试论火电机组工程项目档案管理的难点及对策

余静

摘 要：我国电力建设不断完善，火电机组工程项目逐渐增多，档案管理工作量大，作为企业考核的重要考核项目，还需提高档案管理质量，提升企业管理水平。基于此，本文先对档案管理难点展开分析，并提出档案管理对策。以期提高档案管理质量和效率，让企业可提高管理能力，应用档案管理工作，推动企业发展。

关键词：火电机组工程;工程档案;档案管理;管理难点;管理对策

工程档案涵盖了立项资料、审批文件、勘察数据、设计方案、施工准备、施工验收等全过程文件资料，重要数据资料以文字、数据、影像等不同载体保存在档案中。不仅是对工程项目的记录，更是验收阶段的重要参考标准，是项目维修、扩建的重要依据。为保证火电机组项目的正常运营、企业的健康发展，务必要重视档案管理，采取合适的手段提高管理质量。

1 火电机组工程项目档案管理的难点

电力工程作为现代化工程，是一项综合性强的项目，项目从设计到完成施工、试运行，需要经历多个阶段，每个项目均需要多个施工方、建设方参与，共同协作才能完成施工。工程投资大，建设周期长，参与方多，流程复杂，造成电力工程档案管理工作难度高，工作量大。档案管理工作是一项系统性工程，随着工程的发展，环环相扣，每个环节都可能产生施工材料文件、施工技术文件，施工工序文件等，为保证档案管理的完整性和系统性，需要和施工建设同步进行，展开档案收集工作[1]。每个环节均需要档案管理人员参与，和施工同步完成档案收集管理工作，以保证档案文件的完整性和系统性，不会产生缺漏等问题。

此外由于大部分工程档案管理工作是在竣工后进行统一管理的，造成很多档案文件存在错误或缺失档案资料，很难及时补充。管理人员无法掌握档案文件收集和管理的进度。已经很多建设方认识到这一问题，采取同步展开档案管理的模式，但由于建设方和施工方档案收集编制的标准不统一，交给档案管理人员后，档案管理人员还需增加档案整理环节，增加档案管理人员工作量更影响档案管理效率，档案管理人员收到档案文件后，若存在错误，还需返还给施工方或建设方。施工方在业余时间才能进行修正，延长了档案管理周期，容易造成档案文件缺失，由于档案管理人员始终处于被动地位，很难主动改善档案管理工作。在影响档案管理质量的同时，增加了档案管理人员工作难度，增加不必要的人力成本。

2 火电机组工程项目档案管理的对策

2.1 重新编制档案管理制度

为保证档案管理工作的有序落实，火电机组工程项目能够得到规范的、科学的档案管理，需要具备管理规章制度，指导档案管理工作的开展。管理制度能够给档案管理工作提供良好的环境和条件，指导档案工作有序展开，提高档案管理工作的科学性。我国电力建设项目较多，档案量较大，增加了档案管理工作的难度。由于各个施工单位在归档时，提交档案的标准不一致，增加了档案管理工作的难度[2]。因此，档案管理制度应当在全企业推行，要求各个施工单位按规章制度对档案进行整理，按个标准编制档案。从建立档案开始，以科学规范的要求整理档案，从管理体系、奖励处罚等多个方面作出规定，约束施工单位，按规范完成档案建立和编写。在档案管理部门中，也应根据规章制度，对档案、归档、分类、整理等提高档案编制的规范性。

在立项初始阶段，档案部门应当给施工单位分发档案编制要求、档案管理规范等文件，要求施工队伍能够按照文件要求进行规范编制。档案管理人员也要参与到档案编制工作中，跟随工程的进行，一同参与档案编制工作，指导档案编制，随机抽查档案编制质量，要求不合规范的施工单位进行立即整改，避免完成工程后出现错误无法补救。通过对档案编制的统一管理，可为档案管理奠定良好的基础。

2.2 采取同步管理模式

我国电力事业不断扩大，不断增加火电机组容量，项目逐渐增多，工期有所延长，造成档案数量大量增加，内容复杂。施工单位在施工期间，若未注意及时整理档案，可能造成一线资料丢失、档案漏项等问题，影响档案的完整性。施工单位在施工同时，进行档案的编制，面临巨大困难，本身建设工作量大，压缩其工作时间，完成档案编制工作面临很大的难度。档案管理人员要加大管理力度，和施工项目展开同步管理。档案管理也要纳入建设项目方案中，要求施工队伍接受档案管理部门的监督。建设项目主要分为筹划阶段、施工阶段和竣工阶段，第以三个阶段为基础，档案管理部门深入施工单位进行定期抽查，严格把控档案的记录，保证档案资料的完整性。

档案管理部门应当安排1～2名档案管理人员到建设项目中，进行前期指导，在项目立项、审批、设计等阶段，要求建设单位，实时将文件交给档案管理人员进行留档管理。若施工期间对设计进行变更，需要同时将变更资料发送给档案管理人员，每完成一阶段，需要有施工单位和档案管理人员进行核对，保证档案资料的完整性。

2.3 加强施工阶段的监督管理

施工期间，档案管理人员应当深入施工现场，核对档案资料的准确性，及时发现资料中存在问题，进行立即处理。在施工单位竣工时，档案管理人员应当基本完成档案收集整理工作，在这一阶段认真检查档案资料的完整性，务必保证建设项目的全部资料得到掌握，积极和建设部门进行沟通。定期组织阶段性会议，确定档案资料收集的完整度，未见缺漏错误等问题。档案管理人员也应参与到建设方的会议讨论中，了解施工及施工项目的进展，发现涉及变更问题更新材料。由于建设项目材料众多，需要对各部分材料进行分工，由档案管理人员对建设方和施工方进行分工，明确各方档案收集的任务，互相配合共同完成档案管理工作[3]。竣工阶段是完成档案管理的最终阶段，尤其要重视对档案资料验收查证、档案管理人员应当在这一阶段，来参加竣工会议验收期间。严格按照验收标准，对档案管理文件进行抽查，放在档案完整性、准确性和系统性上，对档案文件不规范的，进行撤回要求提交方重新提交。

2.4 建立档案管理信息系统

电力项目档案涉及建设期间方方面面，贯穿建设全程，包含内容众多，仅依赖于档案管理人员完成档案管理工作，很难跟上建设项目的速度。因此档案管理工作需要得到多个部门的协助和配合，全员参与档案管理工作，建设企业需要不断完善信息管理系统，利用信息管理系统，协助档案管理工作开展。在管理系统中，以项目为单位，建设单位登录自己的账号，可收到档案管理部门发出的提交任务，当建设部门提交文件后，该任务变暗。信息系统和工作人员的手机相连接，在固定时间未提交文件档案文件，工作人员手机会收到短信通知，要求工作人员按时提交文件。根据工作人员工作岗位，给工作人员分配对应的档案管理任务，而档案管理人员在工程建设期间，负责监督协助工作人员，完成档案文件提交工作，需要在现场根据施工进度，调整档案管理任务的完成日期，督促工作人员按时提交任务。通过在信息系统的协助下，能够跟随建设进度，对档案文件进行收集和管理，保证完整收集档案文件资料。

3 结论

综上所述，本文认识到火电机组工程项目档案管理面临的困难，提出档案管理部门首先要编制档案管理制度，依据管理制度规范，提高档案管理人员工作质量，提高档案编制的规范性。并采取同步管理模式，賦予档案管理人员主动性，由档案管理人员负责督促、检查档案收集整理工作。加强施工阶段的监督管理，建立档案管理信息系统，提高档案管理能力。

参考文献

[1]张晓平，吴文凤.电力企业技术改造项目档案工作中存在问题与思考[J].档案与建设，2019（09）：52-54.

[2]张铭刻，庄佳翔，汤昊.核电站关键设备维修档案的创建与运用[J].中国核电，2019，12（04）：463-467.

[3]王巍.如何推进企业档案工作规范化和标准化[J].城建档案，2018（10）：75-79.