基于信息化背景的事业单位财务档案管理新思路

摘 要：随着信息化水平的提高，事业单位财务档案管理机制也愈加被人们所重视。从确立信息化财务档案管理理念、完善信息化财务档案管理制度、提升财务档案管理人员的素质和健全财务档案管理信息系统四方面，对财务档案管理的思路进行简要的说明，以期能够给有关单位带来启发。

关键词：信息化;财务档案管理;事业单位

中图分类号：G278        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2020）10-0185-02

引言

在信息化的背景下，相关从业人员想要更好地完成事业单位的财务档案管理工作，就必须切实保障账目的清晰、完整。电子档案具有成本低、效率高、对环境要求小等特性，逐渐取代了原有的纸质档案，成为现阶段事业单位财务档案管理的主流。

一、确立信息化财务档案管理理念

相较于传统的档案，电子档案可以统一记录所有信息资料，并能够对其进行备份，避免了资料的丢失，保证资料的完整性，而且，电子财务档案的查阅可以不受时间和空间的限制，资料经过统一的管理，可以使档案的交流共享变得更加简单，从而提高资料的再利用率。

部分事业单位具体财务档案管理工作中，管理人员缺乏管理的明确性和完整性，没有充分认识到财务档案管理的重要性，依旧采用传统的手工记录纸质财务档案。事业单位要想加强档案管理工作，实现财务档案管理的信息化，就必须加强信息化管理的理念，从传统档案管理的理念转向信息化档案管理。事业单位的领导需要了解并认可信息技术能够提高档案管理工作的效率，从而加大对档案管理工作的投资力度，保障管理所需的硬件设施，通过加大对信息化财务档案管理及数据库开发的力度，逐步实现单位内财务档案管理的信息化。

二、完善信息化财务档案管理制度

制度是开展一切管理行为的前提，事业单位财务档案管理是一项严肃的工作，关系着单位的未来发展。近年来，事业单位的规模在日益扩大，相关的财务档案也在不断增加，因此，必须要健全电子化财务档案管理机制，从而提升事业单位的管理水平。

为了完善信息化财务档案管理制度，保证各项工作的顺利展开，从业人员需要将信息化与档案管理结合起来，对原有的制度进行必要的优化和改善，从而促进单位档案管理水平的提升。首先，事业单位必须明确电子化财务档案管理的流程，推动档案管理的标准化、统一化与专业化，明确档案的利用、查阅、移交、归档、整理等内容标准，优化资源配置，减少管理成本。其次，单位要对档案存储进行规定，确保档案可以统一管理、录入和处理，将档案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，确定不同年限的档案中包含的财务决策、财务账簿、财务凭证等信息，对文字档案可以采用DOCX格式，图片档案采用PDF格式，表格档案采用XLSX格式等。再次，单位需要明确规定电子档案的各项规章制度，我国出台的《中华人民共和国档案法》主要是针对纸质档案，事业单位应当按照自身的需求，针对电子档案制定如《电子财务档案的移交與接收管理办法》《电子财务档案工作考评办法》等档案管理制度，确保各项工作有章可依，有据可循，指导并规范日常档案管理行为方式。最后，事业单位需要制定岗位管理制度，明确档案管理责任考核及奖惩机制，通过规范管理工作人员的行为态度，形成自上而下的管理体系，确保档案的管理科学有效、安全合理。

三、提升财务档案管理人员的素质

财务档案与事业单位健康稳定发展有着密切的关系，财务档案管理涉及的数据比较多，范围也比较广，管理人员的工作水平、业务能力等综合素质对管理有着巨大的影响。现阶段部分事业单位财务档案管理人员信息操作水平低，导致单位启用信息化管理后，工作效率不升反降，不能将电子财务档案的优势体现出来。

要想切实保证各项管理工作的有序开展，事业单位要注意提升管理人员的素质水平，事业单位领导要高度重视人才的培养，构建一支能力强、水平高、素质好的现代化管理队伍。要迎合信息化时代的发展，需要管理人员具备较强的综合业务水平，明确档案管理的内容和相关流程，掌握设备的使用方法。积极从社会吸纳素质高、专业性强的财务管理人才，依照档案管理的需要，学习先进的管理培训技术，分层次分阶段的培训档案管理人员，组织现有人员进行专业培训。比如，单位可以订阅《中国档案报》要求员工按时阅借鉴上面的管理经验，聘请专家为员工介绍其工作经验，加强员工道德素质、档案管理、信息技术、业务技能等能力，将培训结果与员工绩效挂钩，调动员工培训的积极性[1]。

四、健全财务档案管理信息系统

基于信息化的背景，财务档案管理在向数字化网络化方向发展，事业单位需要认识到应用现代化信息设备开展财务档案管理的好处，鼓励管理人员应用设备提升工作效率。事业单位领导要认识到财务档案管理信息化的重要性，加大资金资源的投入，购入先进的信息设备，对管理设备进行更新换代，为财务管理工作提供硬件支持。在采购过程中，采购人员需加强与管理人员之间的联系，确保采购的设备满足管理工作的实际需要。

信息技术现已应用于人类生活的各个方面，人们对其依赖性也日益加深，但信息技术具有较强的开放性，对网络安全造成了一定的影响。对此，事业单位在应用电子财务档案的同时，必须健全财务档案管理安全系统，因为，财务档案记录着事业单位活动，关系着一个单位的发展，如果发生损毁或信息泄露，会对单位造成巨大的影响。信息化背景下，电子财务档案虽然能够为档案管理带来便利，但档案的价值体现在其真实完整以及原始，由于互联网上存在着大量的木马病毒等程序，容易使电子档案在传输中发生损毁泄密。对此，事业单位要进一步加强安保意识，做好安全防护和事后应急措施，首先，财务档案管理将访问权限、数字加密传输、电子水印等技术综合利用起来，提升档案管理的安全性。其次，管理人员需要具有具体的网络安全意识，按照流程进行规范法操作，严禁外部设备连入，避免因人为因素导致电子财务档案的损坏。在档案管理的过程中可以利用云存储技术，对电子档单自动备份，防止传输过程中信息出现乱码、数据部分丢失、损毁等状况。再次，档案管理部门要定期组织专业人员更新设备的杀毒软件，对木马病毒等进行查杀。最后，制定电子档案调阅制度，在单位内加强网络安全的宣传，确保全员具备网络安全意识[2]。

结语

传统的档案管理工作简单，但操作烦琐，信息量大，出错率高，消耗的时间长。而电子档案可以利用设备处理简单重复的工作，提高了效率，减少了出错率，降低了人工成本，因此受到了广泛的欢迎。

参考文献：

[1]  陈鹤.信息化背景下加强事业单位财务档案管理构想[J].黑龙江科学，2019，（17）：114-115.

[2]  赵岩.数字信息化背景下事业单位档案管理模式的创新[J].信息记录材料，2019，（9）：72-73.

收稿日期：2019-12-28

作者简介：马兰（1962-），女，山东青岛人，高级会计师，从事财务会计与财务档案管理研究。