馆藏纸质档案数字化加工策划及管控分析

李文霞

摘 要：在本文中，通过对于馆藏纸质档案数字化的研究分析，提出了合理的加工方式以及相应的工作路线，详细阐述了纸质档案数字化加工过程中的掌控要点，从而确保纸质档案数字化工作的顺利进行。

关键词：馆藏纸质档案;数字化加工;研究分析

在当前阶段，纸质档案数字化逐渐成为档案数字化建设的重要工作，并且伴随着时间的不断发展，纸质档案的数字化发展已经直接影响到了馆藏档案数字化的业务管理水平，伴随着时间的发展，纸质档案数字化在档案管理中发挥的作用也越来越重要。所以，在馆藏纸质档案数字化工作中需要掌握一些基础性的原则，采取相关的管理措施以及技术手段，选择合理的加工措施以及路线，进而增强纸质档案的数字化效果，推动档案管理工作安全运行。采取纸质档案数字化的方式也可以切实保障了档案管理工作的照常实施，进而发挥出档案数字化工作的整体作用。

1 纸质档案数字化的基本原则

1）安全性基本原则。纸质档案数字化的主要原则是安全性原则，其中主要包含了实物档案以及电子档案等，这些档案信息主要牵涉到了个人、企业以及国家的相关机密，因此，档案管理的安全性是非常重要的。在档案数字化管理的过程当中，需要进一步加强纸质档案数字化各个关键环节的安全信息管理，从而在一定程度上保证纸质档案以及档案信息的可靠性。

2）价值、效益的基本原则。在当前阶段，纸质档案的数字化建设不仅仅需要投入大量的资金以及相关设备，与此同时，也需要大量的人力成本等。档案管理的后期成本以及档案管理技术的维护成本、人力成本、风险成本比较大，需要进行持续性的投入等等。所以，在纸质档案数字化建设的前期阶段，应当依照馆藏档案价值优先、珍藏档案优先的原则进行数字化加工并且保存，通过这种方式，可以确保纸质档案数字化资金的投入达到最佳的效果。

3）档案规范化原则。在纸质档案数字化的建设过程当中，牵涉到的档案管理标准以及相关的规范非常多。其中，主要包含了电脑设备的信息处理、相关计算机参数额设置、档案的储存格式、档案的管理模式等等。所以，在纸质档案的数字化过程当中，需要依据国家的相关规定以及有关的档案管理规范进行纸质档案数字化管理。所以，在纸质档案数字化的加工过程中，需要结合所购置数字化设备的相关情况制定具体的操作流程。另外，纸质档案数字化的成果需要依据最新的国家标准以及相关的规范进行数字化建设验收以及纸质档案数字化的检测工作。

2 纸质档案数字化建设的前期准备阶段

1）需要进一步明确纸质档案数字化建设目标以及主要任务。在当前阶段，需要依据企业的纸质档案信息化的建设目标以及工作计划，并且，需要档案管理人员明确数字化建设需要完成的工作任务以及主要的档案数字化建设的主要目标。

针对纸质档案数字化建设中的附加任务，在完成纸质档案数字化信息建设的同时，还应及时解决传统的纸质档案管理中的历史遗留问题。比如，在档案管理中的页码错编问题、页码漏编的问题、档案的装订序列问题、目录的错误问题、纸质档案所出现的破损问题等，需要将这些相关问题进行统一解决。除此之外，还需要完成馆藏纸质档案数字化的实物清点工作。

2）纸质档案数字化的数据调查以及前期的准确工作。其一，档案管理中的实体档案。首先需要针对档案管理中的档案分类、档案的存储形式、档案的保存情况、纸质档案的装订情况、纸质档案的整理情况等等。另外，纸质档案的数字化建设过程当中，往往会产生一些不同的影响，并且需要直接关系到档案数字化的管理设备的类型以及纸质档案数字化建设的进度、档案数字化管理的效率，另外，这些相关的纸质档案数字化信息也是数字化档案管理中外包方重点关注的。在档案数字化的加工中，在制定档案数字化的时候，首先需要充分的掌握纸质档案数字化的具体情况，同时，这也是纸质档案数字化建设中非常重要的一个方面。其二，纸质档案数字化建设中的电子目录信息。在当前阶段，需要对于企业的档案电子目录的相关内容以及档案的储存状态进行调查，并且可以将细化的内容细化到档案的格式以及档案内容等等。在纸质档案数字化的加工过程当中，需要注意其中的档案内容交接、档案信息数字化的文档管理、档案数字化成果的连接等等环节。

3）在纸质档案数字化加工中需要广泛收集最新的标准以及规范。在纸质档案数字化加工策划当中，首先需要广泛的搜集最新的档案数字化建设相关标准以及相关的规范、管理措施、档案管理系统，并且，需要将所搜集的相关的档案信息数据的管理标准以及有关的档案管理规范，通过这种方式，可以在保证纸质档案数字化加工策划的规范性，另外，还可以将纸质档案数字化技术的相关参数以及操作规程进行规范化。

4）纸质档案数字化加工策划场地的规划工作。在当前阶段，需要依据纸质档案数字化加工策划的具体内容、建设的规模、建设的数量，通过这些相关的内容确定数字化加工所需要具体面积。另外，还需要根据纸质档案的相关管理要求以及安全规范，以此来确定纸质档案数字化加工场所的具体地点。

3 纸质档案的数字化加工方案

目前，纸质档案的数字化加工方案，主要涵盖了档案数字化的主要对象、数字化的主要目标、档案数字化的相内容、数字化的加工的成本等等，以下就进行了详细的描述。

1）纸质档案数字化技术的具体方案。其一，纸质档案数字化加工全过程的生产工艺流程。根据纸质档案数字化加工中所牵涉到的相关过程，编制出了以下流程，档案实体处理流程具体表现为：在数字化加工期间，需要对扫描件和非扫描件进行合理的区分，其中主要包含了档案扫描，图像处理、验收成果以及管理成果，然后进行整理装订，做好入库登记工作。而在出库的过程中，需要拆除装订，准备目录数据，进行数字化前处理，然后进行出库登记。其二，纸质档案数字化技术的相关指标主要涵盖：色彩模式、分辨率、档案的储存格式等等。并且，这些相关的指标都需要符合《纸质档案数字化规范》，与此同时，也需要符合企业档案数字化加工的具体情况。其三，纸质档案数字化的加工方式。在一般情况下，需要依据企业的实际状况来选择合理的档案数字化加工方式。主要有两种方式，一种是独立完成其中的一部分或者独立完成所有的生产。另外一种是相互分工协作的流水线模式。其四，数字化加工的设备。主要涵盖了两种，即硬件设备以及软件。其中，我们所说的硬件设备主要指的是档案数字化加工的相关设备，并且在选取加工设备的过程中需要设备的一些相关的指标，其中就主要包含了图像的质量、存储的空间等等。而软件指的是纸质档案数字化加工的处理软件，另外，可以通过专业化的软件，集中处理数字化加工过程中的任务。

2）档案数字化加工的保密方案。纸质档案数字化加工的保密方案需要遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》以及纸质档案数字化加工策划的有关规范。另外，还需要有效的结合纸质档案的数字化加工流程以及企业的實际情况，整理出可能会发生的一些保密风险，规划证具体的风险级别，与此同时，根据风险的级别来制定纸质档案数字化加工的安全保障措施，进而协调纸质档案的数字化工作以及保密工作。

4 结语

在档案信息化的建设进程当中，纸质档案的数字化加工是非常重要的内容，并且也是一项非常庞大的工程。在纸质档案数字化的加工过程当中，除了掌握档案数字化加工的具体路程、相关的技术、加工规范，与此同时，还需要健全相关的管理制度、管理流程，从而进一步提高档案数字化的效率，保证数字化质量。

参考文献

[1]褚莲清.浅谈馆藏纸质档案数字化加工策划及管控[J].中外企业家，2019（35）：119-120.

[2].西山区档案局馆藏档案数字化加工项目（三期）通过验收[J].云南档案，2019（11）：23.

[3]武爱华.关于做好馆藏纸质档案数字化加工的几点建议——以聊城市城市建设档案馆为例[J].兰台内外，2019（32）：73-74.