高校档案管理存在的问题及对策分析

摘 要：根据高校当前管理存在的问题探索高校档案管理模式，同时对高校当前管理问题进行分析分析，并依据高校当前管理内涵来构建高校档案管理服务理论，着力强化现代高校档案管理模式，以供行业参考。

关键词：高校档案管理;现状;管理效率

高校档案管理囊括了高校教育、管理与科研的诸多内容，其作为高校的信息数据资源具有重要意义。随着信息时代的到来，以及高校的办学实践越来越长，高校需要进行管理的档案数量也在不断增加，传统的档案管理方式以及无法满足当高校的需求，高校应当结合现代技术，对档案管理进行创新改革，强化高校的档案管理工作，助力于高校的長远发展。

一、档案管理

高校档案是指代以不同的载体承载的数据档案的综合，其中包含有图像、音频、视频、文本等以多种形式存在的信息。这些材料通常是在高校管理、教学以及科研活动中产生、收集的，具有重要的保存、研究以及应用价值。且现代档案管理可分为两种方式：其一，实体档案管理方式，实体档案管理方式指的是对以实物为载体而存在的档案管理形式 ，实体档案包含有：书本、相片、录影带、CD等。其二，信息化档案管理方式，以计算机技术为载体，利用数据库、档案管理平台对信息数据进行收集、核实、分类、归档的管理方式，其信息数据档案包含：文本、图片、音频、视频等。

二、高校档案管理存在的诸多问题

（一）档案管理工作观念有待完善

由于高校属于教育系统，所以多数人员对于档案管理并不重视，甚至高校领导层的档案管理意识也较为淡薄，对档案管理工作认识不明确，认为只要档案不损坏。不遗失、不泄漏就可以了，能应付平常的使用以及上级领导的视察便可，从而对高校档案管理工作人员缺乏注重，对档案管理工作的认识不足，并未将高校档案管理工作纳入到高校的管理日常当中，从而使高校档案管理缺乏保障。

（二）制度不完善，缺乏保障机制

虽然我国颁布的《普通高校档案管理办法》已实施多年，但多数高校在档案数据的收集、分类、归纳等管理制度依然缺失，或缺乏细节处理，对于档案管理工作仅限于基本的大体。同时由于高校档案管理制度不完善，管理制度工作落实、执行不到位，有的高校连高校年度工作规划以及相关岗位责任制度以及高校教师的考核范围等都为纳入到高校档案管理当中。

（三）高校档案管理技术落后，设施缺乏

多数高校由于并不看重档案管理工作，从而对于档案管理并没有给予重视，甚至部分高校都没有独立的档案管理系统以及档案管理工作人员，更加不谈档案室以及相关设备与系统了。而大多数额高校虽然具有档案室，但缺乏重视而缺少档案管理款项，导致档案管理的设备老旧，管理方式以无法满足当前时代的高校发展状态。从而导致高校档案管理工作信息化程度非常低，直接的制约了高校档案的管理、存储以及施工，进而在一定程度上制约着高校的发展动力。

（四）档案管理团队整体素质偏低

当前属于一个互联网信息技术高度发达的时代，在此一个以知识经济为主时代中，高校档案管理工作对于管理人员的要求也被提高了。由于高校档案管理工作得不到有效的重视，从而导致多数高校并没有逐渐高素质、高技能的专业档案管理人才团队，从而使高校档案管理工作缺乏科学性、合理性。甚至多数高校的档案管理人员属于高校中退休的教师，由于这些人缺乏专业的高效档案管理专业知识，进而无法最大化的发挥出高校档案管理工作的实际效用。且人才的缺失以及团队的专业素质偏低，直接的导致高校档案管理工作无法发挥出既定效果，是高校档案管理工作更加得不到重视。

三、提升高校档案管理效率的对策

（一）提升档案管理部门的服务意识

档案的检索、利用是档案管理工作的核心内容，其能够有效的发挥出档案的效用。且想要进一步提高高校档案利用率，一般可通过开展一定的校园竞赛以及学习会与等活动，并像学生团体以及教师普及档案管理工作的内容，以及档案的效用与重要性，进而提高人们对于档案管理工作的认知，并引导人们档案利用的需求，充分的发挥出人们使用档案的主观能动力。同时，高校档案管理人员应当积极的去收集、归类高校数据档案，并加强档案数据的利用效益以及作用效果，从而为高校提供优质的信息档案服务。

（二）完善高校档案管理工作制度

高校档案管理工作制度是高校档案管理工作的前提，也是开展档案管理工作的重要保障。高校要顺利的进行档案管理工作，其一需要建立完善的档案借阅审批、档案保密、档案室安全保卫制度等，并根据实际情况来建立一套符合高校发展的有效制度。其二，有关单位领导应当不定时的对高校档案管理工作进行视察、监督，并制定良完善的考核制度，进而确保高校档案管理工的效率。

（三）推动高校档案管理现代化发展

在当前信息化发达的时代，由于互联网技术的普及，数据呈现出了喷井式的出现，大量的数据材料出现给高校档案管理带来了一定的难度， 传统的档案管理方式明显已经无法适用于现代信息化时代。且在知识经济的时代，档案管理工作应当给予一定的创新改革，并强化档案管理的现代化与组织领导，次那个人健全档案管理工制度，实现高校档案管理信息化管理、运用，实现档案管理系统的数字化、信息化，并借助互联网信息技术打造现代化的档案管理西宫。当前的计算机技术以及能够具备一定的便利性、高效性、真实性以及权威性，并采用有效的推广手段能够有效的吸引读者，同时建立专门的数据库，是高校档案管理的信息化服务能够得以展开。且档案部门带动档案的收集、分析、整理等工作的有效性，同时也是借助互联网信息技术开发档案信息资源的、扩大档案管理影响力的有效方式。发达国家的档案管理信息化以及我国较为有名的图书馆已经在档案管理上走在了我国多数高校的前面。且我国科技以及网络技术的发展壮大，为我国档案管理信息化提供了有利条件。且为了能够更好的为高校档案管理信息化辜负，应具备完善的计划并细分实施步骤，准确的抓住发展的机遇，从而使高校档案管理能够进一步发展，进而满足社会对于数据档案的需求，实现档案（非保密）数据资源的共享。

（四）通过有效途径提高高校档案管理人员的职业素质

且提高高校档案管理人员的职业素质可从以下几个方面入手：

其一，通过系统性教育。系统性教育是使一个人接受正规、全面教育的最有效方式，其是提高档案管理人员职业素质以及培养档案管理专业性人才的必要手段之一，其成体系的知识能够为档案管理人员提供有效的学习资源。且规范性、系统性的教育方式，通過丰富的教学资源以及指导老师，严格的专业技能训练制度以及要求，能够有效的提高档案管理人员的业务能力、专业技能以及职业道德。

其二，继续教育或机构培训。当前是一个知识体系在不断发展、创新的时代，由于科技、文化等都在快速更新当中，从而使得人们所需要学习的知识越来越多。因为职业需要，已经步入社会的人士能够通过继续教育或机构培训的方式来提高自己的专业技能以及知识水平，并将学习到的知识运用到职业岗位当中，从而发挥出该岗位、职业的实际作用。

四、大数据时代高校档案管理工作的创新发展路径

当前是一个数据信息较为发达的时代，这个时代要求我们不断的进行串行改革，无论是传统的档案管理方式以及传统的档案信息检索服务模式，我们需要转变传统的档案管理思想观念，在思想上进行发散，在行动上进行创新，进而是高校档案管理工作能适应当前时代的发展，满足社会群体的需求。

（一）转变传统观念

由于时代背景不同以及科学技术等诸多不同，当前时代背景下，高校档案管理工作应当打破传统档案管理工作设置的制约。同时也需要从思想观念出发，建立一个良好的指导方针，从而坚定档案管理工作的信念以及信息。且创新是一个职业以及一个行业发展的推动力，想要让档案管理工作得到创新发展，我们便需要对高校档案管理工作具有一定的认知，且首先便是需要了解市场、社会对于档案管理的需求，进而摒弃低效落后的传统业务模式，顺应时代发展的脚步，更新观念，不断的进行实践发展，进而推动高校档案管理工作的发展步伐。

（二）对高校档案管理的基础管理模式进行创新

在大数据时代，大数据技术能够有效的弥补传统模式下档案收集、归纳的缺陷，通过大数据技术能够实现对各类数据信息的收集、分析，进而提高档案管理的效率。且大数据技术是否能够运用充分，取决于基础数据的管理与运用。在进行高效档案管理时，需要对其数据信息进行简单的收集与整合，并对数据信息进行比对，从而保证数据信息的实际效用以及真实性，从而实现数据信息的分类以及综合运用。且对于大数据技术用于档案管理而言，其档案管理的每个环节都是息息相关的，教育传统档案管理模式能能够体现出现代科学技术的有效性。同时由于电子档案过于依赖电能，所以在载体上也具有一定的限制，我们应当使其与传统档案存储方式进行结合，从而达到互相弥补的效果。

五、结语

综上所述，我国当前时期的高效档案管理模式任然存在着诸多问题，其中最主要的便是多数高效缺乏完善的档案管理体系以及现代化的档案管理设备，以及对档案管理工作缺乏一定的重视，从而使其无法发挥出实际的效用。我们应当从此入手，通过现代信息化技术，将传统的档案管理模式向着信息化管理模式发展，从而体现出现代科学技术的时效性与便利性，并将现代信息化档案管理方式与传统方式相结合，进而弥补传统档案管理载体上的制约以及信息化档案管理数据上的制约，从而推动高校档案管理工作的发展步伐。

参考文献

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[3] 何小萍.高校档案管理中存在的问题及应对方法分析[J].城建档案，2018，230（11）：62-63.

作者简介：史彩慧（1980- ），女，宁夏人，本科，馆员，研究方向：档案管理。