精简优化业务表单降低企业填报工作量

尹星钧

摘 要：表单是共享与企业之间数据交互的纽带，根据不同的数据维护类型，企业需要选择对应的表单，为降低企业选择填报表单的难度，人力资源共享利用Python编写“服务表单选择助手”小程序，选择服务目录后自动带出具体表单;同时，与企业沟通确定企业维护标准手册内容，删减表单填报信息项，甚至取消部分表单，实现用企业现有的文件、数据库、花名册等材料代替填写表单。

关键词：表单;业务流程;服务表单选择助手;维护标准手册

1 选题背景

人力资源共享上线以来，表单成为共享与企业之间数据交互的纽带。表单分为广义和狭义两种。广义的表单指企业所提供的所有电子资料，狭义的表单指企业填报共享制作的专项信息表，本次立项所指的表单为狭义表单。

共享中心根据绝大多数企业的需求，将业务分为35个服务项目，其中的24个项目企业需要提供表单的，11个项目企业仅需要提供文件、数据库、花名册等电子文档。24个表单又分为12项人员基本信息维护、11项认识时间信息维护、1项机构信息维护。

表单填报的质量直接影响数据维护的准确率和及时率。但在实际工作中，由于企业业务人员更换频繁、表单填写复杂等原因，表单填写质量并不乐观，而服务表单填报繁琐、项点多一直也是企业反映最多的问题。

2 存在的主要问题和对HR系统应用的不利因素

2.1 表单填写不规范

一是表单的必填项漏填。表单中已将必填项进行标注，但企业依然经常漏项。有时是因为工作疏忽，如起薪时间忘记填写，但有时是企业业务人员不愿填写，比如仅填写姓名而不愿意核查人员编号。二是表单填写前后矛盾。比如人员组为M的系统外人员，填写的工资核算范围与正式职工相同;经营管理人员岗位变动后人员子组为“12中层领导人员”，而职位层级序列填写为“20基层单位正职”。

2.2 企业维护标准不统一

同一直属企业相同的信息项，有不同的维护标准，在岗位配置和岗位目录对应等方面尤其突出。一是HR系统中各企业“职务岗位名称”不规范，不利于岗位标准设置。由于HR系统对岗位创建没有限制，各单位按照自己的理解随意设置岗位名称，如同是二级单位综治管理岗，岗位名称有科员、主办、干事、综合治理等。二是集团公司（职务）岗位目录没有对应标准，不利于统一对应关系。因为没有明确的维护标准，且HR系统也未配置校验规则，各企业按照自己的维护习惯对应，不同的人对应标准不一样，相同的岗位对应编码也会千差万别。三是与岗位相关的其他信息项维护标准不统一，不利于对数据进行统计分析。同一单位的同一个岗位，可能有多个岗位名称、专业类别名称、工种类别名称、岗位工时制，薪酬标杆、自定义分类等，企业业务人员不明确维护规则和各个信息项之间的对应关系。

2.3 企业端提交的业务流程与服务表单不一致

实际操作中，企业经常将离岗错选成离职服务目录，待退休人员按照退休的服务目录进行选择。共享中心所有业务操作均根据企业提交的业务流程穿入到HR系统，企业一旦提交业务流程错误，共享中心无法在HR系统中选中正确的操作流程，从而无法在HR系统中完成事件的操作。

共享工作人员为了准确了解企业维护要求，会花费额外时间用于指导企业如何选择、填写服务表单，多次沟通、确认导信息维护标准，致维护效率较低。同时，个性化数据较多，影响了HR系统数据的规范性，也不利于共享公司对系统数据进行标准化、规范化批量处理。

3 解决方法

3.1选择服务目录，导出业务表单

利用Python编写“服务表单选择助手”小程序，协助企业进行表单选择。

该程序分为信息维护和员工关系两个下拉菜单，为了提高企业业务人员表单选择效率，下拉菜单中的信息项按照2018年全年各类服务表单出现频次进行排序，提报频次越高的表单，项目排序越靠上。

业务人员选择所需表单类型，点击执行后所下载的附件按接单日期和表单类型分别存放，如2019年11月1日选择岗位变动的表单，执行后生成“2019.11.01-员工岗位变动”文件夹，表单自动保存至该文件夹中，便于企业填写完成后进行提报。

为了降低服务目录选择错误的概率，该程序下拉菜单的信息项，尽量保持与企业运营平台的服务目录名称一致，对企业业务人员起到提示作用，从而提高数据维护效率。

3.2梳理维护标准手册，精简业务表单

针对企业提出的提报表单数量多、填写量大的问题，人事信息业务部高度重视，从企业希望简化业务表单填写信息的迫切需求的现状出发，组织业务骨干，梳理企业维护标准手册，优化精简业务表单，减少企业选择表单的难度，同时降低企业填写表单的数量及表单内的信息项，从而降低企业沟通及运营成本。

共享业务人员通过学习企业有关政策，熟悉企业维护标准，梳理企业岗位目录，逐项分析表单信息项点，制定企业信息维护标准手册。该手册由组织机构、标准岗位目录、人员信息和特殊信息项四张表单构成，与企业共同制定各部分业务标准规范并在企业分步推广实施。实施以前，企业向共享提报的服务申请有35项，其中23项需要填写相关表单，实施以后，所有的服务申请企业均可以将现有的文件、数據库、花名册等材料提交给共享中心，共享中心就能够完成相关的业务操作。

4 效果及价值

企业信息维护标准手册已在天然气分公司、石油勘探研究院机关试运行，企业工作人员表示该手册的实施，大大减少了表单填报的工作量，对共享能够及时有效的解决问题给予了很大的肯定。

该项工作会继续逐步推广，由过去共享要求企业确立维护标准，到企业主动要求制定维护标准，减少共享服务推广过程中的阻力，提高企业对共享服务在企业减负方面的认可度。但中石化系统企业多，业务链长，分为炼化、销售、工程等多个板块，企业维护标准手册梳理工作量大、程序复杂，按照“先试点运行，再逐步推进”的原则，逐步完成表单精简工作。

在追求信息维护标准化的同时，还积极加强与企业的沟通交流，实行专人联系制度和定期联系制度，有针对性的开展服务优化、流程简化等工作，满足企业更多个性化需求，提升服务水平。

参考文献：

[1] （美）埃里克·马瑟斯著.python编程从入门到实践.袁国忠译. 人民邮电出版社.2016.07.

[2] 董烨.中国石化人力资源管理信息系统用户手册劳动组织及日常人事管理分册.中国石化出版社.