浅谈办公室档案管理信息化

武世伟

摘 要：伴随着信息网络化的飞速发展，传统的管理模式已经难以满足现实工作需要，信息化管理不但提高了单位整体工作效率，同时也推动档案管理更趋于精准化、科学化。在信息化管理给档案管理工作带来高效便捷的同时，也引发了一系列问题，本文结合自身实际工作对相关问题展开讨论，并提出可行性建议。

关键词：办公室;档案管理;信息化

近年来，随着社会的发展，我国经济水平逐步提升，市场竞争日益激烈，事业单位要想提升市场竞争力，就必须全面加强各项管理工作的完善，合理引进先进的管理理念、技术及设备。在信息化时代背景下，计算机技术、网络技术、数据库技术等逐步渗入到事业单位管理工作中，在这种情况下，事业单位应该紧跟时代潮流，引进现代化信息技术，完善技术设施配置。在事业单位档案管理方面，构建信息化管理平台，充分认识现代化信息技术在档案管理中的价值，加大资金投入，引进现代化信息技术，完善相关软件、硬件设施配置，大力培养信息化档案管理人才，实现事业单位在档案管理工作中的优化转型升级。鉴于此，本文围绕“提升事业单位档案管理信息化建设的对策”进行分析研究，具备一定的价值意义。

1 事业单位档案管理信息化建设问题分析

1）信息化技术利用水平低下。在信息化飞速发展的时代，从一定程度上来说，作为办公室档案管理人员，不再是充当传统的信息传递者角色，而是变成了信息管理者，而相当一部分管理人员依旧停留在传统的档案管理模式，对信息化档案管理缺乏认知，就目前的情况来看，许多单位对于档案的存储及查找，依旧停留在档案柜的阶段，对于计算机信息管理系统的利用率较低，加之缺乏档案管理软件辅助，档案管理工作难以达到高效精准。同时，对于档案信息也难以进行及时有效的传输，保存的档案文件丢失、损毁现象较为严重，这种管理模式不但占用了大量的空间，加大了管理成本，而且管理效果尤为低下，严重阻碍了档案管理信息化建设进程。

2）档案管理人员素质有待提升。有的事业单位发展规模和经费的不足，对档案管理人员缺少考核和档案管理培训，档案管理人员不知道其在平时的档案管理工作中的任务和注意事项，只是知道最基础的信息录入，还不能保证信息的精准性，没有工作效率。与此同时，有的档案管理人员在档案分类的时候不能很好进行细化，档案管理工作效率低下，对计算机的操作不熟练，工作起来任务完成效果低、质量不达标，遇到问题的时候不能及时汇报给上级部门，严重影响事业单位档案信息化管理工作的开展和进步。

3）档案信息存在安全性威胁。档案管理的信息化，提高了档案管理工作的效率，但由于計算机网络具有开放性特征，随着信息科技的不断发展，信息安全隐患也随之而来，一旦档案管理系统受到病毒入侵，轻则系统瘫痪无法正常运行，重则导致关键性档案数据丢失，造成不可估量的损失。就目前来看，除了受到外部病毒攻击以外，许多档案管理人员对于档案信息化安全意识比较淡薄，未能做到防患于未然，档案备份、关键档案加密处理、定期网络安全排查等工作并未做到位，给档案管理带来严重的安全隐患。

2 新形势下事业单位档案管理信息化建设策略

1）建立健全档案信息化管理机制。传统的档案管理是以纸张为载体的，在长期储存的过程中，难免出现纸张受潮或遭虫蛀，或者文字因光照氧化出现字迹模糊的情况。因此，档案管理部门应该改变档案管理方式，引进现代化科学技术，加大资金投入力度，构建一整套完整的信息输入、存储、分析、编辑、输出一体化系统，并将计算机硬盘、磁盘及光盘等电子档案存储媒介储存在合理的地方，按照时间、种类及机密程度，分类存放，将储存室温度控制在17℃至20℃，湿度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，确保档案信息的完整性。同时，使用数字处理技术，将纸质档案转化为电子资源，储存起来，建立数据库，实现档案信息的异地共享，提高档案利用率。

2）强化落实，提高档案管理信息化利用程度。办公室档案信息化建设的目的在于提高档案管理工作的效率，因此，要依据实际情况逐步转变传统的管理模式，促进档案信息采集、存储、调阅和传输方式的转变，健全相应的档案管理制度，规范档案管理人员的工作流程，充分发挥信息化优势。加强档案管理信息化建设的软硬件配置，这是实现信息化建设的基础所在，除了要为档案管理部门配备相应的硬件设施以外，还需依照技术发展，不断引进先进软件配置，以此确保档案管理信息化的安全、及时、高效。只有从多方面入手，才能不断健全当前的管理模式，提升档案管理信息化的利用程度。

3）注重档案信息资源的开发利用。档案信息资源建设是档案信息化建设必不可少的，如果缺少可以利用的档案信息资源，档案管理信息化就没有办法建成。首先，以档案的目录为主体进行全部档案的建设，对事业单位中各部门之间分散的信息进行整理。档案资料的整理应该在“统一领导、分级管理”的档案管理体制之下实现现有的国家档案资源的有效配置，方便适应档案资源的社会共享。其次，利用数字化对档案资料进行处理，保证实体的纸质档案资料全部转变为数字化信息资料，对于相应的图片，需要采用技术性能，保证图片的完整完善性。最后，根据电脑信息化管理平台再对档案信息进行分门别类，尽量运用最简单的方式呈现出相关档案信息，帮助档案管理人员提高工作实效。

4）坚持安全利用，维护档案权威。电子档案虽然有诸多益处，但是由于网络环境的不稳定性，信息泄漏风险较大，为了保持人事档案信息保密及适度公开的平衡，应该从以下两个方面保障档案安全：（1）制定严格的档案安全管理制度。事业单位应根据档案利用的需求，制定科学合理的开放利用程序，构建差异化的等级权限制度以及责任追究制，对于涉及个人隐私及组织机密的部分，只提供给需知情的合法利用者。（2）以科技手段及技术设备来保障档案安全。确保原始档案的唯一性，而且必须要有当事人的亲笔手稿、签名或者是公章等具有法律效用的凭证，在档案管理过程中，做好电子档案备份工作，并且合理利用计算机防火墙，以免计算机故障，或者是遭到电脑黑客、病毒入侵导致电子档案丢失，或者泄密。

5）重视人才，提高档案人员信息化专业素养。档案管理信息化建设离不开专业人才的支撑，除了需要引进专业人才以外，还需对当前在岗管理人员加大培训力度，通过引导自学、现场指导、专业培训等形式不断提升档案管理人员的专业素养。对于培训内容，不但做到全面覆盖，同时也要有针对性地培训，除了办公室档案管理信息化知识以外，还需强化计算机网络知识、互联网技术等相关知识培训，以此转变档案管理员的管理理念，提高自身管理水平。

3 结语

综上所述，随着社会的发展，档案管理的工作方式甚至理念都发生了一定的变化。2014年，国务院发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确提出了档案管理工作的改革方针，为事业单位档案管理工作的变革提供了指导。在大数据时代背景下，传统的档案管理工作模式及技术手段已经无法满足现阶段社会对于档案利用的需求，应用现代化的科学技术手段，比如说计算机技术、数据库技术，构建一个完善的网络化、数字化档案管理体系，实现档案信息化建设的目标，提高档案管理工作效率及质量，提高档案利用的时效性、效率及价值，是档案管理工作发展的必然途径。因此，事业单位需注重档案管理信息化建设工作，进一步带动事业单位整体管理水平的提升。

参考文献

[1]杜弟丽.新形势下事业单位档案管理规范化标准化的途径[J].办公室业务，2019（06）：51.

[2]王杉杉.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].才智，2019（07）：210.