公共图书馆档案信息化管理与创新

摘 要：公共图书馆的档案信息化管理工作事务繁多，其管理水平的质量高低对图书馆的发展起到直接的影响。本文以公共图书馆档案信息化管理工作的重要性作为切入点，对公共图书馆档案管理工作中的现状进行分析，并结合本馆情况对公共图书馆档案信息管理的应对措施进行探讨，以提高公共图书馆档案信息化的管理水平。

关键词：公共图书馆档案;信息化管理;现状;措施

随着信息时代的到来公共图书馆档案管理如何从传统的档案实体管理向档案信息化管理，使其逐步成为共享的信息资源，管好用活档案资源，最大限度提高档案管理工作的效率，使图书馆死档案变成活信息无疑是各图书馆档案信息化管理工作的重要内容。

1 公共图书馆档案信息化管理工作的重要性

公共图书馆档案管理中蕴含着大量的档案资源，是图书馆馆员从事图书馆各项工作中直接形成的，具保存价值的文字、照片、声像等各种形式载体的文件材料，直接关系到图书馆的发展与进步。因此，公共图书馆需要积极改进档案信息化管理工作模式，保证为各项工作提供最及时、有效、实用的资源信息，作为各项工作开展的基础保障，最大限度提高档案管理工作的效率。下面结合本馆工作实际，着重围绕如何提高档案信息化管理，力争做到档案工作的规范化、制度化、信息化管理谈几点体会。

2 公共图书馆档案信息化管理工作现状

公共图书馆档案是集中反映图书馆各项工作的条件、方式、内容、规划、过程、效果等方面的情况历史见证。信息时代传统的图书馆档案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能适应时代发展的要求，各类档案已从纸质走向电子化和网络化。如何做好图书馆档案管理工作已是图书馆工作中的重要组成部分，对图书馆的各项业务发展具有重要作用，但图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视、档案不能得到充分利用，具体表现在：

1）档案信息化管理工作制度不完善。目前公共图书馆普遍存在对档案信息化管理工作在思想上不够重视，致使其在管理工作制度上不够完善。档案管理缺乏统一的规划准则，许多档案文件缺乏系统化的管理和分类，帐内、帐外文件资料没有进行档案汇编，而是毫无章序地随意放在一处。现时的纸质档案材料大多放于纸盒或文件盒中缺乏必要的保护措施。文件材料长期杂乱无章，导致文献不断膨胀，不利于档案资料的信息化开发利用。2）档案信息化管理工作不到位。图书馆档案管理工作大多是办公室人员兼职，缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。众所周知，档案信息化管理是一项长期又繁杂的工程，兼职档案管理员在很大程度上具有一种不稳定性和不确定性，这就为档案收集、管理的制造了许多安全隐患。没有专人管理会使应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，档案信息化管理更无从抓起。3）档案信息化管理组织架构不完善。随着办公自动化的不断提高，图书馆的档案信息化管理已经逐步进入电子文件的档案搜集、整理的时代。部分公共图书馆的档案管理不能做到纸质档案、电子档案的同步管理，档案管理混乱、电子档案录入不及时等这些问题很大程度上制约了档案资料的有效利用，严重影响档案信息化管理的发展。

3 公共图书馆档案信息化管理的措施

面对公共图书馆档案信息化管理工作的现状，我馆加强档案收集工作，本着及时、完整、可用、安全，提高档案管理的行政效率和服务能力。档案工作实行办公室统筹管理，各部门分级建设的方式，实现档案信息化管理制度化、经常化，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，从源头上杜绝档案资料流失。

3.1 建立档案分级管理机制，明确各级档案管理职责

建立有效信息化管理机制，明确全馆档案管理机构及各部室档案管理职责。依据图书馆档案建设管理工作要求，实行主管领导统筹、办公室主任分管、档案室监督指导、各部室具体负责的四级档案管理机制。

1）由档案室负责我馆各种载体档案资料的统一收集、归档管理，指导和监督各部室兼职档案员做好本部门档案资料的收集、移交及档案保管、信息化管理工作，并组织开展档案专业培训，提高馆员对档案信息化管理的意识。2）各部室根据部门工作实际，制订部门档案收集范围。和内容，建立部门档案管理机制。部门设立兼职档案员一人，档案工作实行由部门负责人主管，部门档案员负责收集、整理、保管，并提供给部门或馆内其他工作需要使用。3）各部室档案管理人员如因岗位调整变动，应及时做好部门档案移交工作，不得作为个人资料私存。

3.2 完善档案管理组织架构，建立档案信息化共享平台

目前，在日常工作中以电子档案形式存在的档案信息逐年大幅增加，為应对这一状况，我馆转变传统的档案管理思路，开展以建立电子档案服务系统为核心的新型档案共享信息化平台的建设工作。

1）以档案收集、归档、利用管理为重点，通过市直档案管理网络平台，实现各部室之间的档案资源信息共享和整合，加强多形式、多层次共享平台建设，实现网络环境下电子文件的实时收集、安全管理和集中利用。2）我馆档案按性质分为：行政档案和业务档案。行政档案由于保密性为不公开档案，按年录入归档管理数据库;业务档案、照片档案各部室按月录入、上传至未归档管理数据库，实现馆内电子档案资料共享。每年度对未归档文件进行鉴定，审核后入归档管理数据库。3）我馆按市档案局要求实行原始档案、电子档案双向归档（每月1-10日各部室向档案室移交上月原始档案），实行电子档案库、各部门硬盘存储双向备份管理，确保档案安全。无电子版的文件材料，原则上必须是原件归档，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，需保存复印件。

3.3 强化档案信息化管理制度建设，加强档案规范化管理

加强档案信息化管理制度建设，规范档案管理，明确档案工作职责和任务，使我馆各部室对文件、材料的形成、积累、收集、整理、著录有据可依，进一步完善信息化电子档案库标准体系建设，为信息化档案工作的收集质量及档案工作质量提供保障。

1）制定《佛山市图书馆兼职档案员职责》，明确档案信息化管理兼职档案员工作职责和任务。2）加强档案收集、鉴定工作，根据各部室的工作内容、工作性质，制定《佛山市图书馆文件材料收集范围》，提高归档质量。3）以市直档案管理系统为依托，规范我馆档案信息化共享平台归档标准、著录标准，制定《佛山市图书馆文书档案、照片档案、声像档案收集、整理规则》。

3.4 加强档案信息化业务学习，建立有效激励机制

加强档案员信息化业务知识学习，全面提升档案信息化管理水平，为档案信息化服务提供细致充分的理论指导和实践帮助。

1）根据全馆档案信息化管理工作要求，档案员负责协助、指导各部门制订档案收集范围及标准，解答归档工作中的疑问，做好档案宣传工作，提高馆员档案意识，为档案规范管理、提高归档质量提供保障。2）开展档案信息化专业知识培训，提高兼职档案信息化管理人员的档案专业素质。每年在馆内开展不少于两场档案培训，充实档案信息化管理人员专业知识、更新知识结构、了解档案管理的前沿动态。鼓励档案人员积极参与单位的重大活动，跟踪收集在活动中形成的各种文件材料，不断建立健全我馆的档案信息化资源。3）建立部门兼职档案员考评机制。根据各部室的年度内档案信息化管理工作情况及兼职档案员工作表现，进行考核，评选年度优秀档案管理员。使档案管理工作有机融入图书馆的日常业务工作中，从而在分管领导、各业务部门、工作人员心目中牢固树立档案信息化管理意识，做到档案资料的全面归档和合理利用。

4 结束语

图书馆档案信息化管理工作水平的提高势必促进图书馆各项业务工作的加速发展。加强图书馆档案信息化管理工作，以科学化和技术化的手段管理，从而逐步实现图书馆档案信息化管理，以适应时代发展的新需要，对图书馆各项工作管理水平的提高有着重要意义。

参考文献

[1]高宇新.浅谈图书馆档案管理数字化建设中的问题和解决对策[J].办公室业务，2017年9月上.

[2]沈建新.新媒体时代公共图书馆档案管理服务的创新[J].山西档案，2018.

作者简介

吕选慧（1972-），女，湖北省随州市人，本科，毕业于广东广播电视大学图书情报管理专业，中级，图书馆员。