探讨信息化视域下的高校档案管理工作

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，信息技术被广泛应用于各个领域，在极大程度上改变了人们的生活方式，为人们的日常工作、生活带来便利。在高校人事档案管理工作中，信息技术的应用能够有效提升档案管理效率，强化档案服务水平，促进档案管理的进步与发展。文章阐述了信息化视域下高校人事档案管理发展趋势，简要分析了信息化视域下高校人事档案管理问题，对信息化视域下高校人事档案管理发展策略进行深入探究。

关键词：信息化视域;高校;档案管理

信息化视域下，高校人事档案管理工作发生了转变，现代化技术被运用于档案管理中。基于此，高校档案管理工作人员要进一步提高档案管理的网络化水平，优化信息技术应用，提高高校人事档案管理效率，促进档案管理工作的顺利开展。现阶段，高校人事档案管理中仍然存在一些问题，其具体体现于档案管理观念、档案管理工作资源、档案管理工作评价方面。面对这些问题，档案管理工作人员要结合实际情况，树立正确的档案管理观念，优化高校的人事档案管理资源配置，完善工作评价体系，全面推动信息化视域下的高校人事档案管理发展。

一、信息化视域下高校人事档案管理发展趋势

在2000年的全国档案管理工作会议上，首次提出了“档案信息化”的概念，主要是指利用计算机技术、现代通信技术、网络技术等多种技术，对人事档案的数据信息资源进行管理、开发与利用。对于高校人事档案管理工作而言，此概念的提出既是机遇，又是挑战;相对于传统的高校人事档案管理工作，高校人事档案管理信息化建设具有极为重要的应用价值。随着档案管理信息化建设的发展，我国不断提出相关政策，调整“档案法”等相关法律法规，为档案管理工作提出一定的指导与引导。

信息化视域下，高校人事档案管理工作的核心就是利用数字化技术与网络化技术，对高校人事工作產生的信息进行收集、处理、储存、检索、传输，从而提升人事档案管理服务水平，实现“及时”、“高效”的目标，促进档案资源共享化的发展。

在高校人事档案中，主要信息是各个部门教职工的综合情况，包括：学历情况、家庭情况、个人自然情况、个人教学贡献情况、个人科研结果、个人对社会的服务贡献等。因此，在信息化视域下，要想实现科学决策，就要优化高校人事档案模式，保证档案资源的真实性、实时性与准确性，改变档案管理模式，改革档案管理方法，建立健全的高校人事档案系统，促进高校人事档案管理的信息化建设进程。

二、信息化视域下高校人事档案管理问题

首先，是观念问题。在高校人事档案管理中，由于人事档案的内容具有较强的隐私性与特殊性，工作人员要将保密工作放在首位，做好档案工作的信息采集、整理与保存。这种情况导致工作人员忽视了对档案资源的开发与利用;还有一些工作人员认为，高校人事档案管理工作主要就是对高校教职工人员的人事档案进行装订与保管，做好有效保管，不丢失，不损坏即可;更有一些工作人员认为人事档案管理工作属于“杂事”，其对于高校的教学发展、科研事业及社会服务等工作内容并无关联。这些观念的产生主要是由于高校人事档案管理工作人员缺乏正确的人事档案管理工作观念，缺乏良好的档案管理决策意识。

其次，是档案管理资源配置问题。在高校人事档案管理工作中，工作人员存在一定的技术困境、设施落后情况及管理手段水平较低的问题，从而引发了高校人事档案管理工作效率低的后果。一方面，从人事档案管理队伍的结构组成方面来看，一些档案管理工作人员是兼任状态，缺乏专业的人力资源管理知识及相关技能，且对专业档案管理缺乏了解，从而造成档案资源缺失问题。此外，由于档案管理工作人员的信息技术水平较低，缺乏专业的档案管理信息化技术能力，无法熟练使用档案管理的软件及系统，在一定程度上阻碍了高校人事档案的信息化发展。

最后，是高校人事档案管理的评价问题。在当下的高校人事档案管理工作中，仍然沿用较为传统的管理方法，缺乏信息化建设的评价机制，其具体体现在两个方面，一方面，高校人事档案缺乏信息化建设标准，对档案管理的资源投入、人员配置、信息化建设方面缺乏建设标准，缺乏具体的建设指标体系。另一方面，高校人事档案管理信息化建设缺乏统一的执行制度与参数，无法量化具体的考核目标，导致工作人员缺乏工作热情，阻碍了高校人事档案管理工作的信息化发展。

三、信息化视域下高校人事档案管理发展策略

（一）创新人事档案管理观念，全面开展信息化建设

信息化视域下，高校人事档案管理工作人员要积极创新管理观念，主动寻求信息化建设方法，转变工作方式，迎合行业发展趋势，共同促进高校人事档案管理工作的发展与进步。档案管理工作人员要转变传统人事档案管理观念，正确认识人事档案管理的重要价值，认识到信息化建设对于人事档案管理工作的重要作用，将信息化建设纳入日常工作中。工作人员要保证人事档案管理工作的信息化建设经费到位，加大基础设施建设的投入，升级办公室的设施水平;还要协调管理高校人事档案资源，优化人员编制，充分发挥工作人员的工作积极性，找准切入点，为高校人事档案管理决策提供科学的数据服务。

（二）优化人事档案资源配置，提升管理科技水平

信息化视域下，高校人事档案管理工作人员要科学配置档案资源，优化资源的开发及利用，为院校教学活动、科研事业、社会服务提供精准、科学的数据服务。高校要优化人事档案管理人员的配置，重点提升档案管理工作人员的专业素养与管理水平，加快档案管理信息化发展进程;基于此，高校要引进专业的计算机信息技术人才，并且对现存档案管理人员进行专业培训，促使工作人员能够全面掌握计算机知识与信息技术应用方法，成为能够满足高校人事档案管理需求的复合型人才，适应高校人事档案管理信息化建设需求。此外，高校还要进一步完善人事档案管理工作的基础设施，结合院校不同专业及部门的实际情况，对人事档案信息分类与编目，形成较为完善的电子档案系统，实现对院校内各专业、部门教职工人员的动态化、立体化管理。

（三）明确服务评价目标，拓宽档案服务通道

信息化视域下，要想实现高校人事档案管理的发展与进步，就要正确面对现阶段档案管理中存在的服务评价问题，明确服务评价目标，充分开发人事档案信息资源，灵活利用档案数据信息，提升人事档案管理水平。高校要结合实际情况，建立人事档案管理信息化建设评价标准体系，结合信息化建设的评价指标，积极促进高校人事档案信息化建设;此外，还要制定相应的工作考评制度，对各个部门及工作人员进行个人工作情况及业绩的考核，实现人事档案的人才信息资源化，利用网络技术，建立高校人才信息资源系统，提供良好的档案资源管理服务。

（四）引进档案可视化技术，加深人事档案管理信息化

信息化视域下，要想实现高校人事档案管理的发展与进步，就要积极引多种先进技术，如：可视化技术。高校人事档案内容主要包括教职工人员的各项信息，包括：学历情况、家庭情况、个人自然情况、个人教学贡献情况、个人科研结果等，高校可以引进信息化技术，创建“可视化”数据平台，将部门档案信息进行可视化，让教职工能够明确看到自己的履历，掌握自己的教学成绩及科研成绩，进一步提升高校人事档案管理服务水平，提高档案资源的利用率，进一步实现高校人事档案管理的发展。

四、结语

综上所述，高校人事档案管理工作人员要迎合时代发展趋势，积极响应行业发展政策，引进先进科学技術，充分利用信息技术的应用优势，促进档案管理工作现代化、标准化、科学化发展。面对高校的人事档案管理工作，档案管理工作人员要创新人事档案管理观念，优化人事档案资源配置，明确服务评价目标，引进档案可视化技术，全面深化信息化建设，提升科技管理水平，有效拓展管理服务渠道，实现高校人事档案管理工作的现代化发展。

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作者简介：杨蓓（1974- ），女，安徽涡阳人，助理馆员，研究方向：高校档案管理。