基于高校行政管理办公自动化问题的研究

摘要：高校行政管理的理念中办公自动化是非常重要的部分，是能够提高行政管理效率的重要手段。目前是信息发展时代，高校的网络信息实施也逐渐落实，基于此，本文探讨了高校行政管理自动化发展过程中存在的问题、对策以及应用，以期提供参考。

关键词：高校行政管理;办公自动化;问题研究

引言

信息时代中网络技术已经被灵活广泛地运用，在高校办公管理中信息网络是不可缺少的。校园里教师、学生的资料以及学历考核都远远离不开网络技术，利用网络技术实现自动化办公也越来越重视。目前大部分高校都开启了行政管理办公自动化模式，然而，在实施过程中也面临着各方面的问题。

一、高校行政管理办公自动化系统存在的问题

（一）工作人员专业化水平有待提高

伴随网络的普遍运用，电脑已经是高校行政管理上不可缺少的应用工具，也成为工作人员办公的一种基础技能。在运用电脑工作的过程中，高校工作人员的效率会直接对办公自动化产生影响，所以，在高校执行工作岗位上有很多工作水平的不一致，导致办公自动化的效果不能良好达成，也将直接影响到学校的办公效率，为了减少办公自动化存在的诸多问题，高校应对相应的工作人员进行专业的理论培训，解决所面临的问题。

（二）学校缺乏整体规划

在学校对信息化的管理上，因为缺少全面系统的规划，从而让办公自动化在高校信息化过程中处于正在建设中的状态。由于缺少整体系统规划，导致许多办公自动化系统对人们没有吸引力，给应用者带来的需求不够完整。好多工作人员在运用办公自动化的过程中过于强调表面，在应用过程中的细节考虑不够周到，很容易给用户带来不便，这样意味着应用者将做出改变。对此，使用改变方法时，有时候办公软件将没办法做出改变，就会让用户减少，使用效率也会降低。在应用办公自动化上软件技术比较欠缺，没有创新效果，在长远的发展目标上缺少适应性。面对高校行政管理自动化上，存在很多高校在资源上的分享，应用软件上安排得不够完整，使衔接不够妥当，这样很容易影响到学校的办公效率，实践中需要让校园自动化起到更大的作用，可以保证资源信息的分享。

（三）办公系统的安全性有待加强

在高校行政管理办公自动化上，运用网络要注意使用安全措施，很多网络特别容易被破坏和攻击，产生让办公系统自动化有所破坏和侵入病毒的危害，从而导致数据的丢失，带来很大的损失，造成系统无法恢复的结果，所以在办公自动化上安全的重视是不能缺少的，如果毫不在意，将会带来严重的后果。

二、行政管理办公自动化系统建设需要注意的问题

（一）对办公自动化系统建设进行整体规划

当高校对自动化系统运用的时候，一定要根据本校在自动化管理状态进行考虑，也要考虑到运用者实际的需要和给未来高校行政管理带来的可发展性，这样就要对高校管理自动化进行策划，让整体上有一个明確的发展方向。在高校实施行政管理办公自动化过程中，整体规划是非常重要的一点，也是发展过程的基础，应依据科学的理论发展，做到完整的规划。第一，当高校做好制订规划的内容时，学校应给予共同商议，请学校各个部门的高层领导和优秀人员及相关的工作人员，对制订规划的会议进行参加，同时共同确定，最终结果应是达到发展可行性。第二，制订的内容达到整体的可运用性，做到对整个过程的了解，所以，当学校需要的时候，应先去对学校了解，根据实际的需要去满足。第三，了解学校行政管理办公自动化的人力与物力处于什么状态，从而依据现状进行制订规划。相对其他部门来说，高校也应该在细节上严格要求，这些都应加入到规划当中，让规划的应用更加整体。一个好的规划，要从高校的细节入手，注重整体，方向也应该一致，不要偏差于某一点，这样才能促进自动化整体的问题解决。

（二）规范自动化系统的数据共享

在工作当中每个部门是截然不同的，不同的部门在自动化管理上所提供的信息资源是有区别的，因为每个部门所擅长的职位差别、形成的效果不同，在运用上采用的信息不同，那么，运用信息资源应注意整体性管理，使用不同种类的服务器来达成自动系统的效果。首先，确定共享的信息运用，因为学校的信息资源是不一致的，它来自不同的部门。办公自动化要在不同库存数据资源进行汇总，从而合理的综合使用，满足大家的需求，同时也要注重管理人员的要求和各部门对信息的整理。其次，对分散的信息建立联系，因为每个学校的行政部门都是不同的，所以在数据管理上也是不一样的。为了让办公自动化发展落实得更好，那么就要对不同的管理部门进行差异之间的探究，在思维逻辑上找出管理的方法，让数据库建立的更加完善。在行政管理办公自动化上数据可以对外开放，这样可以得到更多行政部门管理工作的方便。最后，在数据管理上一定要注重规范，高校的自动化管理给行政管理上带来了更大的方便，也对学校信息进行了集中，提升了行政管理的效果。在高校中，信息统计管理为更加方便，办公自动化系统上尽量进行规范的整理，做好规划，有一个渐进的过程，在接口上达到共识。

（三）做好安全保障工作

现代社会中网络的运用与分享给用户增加了很多的方便，在这个开放的环境下也带来了许多的恶意攻击和对网络的故意破坏，对密码上的盗窃导致很多重要信息丢失。然而，高校办公自动化系统是非常重要的，学校大部分的重要信息都储存在这里，所以当去运用管理自动化时，首先要做好安全上的保障，在工作上也要加强管理，有一定的管理方法，从而保证运用网络上的安全。在管理办公自动化中，办公网络系统也是非常重要的一部分，应避免给办公网络带来不好的隐患，因为办公网络是对办公自动化进行的前提。在高校管理上要更好地去进行安全管理，首先要有完整的软硬件安全设计，还需要在保密制度与密码的管理上加强管理。为达到行政管理办公自动化安全性应注意到以下几点：（1）对信息上的管理进行加密，在密码上设置多重保护;（2）防止在火墙上的做文章;（3）对个人身份有一定的信息识别，加强对个人信息上的管理。在安全管理上还可分为：对行政管理办公自动化的浏览加密，对访问有一定的限制，还有相对比较重要的文件和数据，要留有备用，防止信息丢失，重要的信息资源不能去改变和互相传递，对不同的重要度进行分级管理等一些安全措施。在这个前提下，当高校要想更好地解决行政管理自动化的问题，也应对管理人员进行一定的职业道德培训，提高全校老师管理安全性的意识。

（四）提高办公人员素质

不管是在任何管理层面上都需要有足够的专业人员，这样才能更好地达到成果，那么，在办公自动化上也必须要有一定的专业人员。当今生活中，高校管理上很少设置专业的管理人员，而是在需要的时候去调动一些可以执行的相关人员，这是非常重要的一个问题。当办公自动化出现了一定的问题或故障，要及时采取措施，这样还有挽救的机会，不至于导致无法正常运用或丢失。高校管理上一定要考虑到管理人员的条件，在高校行政管理上更适合一些专业能力和实践能力相结合的人才。因此，高校要不断做到管理人员的入岗培训与工作人员的在职学习，不断执行一定的考核，从而更好地提升整体管理，对办公的综合素质要求全面提升，掌握一定的相关知识，也要有一定的基本维护能力。做好这些才能提高办公自动化效果。在整体上，高校对办公自动化的实施使高校的办公管理与办公效果都朝向好的方向发展。与此同时，行政管理也是比较复杂的一个管理层面，在工作中，要做好整体上的规划，应该进行细致调研，经过整体的分析，再针对高校不同的实际情况，进行整體的改善，才能更好地发挥整体的作用。在对网络的运用中，也让高校在信息发展资源上有一定的提升空间，使信息的发展有所提升，从而能够改善更多在行政管理自动化上的欠缺。

三、建立和优化以教师为主的协作办公自动化平台

在行政管理自动化上，考虑到教师的实际运用，做到以教师为主的管理自动化，那么前提条件是教师也应具备个人平台账号，才能进入系统，能对自己的教学和教研资料进行内容上的管理。其一，应对自己的学生进行了解，掌握自己在班级管理上的讲课内容，对学生的实际情况和作业管理有一定的了解。教师也可根据这些实际情况记录，参考学生在教研中所提出的问题，进行教研讨论，也是教师提升的一个过程，对学生实际生活进行了解。根据行政管理自动化的信息资源了解每个学生不同阶段的状况，教师之间相互沟通了解，找到一定的教学方法，提高整体的教学效果。还可以考虑到自己的教研情况，对学校的教学资料进行学习，再对学校各部门的差异进行了解，通过共同努力，提升教学效果。

四、基于校际间的教学、科研协作平台

根据高校的实际平台，招集一些拔尖的工作人才，更好地发挥行政管理自动化，在人力和实际上相互结合，有一定的发展优势，从而更好地进行工作，解决问题。

五、实现基于学生的高校教育功能的延续

在学校内学生是重要的部分，那么学生也可有个人的信息账号，可在课程选修上进行选择，课程表、成绩和作业的完成等都是靠自动化信息网络来完成的。高校行政管理自动化是学校非常重要的管理方法，给很多学生在入学时和毕业后提供个人信息产生很大的方便。

六、结语

综上所述，高校行政管理上运用好的软件，加上办公自动化的工作人员技能增强，高校不论在哪个方面的管理上都会有所进步。在网络信息技术发展下，信息技术上的运用是高校行政管理上较好的帮手，在资源上，可以提高高校行政管理的成果。在高校行政管理上，也可以很好地利用网络化管理，在相互结合中对自动化管理的方式有所创新，达到更好方便和管理上的满足。

参考文献：

[1]田蓓，王晓东.高校行政办公自动化系统基础设计实现与趋势[J].电子技术与软件工程，2018（11）.

[2]李桂娥.网络环境下高校办公室管理工作自动化探讨[J].计算机产品与流通，2018（6）.

作者简介：贺得利（1984—），女，广东珠海人，办公室主任，助教，本科，主要从事行政管理研究。