新媒体环境下档案工作服务思路

刘大群

摘 要：互联网时代的到来使得新媒体开始应用到各个行业中，使得各行业的工作模式发生巨大改变。新媒体时代发展下信息资源呈现碎片化、虚拟化模式。通过新媒体档案工作有利于对档案信息随时上传和下载，提升海量信息处理效率。本文主要对新媒体环境下档案工作现状以及服务思路进行分析。

关键词：新媒体环境;档案工作;服务思路

档案工作指的是企业档案管理以及档案利用的总称，档案信息在收集、整理、统计以及鉴定过程中都需要耗费大量的人力、物力和时间。传统档案管理工作开展中，由于档案信息杂乱、零散等特点，使得档案信息只能采用手工化管理模式，现代化管理手段应用比较少，导致档案管理工作存在诸多的困难。但是新媒体时代发展下，档案管理工作开始逐渐向无纸化、自动化方向发展，档案管理工作也面临转型。

1 新媒体时代档案工作服务创新意义

1）促进档案管理体系完善。传统档案信息工作仅针对公司管理中的信息进行存档管理，单一的档案信息体系无法满足企业信息多元化要求。现代社会发展中新的生活方式带来更多新的资讯，如果仍然采用传统的信息管理模式已经无法满足信息档案管理需求，因此必须要加强档案信息体系创新[1]。通过对档案信息的深度挖掘探究海量档案信息中有价值的信息，并结合企业文化宣传等内容对档案信息资源进行收集和完善，再通过新媒体方式实现信息资源宣传和共享，提升档案管理和宣传作用。

2）实现多元化档案信息管理。新媒体管理环境下，档案管理和集成的速度加快，可以通过多种媒介的应用减少人力、物力投入，为档案管理工作开展带来一定的便利。新媒体的多元化发展下，微信、微博等社交平台的出现使得数据信息的获取质量更高、数量更多、成本更低。而且新媒体平台中的海量信息中都具有丰富的经济和社会价值，通过这些具有价值信息的收集，有利于对企业员工喜好以及需求等方面的了解，并结合这些信息更好的服务于企业和员工。

3）建立科学档案管理体系。新媒体环境下，档案管理中涌入大量的数据，这种情况下使档案管理中面对的研究对象和内容更多。但是通过对当前阶段的档案管理情况来看，管理内容不再是简单的对基本信息的收集和管理，而是将所有具有价值的信息进行档案化管理。同时将新媒体、个人文件等与其他有价值的信息一起进行档案模式的存储和研究，为档案理论体系发展奠定基础，为档案学发展提供一定的指导作用。

2 档案工作中的问题分析

1）档案工作管理缺乏标准化。通过对当前档案管理工作开展情况来看，管理工作的标准缺乏统一性，档案形式呈现多样化，包括光盘、问卷等，使得档案管理的难度加大，而且部分档案资料会在保存的过程中发生自然损坏。档案管理分类过程中不同地区、不同时期标准不同，这种管理模式下容易导致卷宗的质量降低，信息不完整。档案信息基础工作的标准化以及规范化不足，工作量多而杂，必须要投入大量物力以及人力等进行维持和管理，导致档案管理工作的开展受到限制[2]。通过统一管理，有利于为后期档案管理工作的开展进行标准化收集、整理、统计。此外档案管理工作转型和发展还有利于促进档案的信息化完善。

2）档案信息与新媒体结合少。通过我国新媒体档案管理工作现状来看，档案部门在新媒体应用中主要集中在微信与微博两种社交媒体中，与其他新媒体的结合少，覆盖面窄，无法实现高效管理要求。不仅使档案信息资源挖掘价值降低，同时也导致档案信息传递效率降低。新媒体发展下，有利于促进档案信息的高效处理，通过新媒体传播对档案信息中有价值的信息进行宣传。信息时代发展下，不能一味沿用传统单一的管理方式，必须要充分利用新媒体加强对档案信息的挖掘，并建立多层次、一体化的档案管理系统，加强档案管理工作的转型和创新。

3）档案新消息管理安全性不强。互联网大数据时代发展中，电子档案信息安全性管理的重要性有所提升，如果在档案管理中一旦出现信息泄露等安全问题，必然会导致社会网络公共安全受到危害。从当前档案管理工作开展情况来看，技术以及管理工作的不完善，使得档案信息管理中存在诸多安全隐患，必须要加强对档案信息管理安全体系的构建，保证档案信息的高效共享，同时保证档案信息管理的隐私性，提升企业档案管理的服务意识和竞争力[3]。

4）新媒体环境下档案工作服务改善对策。通过对当前档案工作服务情况分析来看，其中仍然存在很多的不足，标准化不强，与新媒体结合能力弱同时安全性难以有效保障。这种情况下必然会导致档案管理工作服务能力降低，因此需要结合当前档案工作服务中的问题，探究相应的解决对策，提升档案工作服务质量和效率。

5）实现档案标准化管理，保证服务实用性。传统档案工作开展中，档案信息在收集过程中大部分是一些程序化的信息内容，实用性不强，同时也使档案服务受到制约。所以必须要保证档案公共服务的实用性，特别在新媒体环境下需要结合新媒体平台构建一体化档案信息系统，并对档案信息资源进行合理配置，转变传统信息时间空间的限制，实现档案资源的循环利用。此外，还可以通过微信、微博等新媒体平台加强档案信息管理工作的宣传，提升档案的社会服务能力以及文化宣传能力。

6）加强档案信息的研究深度。通过对当前档案信息管理情况来看，其中涉及的内容大部分都是基础性的内容，无法实现与新媒体的有效融合。新媒体环境下，企业必须要提升档案信息管理的深度，提升档案信息管理效率和信息资源利用率。新媒体网络下形成海量、碎片化数据，而且具有虚拟性特点，这种情况下档案信息管理人员必须要建立一个主题，并利用新技术加强对网络系统数据的挖掘，并对这些数据背后的内涵进行分析和整理，同时做好结果分析工作并形成档案化管理模式，提升档案信息的价值，将档案信息与网络大数据结合，从新媒体角度对海量数据中高价值、多种类的信息进行收集，并形成档案管理的原材料。同时结合这些原材料加强对档案深度的探究，促进档案管理模式的创新。

7）加强档案信息安全系统的完善。新媒体网络发展下无论信息的收集还是管理都存在一定的安全隐患。档案信息存储的主要隐患是病毒以及黑客的攻击，导致信息丢失、泄露和被篡改。而一旦档案信息出现安全隐患，则可能会导致企业重要信息被泄露，造成无可挽回的损失。为了有效预防这个安全问题，相关单位必须要加强对网络安全系统建设，通过网络安全系统加强对信息档案的监控和管理，对可共享档案信息进行监控，及时发现异常数据，并提出预警，对于不能公开的档案信息需要加密处理。此外，还需要对档案管理中的信息收集、鑒定、整理以及统计等工作进行监控，有效预防档案信息在录入以及传输过程中存在安全隐患。档案信息管理必须要全面考虑，从档案信息的采集、管理到后期的利用都需要建立完善的防护体系，并制定相应的标准化管理方式和办法，保证档案信息管理的安全性。

3 结语

综上所述，新媒体环境下，档案管理工作面对的对象和内容都不再局限于基础信息的收集和管理，档案管理的对象和内容不断丰富。而且在新媒体的推动下档案管理工作不断发展和创新。不仅减少传统档案管理中的人力、物力投入，同时也提升档案管理工作质量和效率。而且加强对档案服务范围的拓展，提升档案信息利用率，使档案管理工作更具实用性。

参考文献

[1]王明芝.浅析如何做好新媒体环境下的档案宣传工作[J].卷宗，2019（17）：48.

[2]杨向朋.新媒体时代档案工作转型及服务创新思考[J].卷宗，2019，9（31）：11.

[3]邓晶.新媒体环境下档案管理与服务策略优化[J].卷宗，2019，9（21）：75.