人事档案信息在人力资源管理中的应用分析

南风敏

人事档案信息是人力资源管理中的重要内容，是一个人成长和发展的经历的全面反映，对于人才的选择、任用、培养都有至关重要的意义。所以人力资源管理务必要善于运用人事档案信息，充分发挥人事档案信息的价值。本文重点探讨的就是人事档案信息在人力资源管理中的应用。

一、引言

人事档案，是一个人主要经历的记录和反映，是人才信息至关重要的载体，也是人力资源管理工作所必不可少的重要资源。所以说，做好人事档案管理，发挥人事档案的价值对于人力资源管理工作来说至關重要。然而，很对单位对待人事档案重视程度不足，管理模式落后;使得人事档案信息的作用没有得到发挥，价值没有得到体现。所以，推动人事档案管理改革，在人力资源管理中充分发挥人事档案信息的价值具有非常重要的现实意义。

二、人事档案信息与人力资源管理的关系

（一） 人事档案信息是人力资源管理的重要依据

对于现代企业或组织来说，人力资源管理的重要意义在于充分开发员工的潜能，从而为组织获得竞争优势。人既是人力资源管理的目标，也是人力资源管理的核心。所以，人力资源管理务必要以人为本，给予员工足够的尊重，为员工提供良好的服务，才能够管好员工，发挥人的价值。一个组织要想获得人力资源方面的竞争优势，首先并不是员工的学历有多高，技术有多强;而是要建立科学合理的知识结构、人才结构，同时能够充分发挥员工的主观能动性和积极性。要做到这一点，首先就要对员工建立全面的认识和了解，而人事档案信息则是员工非常全面的信息集合，能够为人力资源管理提供有效的支持。

（二）人事档案信息是人才信息的重要组成部分

我国的档案管理制度非常科学完善，是一个人在社会活动中各类信息的全面记录，既有包括其个人经历、受教育经历、工作经历，又包括了获得的各种成绩、道德表现、单位评价等等;其中涵盖了人才信息中很大一部分内容，并且具有很强的公正性和客观性。对于用人单位来说，从人事档案信息中可以获得大量的人才信息用于人才的选拔、任用和培养;通过人事档案信息，能够对一个人的能力好潜力作出科学的评价，有利于人才的科学配置。尤其是随着网络化的发展，在信息共享机制下，人事档案信息对于科学配置人才资源具有非常重要的意义。

（三）人事档案是人力资源管理的载体

在人力资源管理工作中，人事档案不仅提供了信息支持，而且还是人力资源管理的重要载体。人力资源管理工作的很多结果，需要通过人事档案来反映和记录。所以从这个程度上来说，二者之间的关系是相互促进相互作用的。人力资源管理在管理人才的同时，也同时就员工的成长、评价、发展做出相应记录，这种记录就是对人事档案的持续完善，进而为日后的人力资源管理工作打好基础。

三、 人事档案信息对人力资源管理的意义

（一）有利于人才结构的科学配置

人事档案信息，至少包括了一个人的受教育经历、工作经历、思想政治面貌和水平、专业能力等等，这些都是组织配置人力资源的最重要的信息。所以，人事档案信息对于人力资源管理的价值首先就体现在人才科学配置上。通过对人事档案信息的全面分析，明确员工的长处与短处，从而更好的做到人尽其能，扬长避短。同时，了解了组织的人才构成以后，才能通过与组织对员工能力的需求，实现人才合理配置。

（二） 有利于人才的合理运用

通过人事档案信息，组织能够对员工的能力、特征有全面的认识，这非常有助于人才的合理运用。人力资源管理的核心价值就是要充分发挥人才的能力好潜力，将正确的人放在正确的岗位上是发挥人才能力的基础，所以必须要借助于人事档案管理来建立对人才的了解。同时，人事档案信息的合理运用，也是人才科学流动的基础，只有做到人尽其才，任人唯贤，才能让人才的价值得到最大化体现。

（三）有助于人力资源管理的科学化

有效的人事档案管理工作，不仅包括了对人事档案信息的使用，还不包括了人事档案的不断完善。所以，企业人力资源管理，还应当针对员工的档案不断完善和发展，这对于规范人力资源管理有非常重要的意义。只有使得人事档案更加健全、客观、完善，对于后续的人力资源管理工作来说，无疑是提供了更多的信息依据，有利于人力资源工作的持续开展。

四、 强化人事档案信息在人力资源管理中的应用的措施

（一）动态完善人事档案信息

随着社会的不断发展，要充分发挥人事档案信息，首先要推动人事档案管理的现代化，拓展管理职能和服务模式，从而为人力资源管理工作提供更大的支持。人事档案信息作为人力资源管理中非常重要的内容，应当可以通过引进人力资源相关理论充实人事档案管理，使其发挥更大的价值。一方面，要定期对人事档案信息予以补充和完善，特别是针对近期工作、教育的状况，职称、奖励等，使人事档案的价值得到持续补充。另一方面，针对过往的人事档案要建立有效的审核鉴定机制，这样既能够保证人事档案信息的真实性和客观性，同样也能够对信息去伪存真，去粗取精，使之能够更符合时代对人才的需求。

（二）建立科学的人事档案管理制度

科学的人事档案管理制度，是充分发挥人事档案信息的基础，也是人事档案信息价值体现的关键。然而事实上，除了在政府机构，对人事档案的管理相对完善以外;在其他单位的人事档案管理相对都非常粗放。这既体现在对档案补充健全程度不足，也体现在对其中资料的重视程度不足上。这些都需要依靠科学的制度来予以规范。要确保档案收集的及时性、完整性、客观性;同时还要对其具有有效的鉴别能力;另外在递转档案的过程中要确保其安全性;最后还要做好人事大难的保密性工作。

（三）建立现代化的人事档案管理体系

人事档案涉及的信息量非常大，再加上社会对于人力资源的需求越来越大，体现在人事档案信息上就是信息量越来越大。传统人事档案信息管理模式，一方面需要耗费巨大的人力物力，另一方面效率很低。所以，必须要依托现代科技，建立现代化的人事档案管理体系。具体来说，就是依托计算机技术、信息技术，建立人事档案管理系统。这样既能够有效提高管理效率，同时还能够通过资源的共享，使人事档案的价值得到更大的体现。

（四）强化人事档案信息管理人员的素质

人事档案信息，随着时代的发展能够发挥越来越大的价值;这也需要管理人员的专业能力和综合素质不断提升。所以，要强化人事档案信息管理人员的综合素质。一方面要引进高素质人才参与人事档案信息管理，另一方面要重视对当前管理人员的培养。充分发挥人事档案信息的前提是做好人事档案管理工作，而基础在于具备优秀的人事档案管理人员。

五、结语

综上所述，人事档案信息对于人力资源管理具有至关重要的作用。因此，对于人力资源管理相关人员来说，必须对人事档案信息给与高度重视;同时人事档案管理工作也必须要与时俱进，不断完善自身，从而为组织的人力资源管理发挥更加的作用。（作者单位：无棣县行政审批服务局）