新时期人事档案管理工作的有效性探究

韩宏宇

【摘要】檔案管理是企事业单位内部的重要管理工作，加强档案管理工作可以促进企事业单位内部管理的现代化、合理化和智能化。新形势下，人事档案管理工作也一定要紧跟发展步伐，以与时俱进的开拓精神，主动适应提高效率的需要和发展的需要因此，本文概述了新时期人事档案管理工作的重要性，并分析了其中的不足，作出了有效性探究，旨在为相关工作者提供一些借鉴。

【关键词】新时期 档案管理工作 信息管理

传统的人事档案管理方式难以适应流动的从业人员，在新时期内，企事业单位要不断创新和调整人事档案的管理方式，并采用现代信息化技术来进行人事档案的管理，并不断提高人事档案的管理效率，满足社会的发展需求。做好人事档案管理工作，不仅可以有效地加强对现有工作人员的管理，同时，对于相关单位的人才储备、可持续发展等都有着重要的意义。

一、新时期人事档案管理工作的重要性

在任何企事业单位中，人才的选拔都是十分重要的，在企事业单位各项工作中占据至关重要的位置，人事档案管理可以为人才的选拔提供理论依据。在企事业单位选拔人才的过程中，为了能选择出更加符合企事业单位发展的专业性人才，就必须要结合理论依据，在此基础上才能进行人才的选拔，才能确保所选人才符合企事业单位的要求。人事档案中包含人才的各种信息，通过查阅人事档案资料，企事业单位相关领导能够对选拔人才的各方面信息进行充分的了解，才能更好的进行人才选拔，为企事业单位选择出更好的工作人员，因此，科学开展人事档案管理就非常重要。除此之外，人事档案管理在人力资源方面也发挥着十分重要的作用，由于环境或时间等原因，企事业单位必然会出现人员流动现象，这些情况都可以在人事档案中看到，从而给人力资源管理人员提供依据，实现人力资源优化配置，促进人力资源管理工作的有效开展。

二、新时期人事档案管理工作存在的问题

人事档案管理工作非常重要，人力资源和社会保障局在这方面已经积累了很多的经验。但是，在基层人员的人事档案管理工作中，还存在一些问题，主要体现在：

第一，企事业单位没有充分认识到人事档案管理的重要性。从业人员在入职前期建立人事档案，主要填写了自己的学历、工作经历、家庭信息等，之后再进行编码入库，就算完成了从业人员的档案管理工作。这样不仅缺少档案的内容，也没能根据从业人员的职务等方面的变化来更新档案。其次是收集的档案资料比较单一，主要是从业人员自己填写，档案管理人员也没有将从业人员的工作成果记录进去。因此，人事档案中的资料不够完善，无法体现出从业人员的真实状况。

第二，人事档案管理模式仍比较传统。由于信息化管理档案的方式尚未普及，大多数企事业单位还是采用传统的纸质档案，对于信息录入，还是选择手工录入的方式，这样不仅工作量较大，影响工作效率，而且安全性也相对较低。部分企事业单位逐渐尝试购入信息化设备，通过系统检索来查阅从业人员的资料，但由于企事业单位规模较小、应用范围较小等原因，最终也没实现信息化管理。

三、加强新时期人事档案管理工作的有效途径

（一）企事业单位转变人事档案管理理念

在企事业单位的发展中，管理者的理念会决定着企事业单位的发展方向和发展效果。要想在新时期加强人事档案管理工作的有效性，就必须先改变企事业单位管理者的思想认知，让其认识到人事档案管理的重要性，并引入先进的人事档案管理理念和管理技术，完善人事档案的工作要求。只有企事业单位开始重视人事档案管理，才能更好地促进人事档案管理工作的进步，并能促进企事业单位的持续发展。因此，企事业单位管理者应该积极吸取优秀企事业单位的人事档案管理的经验和技术，重视本企事业单位的人事档案管理工作，并不断提高人事档案管理水平，提高企事业单位在市场中的竞争力。

（二）提高人事档案管理人员的综合素质

在企事业单位人事档案管理工作中，人事档案管理工作的质量高低，在很大程度上取决于工作人员，人事档案管理人员的素质会直接影响到工作质量。因此，为了更好地开展人事档案管理工作，就必须提升工作人员的素质。企事业单位可以定期开展人事档案管理人员的培训工作，提高其思想意识，将人事档案管理工作看做是一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，在此基础上确保管理人员能够充分掌握现代化档案管理技术和管理理念，并将其运用到人事档案管理工作中，提升管理水平，为人事档案管理工作提供更好的人才支持。除此之外，企事业单位还可以积极引进更多的档案管理技术型人才，使人事档案管理工作更加科学和高效，为现代社会的发展提供更优质的人事资源。

（三）实现信息管理一体化

实现人事档案管理现代化，是当今社会发展的需求。新时期，实现人事档案信息管理一体化有利于企事业单位对信息的查询、更新等，能够完善企事业单位内部的管理，并提高企事业单位管理水平。信息管理一体化的建设可以提高人事档案管理的工作效率，具有安全、容量大、更新快等优点。管理人员必须要充分掌握系统的各项功能，并能在实际操作中发挥出真正的效果。为了保障人事档案资料的安全性，就必须要给管理人员设置单独的账号和密码，保障信息管理的安全。管理人员同样也要保管好账号和密码，保证人事档案资料的安全性。与此同时，企事业单位需要购入专业的设备和系统，将先进的人事档案管理理念与现代化的信息管理系统充分结合，提高人事档案管理的工作效率和管理水平。

四、结束语

综上所述，人事档案管理是企事业单位的重要内容，企事业单位必须对人事档案管理工作重视起来，并提高人事档案管理人员的综合素质，对管理模式进行创新，积极采用现代化的技术，满足企事业单位发展的需要。同时要根据从业人员信息的变化建立全面的档案系统，实现信息管理一体化，提高人事档案工作的效率和质量，满足企事业单位对人才的需求。

参考文献：

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