技术的不断普及和发展，为城建档案管理的信息化建设奠定了基础，为提高城建档案管理效率和应用质量带来机会和挑战。想要转变传统的城建档案管理工作方式，提高城建档案信息化管理水平，城建档案馆需要从管理标准、基础设施、工作人员等多个方面进行建设，切实实现城建档案管理的信息化。

参考文献：

[1]吕艳萍.信息化对城建档案管理的意义及措施[J].兰台内外，2015（3）：48.

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