规范事业单位财务专项资金档案管理

万玲

摘 要：财务专项资金档案管理是事业单位严格资金管理的重要手段。本文在简述财务专项资金档案管理重要性的基础上，分析其作用，并提出通过创新监督机制、完善档案管理制度、建设信息化档案管理平台、实施专项资金档案管理人才战略等方式予以规范，提升专项资金档案管理水平。

关键词：事业单位;专项资金;档案管理

2016年7月财政部明确下发了《国家重点档案专项资金管理办法》，财务专项资金的档案管理是事业单位中重要的工作内容与项目，对于资金使用安全及效益、资金管理等方面具有重要影响。事业单位专项资金，是指对于某些特定的工作内容所拨付安排的财政资金。事业单位专项财务资金具备独立性、专一性及划拨性等特点。对于专项资金的使用要明确专款专用的资金使用特点，而对专项资金的档案管理亦是与专项资金使用情况配套的重要管理手段。

一、事业单位财务专项资金档案管理的价值体现

规范和强化事业单位财务专项资金档案管理工作，具有多重意义。一方面，对于事业单位，财务专项资金档案管理水平的提升能够帮助单位减少财务专项资金在细节处理方面出现问题，减少对事业单位业务整体进程发展的阻碍，提升运营效率。同时管理者可以通过档案管理的历史资料进行有针对的预测和防控，对其决策的制定具有重要影响。另一方面，对于国家来说，事业单位财务专项资金档案管理工作是有效提升国家资金效益、严格资金管理的重要手段。事业单位强化对财务专项资金档案规范管理的同时也是对国家相关政策的积极响应，有助于我国各单位依法治档水平的提升。

二、事业单位财务专项资金档案管理现状分析

1.财务专项资金档案管理意识淡薄，档案管理制度薄弱

大多事业单位对于档案管理的重视往往不足，简单地将档案管理认为是对部门已发生业务资料进行记录保存，忽视了其对单位效率提升的有效性。事业单位管理层对于财务专项资金档案管理理念认知存在误区，将财务专项资金管理工作简单地认为是历史资料、数据的保管保存，并未意识到这些数据信息对于单位未来发展的重要性，进而不能有效利用历史资料进行分析预测，无法有效发挥专项资金档案管理的价值。再者，档案管理制度有待完善优化。财务专项资金档案管理制度针对不同资金性质等，在档案的移交、存档、保存甚至是销毁等方面建立完善的档案管理制度，提升档案管理精细化水平。

2.档案管理监督机制薄弱，财务档案管理信息化建设不足

依照事业单位现阶段档案管理现状分析，存在多方面的因素阻碍财务专项资金档案管理水平的提升。首先，事业单位监管机制普遍较为片面。现阶段事业单位财务专项资金的监管在设备、方式、事后惩罚力度等方面存在问题。事业单位事前至事后的一体化监督体系并未有效与信息化建设衔接，监管方式有待创新优化，事后对于错误惩罚力度较小，员工违规操作管理的代价较小，在单位内部没有形成常态化的监管。其次，档案管理方式有待调整。事业单位档案管理部门在大数据环境下应结合业务、专项资金管理特性、信息化和传统档案管理方式，增加档案管理人员，创新档案管理方式，实现事业单位部门人员信息化。最后，财务专项资金管理制度有待完善。财务专项资金档案管理建立在财务专项资金使用管理基础上，而专项资金中的公款私用以及白条状况时有发生，事业单位要规范专项资金的使用，以此进一步规范专项资金档案管理規范。

3.财务管理人员综合素质有待进一步提高

对于事业单位中负责财务专项资金档案管理的财务人员，其综合素质仍需进一步提高。一般来说，从事专项资金档案管理的财务人员存在以下几个问题。其一，在进行财务专项资金档案管理工作时，对财务人员知识技能的要求已不仅仅是简单的财会知识，对其相关的法律等知识体系亦有一定要求，如在管理过程中，参照《会计档案管理办法》和《档案法》作为重要的管理依据，这方面知识的匮乏难免会在档案管理过程存在漏洞。其二，财务人员现有的工作方式已难以达到档案管理的实际需求，其仍旧以手工记账、手工归档等方式进行操作，欠缺现代化技术手段。其三，事业单位财务专项资金档案管理的工作对财务人员职业道德水平要求较高。

三、强化事业单位财务专项资金档案管理的有效建议

1.强化专项资金档案管理意识，完善档案管理制度

事业单位财务专项资金档案管理水平的提升，有助于快速获取历史信息、提高事业单位工作效率。财务专项资金档案管理水平的提升，一方面得益于专项资金档案管理意识的增强。事业单位档案管理不仅仅是对单位过去、现在以及未来已发生或将要发生业务的简单记录，而是能够对单位工作效率的提升或是管理者的决策提供基础功能的管理工作。事业单位召开定期培训或宣讲会，强化员工专项资金档案管理理念，为专项资金档案管理工作的进展创造良好的管理环境。在此基础上，档案管理工作人员才会更加注重自身职责，尽职尽责完成本职工作。另一方面，财务档案管理制度的规范和强化为财务专项资金档案管理水平的提升保驾护航。财务专项资金档案管理工作直接涉及财务部门和档案部门，财务部门专项资金管理制度的建立必不可少，专项财务资金制度必然涉及从事前预测到事后评估反馈的一体化流程，按照统一的程序进行核算及核销。档案管理部门在财务专项资金制度建立的基础上进一步规范档案管理程序，对档案管理的交接、存档、保密、销毁等工作严格按照规范程序进行，并接受监督部门的核查监督。此外，事业单位要严格落实《档案管理办法》，对档案查询、归档、保存等环节进行严格记录并且进行有选择的备份，保证财务专项资金档案管理的安全性和保密性。

2.创新财务专项资金档案管理监督机制，规范财务档案管理

首先，建设信息化和精细化监督。联结财务、业务数据，进行专项资金财务、档案、核查一体的信息化监督，对接各业务数据，实现数据信息资料的共享和公开，实现精细化动态监督。其次创新联动监管制度。强调部门之间横纵向的协调配合，专项监管部门的设立不仅要保持业务操作的独立性，并在此基础上实现单位各方面监管的联动作用，不仅优化档案和财务管理之间的检查联动机制，联合各单位之间的监督合力，更是要发挥评估反馈的作用，保证监督机制更好发挥效果。再者，创新监督机制。从经济角度入手，在事业单位各部门不仅是档案管理部门施行全覆盖监督，档案管理部门以档案流程设计为依据，分出档案管理的侧重点，根据侧重点的不同区分监督的适配标准，实现档案管理部门从事前至事后监督、经济责任审计至任中审计等一体化监督的建设，将监督工作日常化，使其成为单位管理工作的常态化。最后，规范档案管理流程标准。无纸化档案的推行是大势所趋，不同于传统的纸质化档案，事业单位要根据档案存储方式的不同，修整数据录入、档案管理的程序、标准、方法等，规范档案管理的标准性、安全性、保密性工作等，注重纸质化档案和无纸化档案的有效结合，严格按照档案管理流程进行财务专项资金档案的保管。

3.着力培养财务专项资金档案管理人才，建设信息化财务档案管理

事业单位财务专项资金档案管理水平的提升，除借助监督机制、档案管理制度等方面的强化，还需要在人才培养和财务档案信息化管理方面予以加强和规范。针对财务专项资金档案管理，事业单位要实施人才战略：事业单位要将员工看作是单位的资产而不是成本，注重从内外两种劳动力市场获取专项人才，外部通过在招聘渠道、招聘条件、招聘要求等多方面优化传统的招聘模式，挖掘更多优秀人才，为财务专项资金档案管理模式的改革转变添砖加瓦;内部通过实施定期或不定期的多渠道、多形式培训，例如进入高校进修或是专家讲座等，转变内部员工档案管理理念，学习吸收先进知识，提升专业素养水平。此外，事业单位专项资金档案管理工作可以将专项资金档案管理工作绩效和责任相联系，为后续的绩效考核及赏罚确立依据。事业单位要实施信息化财务档案管理战略：无纸化档案管理的建设不仅在环保方面发挥重要作用，同时也有助于单位业务管理效率的提升和对未来状况的预测。事业单位基础设施配置已然较为完善，但在信息化建设方面各单位情况不一，总体较有欠缺。信息电算化不仅是分析财务数据、记录业务数据的重要软件，也是档案管理的重要工具。財务专项资金档案管理的电算化建设不仅要保持其独立性，同时要紧密财务部门、档案部门两者之间的联系，提高财务数据信息传递性和共享性，确保档案部门能够及时记录财务部门资金来源、去处以及具体使用过程，有助于档案部门进行详细备案管理。

四、结语

财务专项资金档案管理水平的强化有助于单位自身效率的提升，在分析档案管理工作现状后，借助信息化平台将专项资金档案管理的监督机制、人才建设机制、电算化软件建设等融合，提高专项资金档案管理水平。

参考文献

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（责任编辑：刘海琳）