档案信息化建设与档案管理的几点思考

王智涵

摘 要：互联网改变了各行各业的运作方式，企业档案管理工作也必须与时俱进，传统的档案信息管理方式已经不适应当前社会的发展趋势，因而促进企业档案管理的信息化建设尤为重要。本文笔者将根据自身多年的工作经验，从档案信息化建设的背景出发，提出几点推进档案信息建设与管理的有效措施，以期为新时代企业的档案管理工作提供一些参考和借鉴。

关键词：档案管理;信息化建设;措施

档案的信息化是在计算机技术、网络技术以及数学化技术的协同发展背景下产生的，新时期的档案管理人员需要利用这些先进的技术对档案进行更深层次的了解和分析，档案管理本身是一项比较繁琐的工作，而要促进企业档案的信息化管理也是一个相对漫长的过程，在此过程中会出现各式各样的问题，为了保障档案管理工作的顺利有效进行，档案管理人员应该做好必要的准备，结合实际情况，制定出有效的策略。本文笔者将重点阐述企业档案信息化建设的策略。

1 档案信息化建设的背景

随着社会的发展，档案保存的方式也在不断发生着变化，过去是由人工保存和管理企业重要的文件，其缺点相当明显，需要耗费档案管理人员很多精力，并且查找起来非常不方便，而且纸质材料一旦丢失或者损坏就无法复原，而信息化的发展，为建立数字化档案提供了可能性。档案信息化建设对国家的信息化建设有着重要的影响，是顺应时代和社会发展需要的重要举措，发展档案业务，提升档案信息的服务水平对促进企业的健康长足发展有积极的作用。企业的档案管理是以企业的发展需要为导向，依托档案管理平台，重点是做好档案的数字化以及对电子文件的保存，是一项促进企业科学发展和实现企业信息资源共享的系统性任务。

2 档案信息化建设与管理的有效措施

2.1 更新观念，提高对档案信息化的认识

要促进企业档案的信息化建设与管理，首先就是在思想上进行改变，要与时俱进，更新观念，让档案管理工作人员从原来的管理方法和理念中解放出来，充分认识到促进档案信息化的重要性，并将其作为企业生存和发展过程中的大事，这一方面与科学技术的进步息息相关，另一方面也与企业的人才培养密不可分。因此，我国的企业需要意识到自身在档案管理上存在的不足，由于我国的档案管理事业的起步较晚，基础比较薄弱，因而更需要主動学习，踏实地走好每一步，将劣势转化为优势，不断推进我国档案信息化的进程。而企业的其他部门及领导也应重视档案管理工作，积极配合档案管理人员的工作。

2.2 制定档案信息化的总体规划和规章制度

档案管理是一项复杂的工作，要做到档案的信息化需要耗费相当大的人力、物力和财力，所以企业的管理者首先是需要转变观念，利用现代化的技术和设备，并结合企业发展的实际情况，明确企业的发展方向，制定档案信息化的总体规划和规章制度，这能有效降低企业人才档案以及其他重要文件存储和传输过程中的风险，用规则引导工作，规范档案信息化过程中的行为。规章中必须明确科研管理人员的权利和义务，针对传输和保存过程中可能存在的数据丢失和泄露等方面的风险建立责任追溯体系和第三方监督，在进行归档工作时，务必做好备份工作，对重要材料还应有纸质材料的备份，并且要将备份的过程通过音频或者视频的形式保存下来，在扫描和复印时要做好必要的删除和销毁工作。

2.3 加大档案信息化建设的软硬件设备投入

企业要做好信息化建设工作，需要根据国家对相关行业的规定，选用符合标准的硬件和软件设备，实现档案管理数据库和通信方式的科学化。当前，我国的企业在档案信息化方面水平参差不齐，从整体上看，能够实现档案信息化的企业比例较小，并没有形成规模效应，究其原因，与企业管理者的重视程度以及对设备投入的多少直接相关。针对这样的情况，企业需要加快建立和完善人才档案和其他重要档案信息化的体制机制，争取在一定时间内做到意识和行动上面都跟上来，达到通力合作和协调发展的目标，让国内大部分企业的信息化水平得到相当程度的提升，为未来企业间信息连接和共享打下坚实的基础。此外，促进企业的档案信息化建设的根本目的在于降低档案管理工作的难度，着力提高对档案信息的利用效率，增加其使用价值。传统的档案管理工作任务非常繁重，企业急需先进的技术和设备来改善这一现状，比如通过扫描仪和智能识别技术将文字、图片以及音频资料转换成数据信息，利用统计分析软件对档案数据进行有效处理。在对数据进行存储和更新时，云计算技术为降低管理成本提供了支持，借助云技术档案平台可以快速实现对数据的存储、查找和传输，并且能够最大程度保证数据的安全性和完整性。面对信息化的诸多优势，企业应该加强在这方面的设备投入，以满足日益增加的发展

需要。

2.4 保障信息管理的安全性

除了要依靠先进技术的辅助以外，对高端人才的配备也是必不可少的，高素质的档案管理人才可以为企业档案信息化提供有力的加持。档案的信息化管理需要将档案的收集、存储、查找和统计等过去完全依靠人工完成的环节转变为自动化的管理模式，这背后需要有一支与之相匹配的人才队伍提供支持。首先企业需要着力引进一批高素养、强技能的档案专门管理人才，他们具备较强理论知识的同时还拥有一定的工作实战经验，可以很快适应企业的工作，其次是要加强对现有档案管理人员的培训，要求他们学习专业知识，提升计算机的操作能力和水平，再次企业需要完善相关的奖励机制，留住人才，因为管理工作往往很容易被忽视，但却很重要，所以领导需要意识到档案管理人员也需要关怀和照顾，让他们能够以饱满的热情投入到工作

当中。

2.5 实现资源共享

档案信息化的重要目标之一就是实现资源的共享，企业的档案信息化建设要求不仅能够为企业的客户群体提供专业的服务，还能为其他的网络用户提供必要的信息服务，有些企业还会为特定用户提供专门的信息咨询，这就要求在建立档案时进行认真的加工、提炼和开发，通过搭建完善的数据库资源分享平台，让电子化的信息档案不再局限于企业自身这个狭小的范围，而是能够更大范围、更高程度地为社会上所有可能服务到的人员提供全方位的信息资源共享服务。

3 结语

综上所述，档案管理是一项复杂的工作，要改变其管理方式也需要经历一个比较漫长的进程，企业的档案信息化建设和档案管理工作对企业的生存和发展有着重要的意义。企业的管理者需要从意识上改变对档案管理工作的成见，更新观念，提高档案的现代化水平，加快制定和完善相关的管理制度，加大在设备方面的投入，做好硬件设施准备，还应该重视对人才的储备，引进高水平的人才，组织针对档案管理人员的专业培训，保证档案信息的安全性和完整性，搭建企业信息共享平台，实现资源的共享，做好企业信息服务工作，在推动企业自身可持续发展的同时也为促进档案管理事业的发展不懈努力。

参考文献

[1]纪英俊.档案信息化建设与档案管理的思考[J].才智，2019（33）.

[2]王莹.档案信息化建设与档案管理的相关思考[J].办公室业务，2016（05）.

[3]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016（03）.

[4]韩春荣.档案信息化建设与档案管理的几点思考研究[J].青春岁月，2016（01）.

[5]李海霞.谈新形势下档案信息化工作的几点感想[J].办公室业务，2018（21）.