浅谈数字音频视频资料档案的管理及共享

摘 要：本文分析数字音频视频资料档案管理现状和制度数字化档案共享的因素，针对存在的主要问题，从加强档案管理制度的建设、建立资源共享机制、加大网络防护三个层次，提出数字音频视频资料档案的管理及共享策略，以期为数字化档案管理工作提供一定的帮助。

关键词：数字音频;视频资料;档案管理

网络技术的快速发展，推动数字档案的应用与普及。与传统档案资料相比较，数字音频视频档案资源具有利于传递和储存的优势，对数字化档案管理服务质量的提升具有重要的促进作用。但就实际而言，受传统管理理念的制约，数字音频视频资料档案管理工作还存在一定问题，不能实现资源的实时传递和共享，降低数字化资源的使用效率。基于此，分析数字音频视频资料档案管理现状，并提出合理的建议十分必要。

1 数字音频视频资料档案管理现状

数字音频视频资料档案是指通过各种途径整理和收集形式多样的数字信息，而形成的规模化的档案资料。虽然在信息技术快速发展的背景下档案管理工作取得飞快的进步，但从实际管理现状来看，还存在视频档案资料管理效率不高资料利用率不足的问题。具体表现在数字档案管理工作还未形成系统化的体系，工作流程和内容没有统一的标准，阻碍数字档案资料管理工作的落实与实施。另外，数字音频视频资料档案管理工作在服务能力方面，要求管理人员不但要具备较高的管理能力和文化素养，还应具备较强的服务意识和水平，能够掌握信息技术的应用和操作方式，完成对数字档案的收集和储存。但由于数字音频视频资料发展速度较快，相较于管理人员工作水平，还存在管理水平不均衡的问题。部分档案管理人员管理意识相对落后，不能够认识到数字音频视频资料的重要性，在工作中仍采用传统的管理方式，使管理效率整体偏低。特别是数字音频视频资料在网络平台中的应用，不能及时解决用户存在的问题，用户留言和咨询也得不到及时的反馈，导致整体档案管理的服务水平不高

2 制约数字音频视频资料档案共享的因素

2.1 缺少數字化档案统一的处理标准

数字音频视频档案资料管理工作是在网络技术的支持下所开展的，而数字化管理方法和软件设备的不统一，为管理工作增加难度，影响档案管理效率和档案的共享。具体表现为不同信息设备所采用的文字输入和图像扫描方式不同，档案储存的方法也具有一定的出差别。在管理工作中要想实现档案资料管理的统一，就要付出大量的时间与精力，并加大对管理技术和资金的投入，开发统一的共享平台，实现档案管理和共享规范化建设。这在一定程度上会加大档案管理工作的成本，并增加管理人员的工作负担，阻碍管理工作的有序开展。

2.2 存在管理安全的风险

互联网技术的飞速发展和在各个领域的广泛应用，为数字化档案管理工作带来便利，并受到管理人员的青睐和关注。但网络空间的自由行和管理宽松性，使网络安全问题频发，为数字化档案的管理和共享增添安全风险。数字档案资源共享要求档案资料的公开与透明，在进行资料的传递过程中，会增加档案资料泄露和随意篡改的危险性。同时网络病毒和黑客攻击等问题，可能会造成档案资料的破坏，降低档案资料的完整性和有效性。为此，要想减少数字化档案资料的共享风险，就要加强对网络风险的防范，减少档案资料丢失和泄露事件的发生概率，保障数字音频视频资料的安全。

3 数字音频视频资料档案管理及共享的策略

3.1 加强档案管理制度的建设

为保障数字音频视频资料档案工作的顺利进行，需要建立和制定相应的管理制度，在制度中明确档案资料收集和整理的流程，加强管理人员的正确认识，提升数字音频视频资料档案利用率，同时减少档案资料丢失和混乱的问题。首先应加大对档案管理工作的投入，协调好数字化建设和管理费用的所占比例，以促进经济效益的最大化。其次应不断提升管理人员的认识，优化管理人员知识结构和信息化应用水平，提升档案管理服务的质量。最后应重视对特色档案文化的开发和应用，不断丰富数字音频视频资料档案内容，加强对重点档案文化的而保护。同时还应建立数字化档案资料数据库，对所收集的档案资源进行分类和整理，便于用户的借阅和使用，促使数字化档案能够更好地服务大众和社会。

3.2 建立健全的信息资源共享机制

建立健全的信息资源共享机制，能够保障数字化档案的使用和传递效率，通过对档案资料的及时收集与整理，并做好数字化处理工作，能够满足不同用户的使用需求，同时丰富数字音频视频资料档案种类和内容，增强数字音频视频档案资料的实用性。一方面，档案人员应提升服务能力，通过用户的反馈和沟通，掌握用户的需求变化。并将用户需求作为档案资源拓展的主要参考，主动为用户提供更具针对性的服务，形成长效化的数字档案共享机制，推动数字音频视频资料档案良好发展。另一方面，数字音频视频资料档案管理与共享要完善的服务平台作为支撑，需要建立专业的管理团队去运营服务平台，明确服务的目标，减少档案资料互不兼容的问题，为档案资源的共享提供更为广阔的空间。

3.3 加大网络防护力度提升档案资源安全性

网络病毒是一种破坏网络资源和数据的程序，相关网站和服务器一旦被感染病毒，就会出现瘫痪和无法运转的问题，影响数字音频视频资料档案管理工作的顺利开展与进行。为减少网络安全问题对数字化档案资源的侵害，可采取必要的保护措施，保障数字音频视频资料档案的安全性。第一，可加强对访问权限的控制，利用密钥技术来提升数字化档案资源应用的安全性。只有从源头来实施安全防护，才能更好的杜绝安全问题的真实发生。第二，做好网络病毒查杀工作，防止非法用户利用联网的手段来对档案资料进行篡改。同时对数字化档案进行定期的维护，采用抽样的方式对档案进行安全性的检测，防止病毒和黑客的入侵。第三，重视对数字音频视频档案资料的定期备份，设置定制备份和多重备份的规定，并对重要的档案资源进行加密。防治非法用户对档案材料的任意改动和资料的损坏和丢失，全面保障数字音频视频资料档案的安全性。

4 结语

总而言之，在数字化档案中数字音频视频资料作为重要的档案资源，随着计算机技术发展而广泛的普及和应用。在实际工作中，不仅要重视数字音频视频资料档案管理的有效性，还应重视其安全。要重视对传统管理理念和方法的创新，加强对线上管理系统的建设，不断提升数字音频视频资料档案管理和服务的水平，实现数字音频视频资料的优化管理和实时共享。

参考文献

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[3]刘雪锋.信息化环境下高校视频档案资源管理研究——以许昌学院为例[J].软件导刊（教育技术），2016，13（02）：77-78.

作者简介

贾瑞婷（1986-），女，河北隆尧人，硕士，中级，从事资料档案管理研究。