提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨

李兴信

摘要：从近些年的发展来看，我国的经济体制开始向着一个更为完善的方向发展，而且经济水平在逐步提升的过程中，对于社会中各个行业的发展也具有促进作用，而科学化管理是事业单位长远发展的基础，既能有效保证事业单位稳定持续发展，还能够在出现问题时有据可查。基于此，文章简要分析提高办公室档案管理科学化水平的路径，希望能够为事业单位档案管理人员提供一定的参考。

关键词：科学化管理;档案管理;应用策略

0.引言

快速发展的市场环境，为事业单位运行带来了诸多的压力，如何对事业单位进行有效管理，提高市场适应力、竞争力，这是现阶段事业单位领导应该重点考虑的问题。基于目前的发展情况，要实现对事业单位的整体管理，获得最大化的效益，应该意识到科学化管理和档案管理之间的依存关系，构建一个成熟且完善的内部控制体系，这样才能提高事业单位的管理水平，充分挖掘出事业单位内在的发展力。对此，探讨提高办公室档案管理科学化水平的路径具备显著实践性价值。

1.办公室档案管理现状

1.1不健全的内控制度

当下的制度建设过于落后，导致事业单位在运转期间出现了档案管理方面的问题，这在某种程度上也影响到了基层相关工作的进行[1]。由于科学化管理大多是针对正在进行中的工作，所以不具备预见性，进而导致相关人员在实行管理任务的过程中，没有意识到档案管理工作中的滞后性与缺陷，进而增加了答案管理风险。事业单位档案管理必须是非常严谨的时候，需要各个部门为其提供精准数据，但是由于管理体系的不完善，使得这一工作的实行也受到了一些阻碍。

1.2科学化管理执行工作不到位

部分事业单位在科学化管理中的执行工作效率降低，部分事业单位缺少档案管理的意识，没有按照规定的时间去查询与记录档案，经常出现档案记录不全面、档案资源丢失等情况[2]。同时，事业单位中还存在着管理不到位的情况，例如办公室档案管理中缺少责任人，缺乏有效的管理，档案丢失现象频繁发生，这些都严重制约了事业单位的长远发展。

1.3员工工作缺乏热情

在一些基础性的档案管理工作中，档案管理体系的实行覆盖范围也比较窄，尤其是在档案信息记录方面，增加了使用的难度性，而且后续各项管理计划也难以进行，无形中增加档案管理部门的压力[3]。在这种情况下，事业单位职工的压力会增加，他们的工作能力也没有明显提升，逐渐对工作缺乏热情，不利于事业单位的稳定发展。

2.提高办公室档案管理科学化水平的路径

2.1权责分明，完善档案管理制度

事业单位管理者应该具备较强的权责意识，这样才能进一步强化对各项工作的监督和管理，降低内部的档案管理风险，在这项体系进行的过程中，一定要明确资金的运用情况，尽量结合事业单位的基本情况，保证制度的实操性[4]。在岗位设置方面始终坚持着相互制约的原则，虽然成立时间不长，但是设置了合理的会计工作岗位，确保岗位之间的权责分明，真正将内控制度的有效性贯彻到底，保证了数据信息的真实性，而且经办人员也是相互分离，相互制约的。尤其是在经费管理方面，对档案管理费用成本进行系统性规划，按照要求及时支付给职工，符合审批要求以后给予报销，开支会有合理的单据，然后让经手人员签字，领导审批，符合要求才能给予报销，将事前、事后的资金监督落实到实处，抵制不合理开支，避免出现过于严重的浪费现象，提高档案管理综合经济效益与实践性价值。

2.2建立内部管理主体，重视监督工作

虽然內部管理主体大多是不会参与到事业单位的经营管理中，但是随着事业单位规模的逐渐扩张，内部管理的重要性开始突显出来，而健全内部管理主体也是事业单位未来的主要发展趋势。在具体管理方面的问题，一方面缺乏有效沟通，管理人员的办事过于古板，无法得到管理人员的认可，导致一些重要的档案资料无法顺利记录或下载;另一方面，档案质量无法得到保障，档案管理局限于资源完整性而不重视资源使用价值，无法满足事业单位不断发展的需求现状。同时，还要强化对审计人员的培训工作，提高他们的综合素质，熟悉会计、法律和金融多方面的知识，在不断学习的过程中，更快适应高层次审计工作的发展需求。

2.3完善绩效考核，提高员工工作的热情

从目前的经营现状来看，办公室档案管理工作中许多的管理主体、领导都没有意识到科学化管理工作的重要性，认为办公室档案管理并不需要过于重视，甚至还有“走过场”的错误认知，只是凭借以往的经验去管理，导致资源浪费现象严重。为了推进事业单位的健康发展，应对市场竞争，还需要完善绩效分配制度，首先是对事业单位的核心业务和重要指标进行考核，真正将考核工作的约束性和激励性体现出来。其次，坚持多层次推进的方式，按照不同岗位、不同任务来制定发展策略，每个岗位实行竞争上岗，在轮回换岗的基础上，提高员工工作能力的时候，也能唤醒他们对工作的热情。最后，多渠道的激励方式，按照事业单位的发展情况，针对各个岗位的基本特点，真正将激励的方法和目的进行有效整合，并根据后续评价进行修订与完善，在合适的岗位上工作，从而调动职工的工作热情。

3.总结

综上所述，事业单位是否拥有完善的科学化办公室档案管理体系，逐渐成为评判一个公式成功是否的重要标准，市场经济快速发展的当下，事业单位的档案管理问题愈加明显，而且这些问题呈现出多样化的发展趋势，所以做好科学化管理工作，是事业单位发展的必然需求。在具体实践的过程中，要将科学化管理和管理工作进行有效整合，调整管理策略，积极宣传事业单位先进的内控理念，这样才能提高事业单位的经营水平，向着一个更为良好的方向发展。

参考文献：

[1]阚泽微.关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨[J].黑龙江科技信息，2017，10 （5）：146-146.

[2]杜太生.高校人力资源管理现实困境与发展路径研究[J].现代职业教育，2018，34 （27）：105-106.

[3]王非.新时代提升高校贫困生精准资助信息化水平的路径研究[J].教育信息化论坛，2019，32 （6）：15-16.

[4]张勤生.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].兰台内外，2019，23 （14）：241-242.