信息时代政府档案保密工作存在的问题及对策

韩悦

摘 要：档案保密工作对于党政机关、企、事业单位乃至国家的安全和利益而言都有重要的价值与意义。当前，互联网的影响无处不在，作为文秘工作的重要一环，档案保密工作也应该与时俱进，积极适应信息技术时代的要求。本文分析了在信息时代基层政府档案保密工作存在的问题，并进一步提出了应对之策，希望能推动更加规范和科学的档案保密工作的开展。

关键词：信息时代;档案保密;对策

1 政府档案保密工作存在的问题

1.1 档案保密人员的专业性不强

信息化的快速推进，电子档案日益增加，政府机关单位档案保密工作的难度也在逐步加大，档案保密人员的专业素质也应当不断提升。目前，有些基层政府只有某个科室主要负责整个单位的档案保密和管理工作，人数较少，并且年龄都在30-45岁之间，而且所学专业也与档案保密工作没有关系。另外，由于政府对档案保密人员的培训教育次数有所减少，因此他们对于处理某些保密难度较大的档案管理工作的专业性比较缺乏。其他普通科员都很少直接接触保密工作，也没有系统地受过保密培训，保密意识不强，难免会发生无意识泄密情况。对于传统的流动性较差的纸质档案，可以将其放置在特定的地点存放和保管，保密难度不大，而对于日益增加的电子档案，流动性和灵活性都较高，如果只是继续延续一贯的档案保密方式，不加强档案保密人员的专业能力和素养，那么则不能完全保证档案尤其是电子档案的绝对安全。

1.2 电子档案保密制度不足

对于传统的纸质涉密文件，政府一般有一套严密的管理制度，由专门的部门和人员进行管理，但是对于电子档案，只是由各科室进行管理，由各科室确定的专门保密人员进行专人管理，但是却没有形成具体完善的制度规定，说明政府机关针对电子档案保密工作所制定的制度还不健全。在电子档案保密难度与日增加的互联网信息技术时代，如若保密管理制度不更新或者各科室落实不到位、落实效果不好，势必会给档案保密工作造成一定的影响

1.3 电子档案保密技术欠缺

政府机关档案保密工作也受到互联网大数据时代的冲击。最主要的是网络安全对档案保密管理的影响和冲击。政府机关管理档案秘书人员年龄都偏大，对信息技术时代的敏感度不高，而且很多科室缺乏专业的信息技术人员，所以信息技术水平相对较低，在开展档案保密信息化建设过程中缺乏充足的技术支持，因此电子信息保密系统存在安全隐患。如果计算机或一些电子设备出现故障无法读取档案时，自己所在部门往往没有技术人员可以及时解决问题，不得不请求技术部门解决，不仅耗费了时间，而且还有可能被外部网域或“黑客”攻击侵入窃取秘密文件，给工作带来巨大危害。

2 政府应对措施及改进建议

2.1 提升档案保密人员的专业性

政府应该多增加一些与档案保密工作专业对口的、计算机及网络技能突出的专业档案保密人员，并进一步扩展保密安全教育，将政府的保密制度、保密法规和计算机、光盘保密等信息技术方面的保密知识和法律法规纳入日常学习计划中，并且定期增加对保密员的专业化的保密工作培训的次数、采用集中教育、宣传教育等多种方式，把保密教育经常化，督促保密人员能真正把相应的保密制度转变为专业的职业素养和个人的行为准则，能在头脑中、心中牢固建起一道坚实的严防泄密的思想城墙。对于不直接接触涉密档案的其他科室人员来说，政府也应该加强宣传教育及培训学习活动，使其保密、守密的思想意识提高、保密敏感度提升，从其他各方面配合档案保密员的工作，共同保护单位涉密档案的安全。

2.2 完善电子档案保密制度建设

政府应该加强和完善对电子档案的保密制度建设，既要继续完善和更新已有的纸质化档案的保密制度建设，更要加强制定、完善电子档案的保密制度。可以采取现在其他单位实行的电子信息档案的“双套制”的归档管理。“双套制”融合了纸质档案和电子档案各自的优势，“双套制”有其必要性，它们将在一定时期内并存，互动发展。一是要深化电子档案的保密管理制度。各地政府可根据本单位的实际情况，结合对纸质涉密档案的管理制度，建立健全电子信息档案的登记、收发文、制作打印、传阅、借阅、保管、清退制度，比如，电子档案的管理、定密制度、各种账号和密码的注册管理制度、计算机等电子设备的管理制度、电子档案查询、传递与利用制度等，构建信息化环境下电子档案信息安全体系;二是要更新电子档案的保管制度。要对计算机进行多重加密和隔绝外部网域的措施，对存有保密電子档案的磁盘和光盘进行专门防写处理，避免划、擦、触摸记录涂层;有些应装盒储存，避免强磁场强，隔离有害气体，而且要控制好相对湿度和温度同时要不断提高保管技术要求和防护水平，建立有效的防治系统。

2.3 提高档案保密技术防范手段

随着信息技术深入渗透到档案工作，档案管理对信息技术的依赖愈发明显，档案信息化建设成为新时期档案工作的趋势和潮流，那么加强和提高档案保密技术手段迫在眉睫。在互联网信息时代，政府机关必须加强档案保密技术防范措施，一是要多培养专业信息技术人才，政府除了要在专门科室配备专业的信息技术员，也应当在每个科室都配有专业的技术员，对于专门的涉密档案管理人员，要不断提高其计算机能力，可定期参加相关计算机网络技术的培训，确保操作人员既有强烈而敏感的档案信息保密意识，又具备突出的计算机应用与保护、修护能力;二是政府要高度重视网络信息安全保密设施的建设，首先政府机关要加大对电子档案保密工作的资金投入，及时更新保密技术和设备，建立完善的病毒和黑客防御系统，不断提高安全防护技术水平，包括计算机技术、网络技术等;其次要采用现代化的监控技防设施与安全防护设施，对于要下载或使用涉密档案的秘书工作人员，能够监控到其下载或使用路径，全程严格监控，如若发现连接外网域，能够及时拦截并追踪，保证政府保密文件不会泄露遗失。

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