浅谈高校教学秘书在教学管理中的职责及发展路径

庄孝彦

摘 要

教学秘书在高校教学管理中发挥着重要的作用，已经成为规范日常教学管理不可或缺的一支重要力量。本文阐述了高校教学秘书在教学管理中的职责，提出高校教学秘书队伍建设的发展路径，旨在通过研究为教学管理质量的提高起到促进作用。

关键词

高校;教学秘书;职责;发展

中图分类号：  G647.3                     文献标识码： A

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2020.07.092

Abstract

The teaching secretary plays an important role in the teaching management of colleges and universities，and has become an indispensable and important force to standardize the daily teaching management.This paper expounds the responsibility of the teaching secretary in the teaching management of colleges and universities，and puts forward the development path of the construction of the teaching secretary team in colleges and universities， which aims to promote the improvement of the quality of teaching management through research.

Key Words

University;Teaching secretary;Duty;Development

1 高校教學秘书教学管理中的职责分析

教学管理工作是高校教育教学的核心内容，教学秘书作为教学基层管理人员，具体工作繁杂多样，是教学运行中不可缺少的桥梁，主要职责是协助学院领导，做好教学工作每一个环节的组织和监督工作，保证教学秩序正常。

1.1 教学秘书是教学管理的执行者

教学秘书主要对应教学管理部门的几个科室，比如教学管理科、考务科、教研科等，这些科室发布的具体问题绝大部分是通过教学秘书来传递给院领导，然后再收集反馈执行。具体来说，学校相关教学管理部门的通知与文件会在第一时间在教务群里发布，教学秘书经过整理后要及时向学院院长汇报，并传达给本学院的老师，按照文件通知要求进行材料收集，并加以汇总，在规定时间里上交给相关教学部门。

1.2 教学秘书是教学组织管理的参与者

学院领导是学院政策的制定者与决策者，但是一手材料的收集通常需要教学秘书进行汇报总结，所以教学秘书协助教院长进行教学组织管理的日常工作中要时刻完善师生反馈教学中存在的问题，通过日积月累下的教学文件整理、归类，从中获取相关的教学信息，将重要信息和资料提取出来形成文档，为领导制定政策提供一手材料，同时也可以为教学管理、教学手段提出合理的建议。如：每个学期的期中教学检查工作，教学秘书要收集好本部门的教学基础文件，做好每个学期学生座谈会、公开课与评议课的开展工作。教学秘书不仅要做好学生座谈会的有关工作，将学生在学习过程中遇到的问题及时向学院领导与教学管理部门，也有必要及时向学院领导和教学管理部门报告教师在教学过程中遇到的问题和困难。有助于领导了解教师教学中提出的建议和意见，也获得学生的学习反馈情况等。

1.3 教学秘书是为师生教学提供帮助的服务者

教学秘书既是日常教学的管理者的参与者，又是为师生服务的基层工作者。在教学管理中，教学秘书负责本学院所有和本科教学有关的工作：调停课;毕业论文管理;毕业学位资格审核;人才培养方案的录入和修订;排课排考;教材选定;本科教学工作量的计算;学生评教工作的配合;考试安排，考试试卷归档与学生统考报名;各类科研讲座;教学成果组织申报;学生学籍等等。

高校在不断地扩招，教师人数也在不断增加。随着新进教师的不断增加，教学秘书面临的工作量也越来越多，部分新进教师不熟悉教学活动的细节，需要教学秘书耐心地去告知。比如有的老师想调课，但是不会使用教务系统，教务秘书需要花费二十分钟左右的时间来帮助教师学会使用这个系统。同时，随着每年学生人数的不断增加，也会带来新的问题。比如每年的换专业，就会导致很多学生的课程需要补选，学生需要到教学秘书那里看他所学的专业的每学期的课程，然后找出自己需要补选的课程，再由教学秘书在教务系统上帮助补选，整个过程需要教学秘书花费大量的时间。

2 高校教学秘书的发展提升路径

2.1 提高教学秘书的职业素养

教学秘书是一个综合管理的角色，需要有一定的职业技能，工作性质决定了其要坚持与时俱进，在加强自身的知识素养同时，不断地深化学习。在工作技能方面，应熟练运用Word、Excel 等办公软件，来提高自身的管理工作效率与质量，具备先进的教学信息处理能力;在业务知识方面，教学秘书要熟知教学管理部门所规定的教学管理内容，也要熟悉本学院各个年级各个专业的人才培养方案情况，并加强自身对专业知识的学习，以便更好地协助教学院长处理教学中出现的问题。

教学秘书要能够利用碎片时间进行学习，积极学习涉及教学管理各方面的知识与理论，有预见性地开展工作，以高度的自觉性、责任感去研究和解决教学管理工作中的所不断涌现的新问题，对所工作的各个环节做到心中有数。

2.2 重视培训，完善考核激励机制

教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，服务对象的要求使得教学秘书要时时学习，把教学培训学习常态化终身化。教学秘书的日常工作很烦琐，工作量大，经常导致工作情绪崩溃，所以高校要根据教学管理工作的实际需要，将对教学秘书的培训纳入高校发展建设工作中，利用多元化的手段对其进行培训，设计培训时必须考虑如何释放工作压力，通过教学秘书的素质培训与业务能力培训，可以提高教学秘书的专业水平，提高培训的水平及效果，激发教学秘书的工作热情，提高工作效率，并以此形成长效机制，使教学秘书的综合素质得到全方位的提升。

高校在評估教学秘书工作时，需要从教学秘书教学管理的角度来完善绩效管理体系，整合过程管理与绩效管理考核，设计出科学的考核标准，合理调整薪酬水平，不仅突出对其能力的评估，也突出职位定位和重要性，同时，还需要完善绩效考核监督制度，确保绩效考核的科学性，以充分发挥绩效考核制度的积极作用。

2.3 强化教学秘书的交流和创新能力

在当今的多元化教学中，如何使师生之间保持良好的沟通，需要教学秘书发挥着组织协调的作用。高校教学秘书工作开展过程中，可以通过建立QQ 群、微信群的方式，协调沟通师生之间的关系，比如：在论文管理阶段，通过建立微信群，及时发布工作动态，学生也可以及时把问题向老师们反馈，有利于工作的顺利开展。

高校教学秘书的核心工作是与教学管理部门，师生之间存在的各种问题进行良好的沟通，教学秘书的职场工作面向人群主要是涉及学校教学管理部门，学院和学生这三个层次，可能涵盖了不同年龄、不同个性或特质的人。教学秘书因人而异，有的擅长处理复杂的人际关系，有的则不擅长处理人际关系。随着时间的流逝，这种职场人际关系会产生一种看不见的心理作用，直接影响教学秘书的工作情绪，进而影响他们的工作效率。比如有的教学秘书对应的教学管理科，涉及教师调课等，就需要教学秘书与教学管理科的老师进行沟通，如果沟通不畅，就会影响工作，久而久之，就会形成工作压力。

在掌握实际工作情况的基础上，不断学习和创新自身的交流方法，要善于协调好同事之间的关系，养成尊重他人的良好习惯，提高交流的有效性，才能够以更高效完成岗位工作。

3 结语

教学秘书作为一个能影响着学校的教学质量和人才培养质量的岗位，虽然处于基层，但它的作用却不可或缺。正是基于此，高校决策者应重视教学秘书队伍建设，建立有利于教学秘书可持续性发展的政策和保障机制，教学秘书自身也必须持续加强职业素养，顺应与时俱进的现代化高校发展。

参考文献

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