浅谈房产档案数字化中的潜在问题与对策

梁荃

摘要：房产档案是在房屋产权归属问题中的关键依据，在我国经济高速的发展的今天，房地产行业也发展的越来越好，房产的档案管理工作也是房产行业的重要一环，加强房产的档案管理工作也是保护信息资源的有效措施，使用更为先进的信息设备可以更好地管理房产信息，不但可以大幅度提高工作人员的工作效率，还可以降低人工管理造成失误的概率。本文就我国现阶段研究数字化管理房产档案所潜在问题以及对策进行阐述。

关键词：房产档案 数字化 潜在问题 对策

房产档案是在房屋产权归属问题中的关键依据，对于城市建设和信息资源的保护方面都有着重要的意义。而原始的档案管理方法已经无法跟上信息化时代的步伐，利用现代电子设备对房产档案进行数字化管理，可以最大程度的加强档案管理的效率，也可以提高房产档案信息的安全性。

一、数字化管理房产档案的意义

纸质档案不便于查借阅。由于现在房产行业的日益发展，房产档案对存放空间的要求比较高，大量的纸张存放在一个空间内不仅不利于查阅，更不利于管理。基于以上的问题房产档案管理工作应该结合现代社会的新科技产品，实现房产档案的数字化、信息化管理[1]。

电子档案是业务自动化的必然形态。电子档案是采用先进的信息化设备不但可以降低人工管理造成失误的概率，还可以优化档案管理工作，提高工作人员的工作效率，防止造成档案丢失，确保档案的安全性。从房产档案调档工作的角度来说将档案数字化管理是可以节省一定人力和物力的，为我国的房产经济的发展做出了贡献。

数字档案有利于查找利用和资源共享。只有提高信息时代数字化房产档案管理工作的效率才能够从根本上提高数字档案的便利性，便于工作人员进行查找以及应用。通过对档案管理过程中出现的不足之处进行有针对性的弥补，才能够突出档案管理的资源共享性，最终实现数字档案的高效管理。

二、数字化管理房产档案的潜在问题

（一）工作人员的专业技能问题

随着时代不断的进步，房产档案的管理形式也会发生变化，所以实行档案管理的数字化是势在必行的。现阶段信息技术在房产档案的管理工作中占有重要地位。因此在数字化管理房产档案的过程中，不仅需要相关工作人員拥有专业的技能知识，还需要掌握一定的计算机操作能力，两者并存才能提高工作效率。然而，我国大部分的房产工作人员对于档案数字化管理还不能将二者完全结合，因为在专业知识和计算机操控技能方面还有所欠缺。例如，在工作中遇到有关计算机方面的问题是不能及时找到解决问题得办法，而且不能及时发现潜在于数字化房产档案管理工作中的问题并及时进行解决。

（二）不科学的房产档案形式

房产档案中一般是由文字、图表、照片以及部分重要材料组成的，然而在房产经济快速发展的情况下，原始的房产档案的组成部分已经无法满足现代使用者的需求，造成这种情况的原因主要是纸质与照片的档案形式在保存期间容易造成损坏，导致信息的不完整[2]。而且在日常的房产档案的管理工作中，工作人员必须要进行大量的整理和分类工作，并且要为这些档案提供特殊的空间，以保证档案信息的完整性，以上的管理方式在具体实施中需要耗费大量的人力物力，而且效率不尽人意，因此房产档案的数字化建设是至关重要的。

（三）房产档案的抗风险能力急需提高

首先，房产档案是房屋产权归属问题的关键，就现阶段情况来看，我国对于房产档案的抗风险能力还是需要提高的，有关部门只是采取简单的数据保护措施进行防护，造成这种现象的主要是因为相关工作人员对于房产档案的认识不够深刻，认为房产档案只是对于房产的一种记录形式，但是房产档案却是解决房屋产权归属问题的关键;其次，在保存档案的过程中，没有做好针对不可抗力的防范，例如火灾、水患等自然灾害，认为这种天灾的发生概率极低，就是这种侥幸心理，导致相关的工作人员在对档案进行日常防护是没有将不可抗力因素的考虑应用于数字化房产档案的，也因此造成我国在档案的抗风险能力方面是比较落后的。如果忽视了数字化房产档案的风险问题，造成安全隐患，是很容易导致房产案卷得遗失情况，从而造成泄密现象。这种情况不仅严重影响了房产档案数字化的实施效果，而且也让人们对房产管理部门的能力感到失望，最严重的是不能为房产档案管理工作打下良好的基础。

三、数字化管理房产档案所出现问题的解决措施

（一）提升管理工作人员的业务水平

在日常的管理维护工作中，我们还需要提高员工的安全意识、忠于工作、遵守职业道德、对己严格、为预防非法活动发生，做好防控准备。这样可以有效地保护房产利益相关者的合法权益，促进房产档案的合理运作。因此，提高管理工作人员的素质和业务能力非常重要。必须加强对相关工作人员的培训力度，主要包括对于房产管理工作的专业技能方面，以及计算机的操控水平方面进行培训;更要培训相关工作人员对于房产拥有者信息的保密意识，以防泄露档案机密或被利用的情况。通过培训使相关工作人员建立良好地职业道德和为人民服务的态度，严格按照规章制度办事;引导工作人员进行自我学习，及时更新理论知识。为了使房产文件的信息管理更加长期有效，必须保证房产文件数字化管理的数量和效率。工作人员对于计算机的操控方法也应及时完善更新，努力实现数字化管理房产档案。

（二）基础设施的改进和基本保修条件

要管理房地产档案中的信息，必须付出很多努力来改善基础架构，以为数字信息管理提供特定的保证。首先，建立合理的房产存储数字管理基础架构。相关部门应从日常工作和信息管理系统入手，积极采用基础设备和先进技术，使数字化管理更加完善，积极改善资源共享和数据安全。使用数字文件管理系统，可以扩展设备的兼容性和共享性，使主设备保持最新状态并提高资源效率。

（三）增强员工的意识和服务多样性

为了积极地提高员工的服务意识，必须将被动服务用户的传统概念，替换为主动服务的概念。为了增加人员服务的多样性，需要从开发角度编写几种服务方法，以便为归档开发提供便利的空间。

（四）加强信息保护

由于在数字化过程中对信息安全的考虑，如文件丢失、机密信息泄漏、數据丢失。它不仅影响房产数字档案的结果，而且影响房产管理部门的形象，并且不利于长期工作的发展。在数字信息化工作中，我们需要更加重视信息安全，加强信息安全保护，建立严格的安全系统。因此必须按照固定的程序将其数字化，不能随意更改，并且由专业员工负责。同时，还要规定诸如携带个人物品之类的工作细节。

（五）加强房产档案数字化建设力度

针对房产档案的数字化管理，需要完善基础建设。首先，按照我国的相关法律法规，合理完善基础设备的建设，将房产档案进行统一化;其次，相关部门应采用现代先进设备，组建最新的日常工作所需的信息管理系统，用现代的先进技术支持房产档案的管理工作，进而使数据的安全性与资源的共享性得到保障。只有将档案数字化管理系统统一规划后，才能扩大设备的共享性与兼容性;最后，随着社会发展的脚步，相关管理部门应该对基础设备进行及时的维护升级，保证系统也能与时俱进，进而使数据的安全性与资源的共享性得到保障。

（六）提升房产档案抵抗风险的能力

首先，制定能够覆盖所有房产档案管理环节的安全制度，例如，在整理档案前，应该做好档案出库记录，整理后，做好档案入库记录，并签署负责人。在执行此安全制度时，应该设置固定的操作流程，任何人员严禁修改或者省略操作环节[3]。与此同时，实行责任到个人制，保证每个操作环节都有专人去负责，确保档案的安全性。

其次，按照档案的机密程度分类存档并进行等级划分，在计算机中设置访问权限，面对机密性较强的档案是，应采用电子信息技术手段设置防火墙等安全措施。此外还应建立独立的检查小组，保证日常的监督检查力度，确保房产档案信息的安全性。

再次，在实行档案数字化后，必须将现代先进的信息技术利用起来，对计算机系统进行有效的安全型检测，确定该系统不会对房产档案信息造成威胁后，在进行使用;在预防计算机病毒时，房产档案管理部门应该请用专业的计算机检测技术人员，该技术人员应该定期进行防火墙核查和检测，进而在最大程度上加强档案数字化的管理力度。

最后，有关部门应该积极预防自然灾害，即火灾等不可抗力对档案数字化管理造成的伤害，应该定期对现在所有档案进行云端拷贝或用其他方式备份存储，实现永久保存房产档案信息。同时需要注意对备份信息的保密及安全存放。只有实现以上几点才能真正地实现房产档案信息化数字化的管理方式。

四、结语

综上，房产档案是房屋产权归属问题的关键，更是促进房地产行业稳步发展的根本，随着时代在进步房产档案数字化管理是必然趋势，档案管理工作人员的专业知识以及计算机水平都对房产档案数字化管理有着直接的关系，负责管理档案的工作人员的素质和能力决定了推动档案数字化进程的速度，而且房产档案数字化建设对于相关管理部门来说是一项即可以节省人力物力，又可以长久稳定地推动房地产行业经济上升的有效措施，只有这样才能跟随社会发展的脚步，打造现代化得房产档案管理制度。

参考文献：

[1]杨子云.房产档案数字化建设中的问题与对策[J].城建档案，2018，（05）：17-18.

[2]刘冠施.房产档案数字化中的潜在问题剖析与对策探讨[J].兰台世界，2017，（S1）：115-116.

[3]程海燕.浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策[J].赤子（上中旬），2016，（20）：168.

（作者单位：济宁市房产交易中心）