文书档案的收集、整理和利用探讨

匡华

摘 要：文书档案历来是单位工作的关键，其能够直接衡量一个单位的整体管理质量。在大力倡导文书档案规范化建设的现阶段，做好文书档案管理工作刻不容缓。文章从文书档案规范化的视角来探讨文书档案管理工作的现实意义，分析当前文书档案在收集、整理和利用过程中存在的突出问题，提出相关建议，旨在进一步帮助相关人员理顺文书档案管理机制，正确、合理地处理各项文书档案信息内容。

关键词：信息化;收集;利用;文书档案;整理

新的历史起点下，要善于对文书档案进行收集、整理和利用，提升管理的规范性和科学性，进而凸显文书档案的作用和效能。通过对现有不同类型的文书资料与信息进行统一规范化的收集、整理和利用，能够进一步提升单位整体管理效率与质量，促进信息资源高效利用，解决信息管理短板和利用短板的问题。鉴于当前文书档案管理实践中仍然存有不少问题，因此，从理论层面探讨文书档案管理问题尤为必要。

1 文书档案规范化收集、整理和利用的现实意义

1.1 实现科学检索、高效检索的必然要求

文书档案检索效率和质量直接影响文书档案后期使用的便捷度。对于单位而言，只有充分做好文书档案管理利用工作，细化收集、整理和利用的流程，理顺管理机制，才能更好地实现科学检索和高效检索的目标[1]。收集工作的规范化能够确保文书档案的完整性，避免因内容缺失而发生无法检索的状况，确保文书档案在后期可供使用。整理工作的规范化则能够使文书档案管理更为系统科学，减少工作差错，提升后期检索其他相关文件的效率。利用工作的规范化则能够避免文书档案在使用过程中被损毁，确保其可供反复使用，进而为下一次的检索利用工作提供保障。可见，文书档案规范化管理意义重大，其是实现科学、高效检索的有力抓手。

1.2 确保文书档案真实、准确的内在要求

文书档案管理复杂且系统，不仅是单位决策的重要依据，也是各类信息资源的重要凭证，在单位各项工作中具有重要的价值与地位。如果不能确保文书档案的真实性，不仅会降低文书档案的价值，而且会影响单位相关决策工作。从这个视角来看，必须要从文书档案收集、整理以及利用的角度入手，细化工作内容。一方面，通过规范各项流程，能够避免文书档案在记录、运输、交接、借阅过程中出现差错，确保信息的真实性和准确性[2]。另一方面 ，从源头对质量予以控制，能够避免后期重复的处理和劳动，实现“一次处理，多次利用”的目标。

2 文书档案收集、整理和利用过程中存在的主要问题

2.1 管理机制有待健全

管理机制不健全导致部分单位文书档案管理工作处于一个分散化、低效化的状态，既不利于文书档案管理成本的节约，也不利于文书档案管理人员的减负。一是管理流程不科学，文书档案管理人员之间、文书档案管理人员与其他工作人员之间工作不协同、沟通缺失。例如，部分文书档案在交接过程中没有仔细予以核对，存在后期补录的情况[3]。二是责任落实机制不健全，部分工作人员没有及时主动将应当归档的文书档案交予文书档案管理人员，导致归档不及时、档案堆积等问题发生。三是规章制度不健全，没有立足于单位实际状况出台《文书档案归档范围》《文书档案收集规范》《文书档案保密规定》《文书档案保管期限》以及其他的规章制度，导致文书档案管理工作缺乏刚性约束，难以实现规范化管理的目标。

2.2 信息化利用滞后

信息技术作为文书档案管理的一种必要载体，是实现高效利用目标的有力抓手。当前，部分单位存在信息化建设滞后、信息化工作推进缓慢等问题，难以依托信息技术提升工作实效，无法实现文书档案管理转型的目标。一是文书档案管理系统功能单一，难以满足档案管理实际需求。部分单位文书档案管理系统采购前没有做好调研工作，使用中没有做好需求反馈工作，无法贴合单位工作实际，影响管理效率和质量。二是信息安全建设滞后，存在一定的安全隐患。信息化环境下，虽然文书档案传输的载体、途径愈发多元，但也要看到其背后所蕴含的风险。实践中，部分单位忽视对区块链技术、数字水印技术、云加密技术的应用，仍然习惯于通过杀毒软件对管理环境进行优化。

2.3 现代化队伍建设缓慢

文书档案管理人员是文书手工管理与信息化管理的基础，其专业能力会影响管理的成效。随着文书档案管理事业不断发展，文书档案管理人员急需更新知识结构，改进工作方式。然而，部分单位现代化队伍建设缓慢，没有将培训内容收集、整理和利用的全过程。除此之外，对于信息技术实操、手工管理等专业技能的培训工作滞后，难以适应新时期文书档案管理的需求。

3 文书档案的收集、整理和利用的基本路径

3.1 完善机制，实现规范管理

破解文书档案管理机制藩篱，打通文书档案管理的“隔离墙”，才能进一步激发文书档案管理活力。一是要明确管理流程，细化文书档案收集、整理和利用环节的分工，强化文书档案管理人員之间、文书档案管理人员与其他工作人员之间工作协同与沟通，提升工作效能，减少管理成本。尤其要强化源头控制，要求相关人员填写文书档案内容清单，及时发现未归档的重要内容，提升文书档案的完整性。二是强化归档责任，确保文书档案归档时效，提升各岗位的责任意识。三是健全规章制度，形成刚性约束，规范员工行为。要结合单位具体的工作实际以及工作重点，分别出台不同的规章制度，做到有据可依。

3.2 强化信息技术应用，打通技术壁垒

信息化时代，单位要善于借信息技术“东风”，跑出文书档案管理的“加速度”，真正实现文书管理减负的目标。尤其是在文书档案管理量、管理难度不断增加的现阶段，做好信息技术融合工作势在必行。一是要优化文书档案管理系统，完善各项功能。为此，要做好需求调研与需求反馈工作，及时将自身的管理需求反馈给软件供应商，实现线上管理与线下管理的无缝对接，避免出现管理模式相冲突的问题，做到文书档案管理工作人性化。二是要强化信息安全管理，结合自身实际，选择区块链技术、数字水印技术、云加密技术等新型技术，优化安全环境。

3.3 聚焦人才队伍建设，夯实管理基础

单位要抓好文书档案队伍建设，强化其服务能力和服务意识。一是要细化培训内容，实现文书档案收集、整理和利用的全覆盖，避免出现培训死角。在这一过程中，要注重培训效果的评价，了解文书档案管理人员的真实需求，提升培训工作的针对性。二是要强化信息技术实操、手工管理等专业技能的培训，培育一批复合型人才。

4 结束语

在新时代深入发展过程中，单位文书档案的价值逐步增加，领导对于文书档案的重视程度也不断提高。着力建设文书档案管理工作，让文书档案资源成为单位决策的重要工具，是每一位文书档案管理人员努力的目标。要实现这一目标，必须要抓住主要矛盾，立足于常见问题开展工作，提升工作的科学性和针对性。具体而言，一是要完善机制，实现规范管理;二是要强化信息技术应用，打通技术壁垒;三是要聚焦人才队伍建设，夯实管理基础。相信在文书档案管理人员切实努力之下，文书档案这一资源会被盘活，单位文书当纳管理工作也会由量变转为质变。

参考文献

[1]陈少庆.文书档案的收集、整理和利用[J].办公室业务，2019（17）：87+89.

[2]韩芳.文书档案收集与整理工作的重要性探究[J].档案天地，2018（08）：48-49.

[3]张茜.浅析文书档案的收集与整理[J].办公室业务，2017（04）：95.