电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

曲长英?周静

摘 要：电子档案管理是现代化事业单位在经营的过程中进行管理工作时的一个必要环节，电子信息档案管理模式使得档案管理工作的效率和质量都得到了极大地提高，同时这也是计算机电子技术在事业单位管理工作中的一项重要应用。因此，本文就电子信息档案管理在事业单位中的应用以及如何控制风险展开了讨论，希望能够给读者带来帮助。

关键词：电子信息档案管理;应用;风险;措施

电子计算机技术的应用改变了当前社会中很多行业的工作模式和发展状态。在行业竞争日渐激烈的同时，事业单位如果能够合理应用电子计算机技术做好电子信息档案管理工作，那么就能够有效的避免一些经济风险和更好的控制各项成本支出。由此可见，电子信息档案管理工作是事业单位进行深入发展和业务拓展的一个重要途径，做好该项工作能够为事业单位在发展过程中带来很多实际的帮助;但从另一方面而言，如果事业单位不重视对电子信息档案的管理，那么很可能在发展过程中遭遇严重的风险而造成极大的经济损失。

1 电子信息档案管理在事业单位中的应用

1）电子信息的应用极大的提高了办公效率。电子档案与传统的纸质档案相比最大的特点便是这种档案信息可以通过存储在光盘、磁盘等电子信息存储载体中，而这种方式使事业单位的档案信息更加便于携带和保存，而事业单位的工作人员在进行档案管理时也会更加便捷和快速，对于提高办公效率发挥了很重要的作用。此外，电子档案可以通过计算机进行信息的读取和数据的处理，而计算机的运行速度相较于传统的人工信息查阅速度会有很大地提高。同时，在传统的纸质档案管理过程中，很容易出现由于人工失误而导致的字迹模糊、信息丢失、不全等现象，这也是导致以往很多事业单位中档案管理工作不力的重要原因，而在电子信息档案管理的模式下则不容易发生这种问题。

2）电子信息的应用提高了档案传递的安全性。信息和资料的传递安全是现代化事业单位极为重视的一个工作部分，并且在实际的工作过程中，很大一部分档案信息丢失现象都发生在资料的传递过程中，因此如何提高档案传递的安全性便成为很多事业单位管理工作中的难点问题。电子信息档案管理技术的应用很好地改变了这一不良现象，这种电子信息技术代替了传统的人力传递资料和信息的方式，同时电子版的事业单位档案资料相当于传统的纸质版本更加容易保存和运输，不容易发生破损或丢失的现象，所以这对于提高档案传递的安全性发挥了关键的作用。目前，除了发生网络故障问题之外，电子信息档案传递基本不会发生其他安全问题。

3）电子传输实现资源的共享。在现代化社会中大数据和资源共享已经成为人们日常生活和工作过程中常见的现象。但是在以往的事业单位中，由于传统档案管理工作模式在信息傳递和共享方面的落后，导致各工作部门之间不能及时的进行资源的共享，从而使得大量的纸质文档和文件被闲置在档案管理室中，这是对资源的一种极度浪费。但是在现代化信息管理技术的作用模式下，人们可以利用计算机轻而易举的实现电子信息的传递与共享，工作人员可以在短时间内传递大量的数据，极大地提高了工作效率。同时，这种工作模式也使得事业单位更好的适应了新时代社会的发展速度，在很大程度上提高了事业单位的经济效益和办公效率。

4）信息便于管理和保存。传统的纸质文件和档案在保持了较长时间之后，很容易受到周围环境因素影响而发生虫蛀或者潮湿等现象，这会在一定程度上破坏纸质的档案文书，从而影响事业单位档案信息的完整性和准确性，使用起来极为不方便。但是电子档案便可以通过储存在互联网中来避免这些不良现象的干扰，不易破坏且查找便捷，同时对于事业单位而言也能够节省出大量的人力和物力资源投入到其他工作环节中。由此可见，电子档案信息管理模式必将成为未来事业单位的重点发展方向。

2 电子信息档案管理风险控制的措施

尽管电子信息化管理技术与传统的管理技术相比具有全面的提高和更多的优点，但是这并不意味着电子信息档案管理应用模式不存在缺陷和风险。在现代化信息技术和计算机技术高度发达的时代背景下，密码技术和破解技术的发展可谓是相伴而生。因此随着计算机运行速度的不断提高，很多在以前很安全的密码技术就目前而言也并不安全，而这也是电子信息档案最重要的一个缺陷问题。所以对于很多事业单位而言，如何对电子信息档案管理工作中的风险进行有效控制便是应该重点关注的问题。

1）积极引进最新技术。为了提高事业单位电子信息档案传递的安全性和稳定性，可以通过引进最新的先进技术来提高对密码破解机制的防范。计算机技术的快速发展在促进信息共享和资料传递的同时，也在很大程度上降低了人们的信息保密和安全意识，所以加强事业单位的电子信息档案安全防护机制便是接下来工作的重中之重。事业单位通过积极的引进最新技术，可以很好的改善档案信息加密工作效果，在大数据的时代背景下，对于事业单位的发展而言具有关键性的影响意义。

2）制定相应的规章制度。优化和提高事业单位电子信息档案管理一方面要从提高技术做起，而从另一方面而言，事业单位还应该注重对工作人员的管理，即通过制定相应的规章制度来提高档案信息的传递和管理安全性。事业单位想要实现规章制度的有效落实，就需要通过合理的分配系统操作权限来降低档案信息安全事故发生的风险，可以在互联网上权限的管理和分配，同时有效的进行分级管理和领导监督等措施，以此来保障事业单位工作人员在规章制度的管辖范围之内进行工作

3）及时消除风险。在发现事业单位档案信息管理存在着风险时，工作人员及时的采取措施对风险进行消除可以更好的保护档案信息不受到侵犯和盗取。对于电子档案信息管理工作而言，最容易发生安全问题的工作环节就是在事业单位进行计算机等设备的维修和养护的时候。因此，在此期间工作人员要根据计算机网络问题的复杂性主动采取措施对档案信息提供必要的安全防护，必要时可以采取将电子档案信息转移到其他设备中的方式来保障其安全性。

4）及时进行预防和保护。事业单位做好档案信息管理安全的预防和保护工作能够更好的保障机密信息不被轻易盗取，因此相关事业单位应该通过进一步加强档案管理风险预防措施，或者提高信息安全管理等级等方式来对其进行保护。此外，对于档案管理人员的挑选也应该更加严格，必要时要对其进行专业的培训保障工作质量。

5）山东省产品质量检验研究院在保护档案电子信息数据安全的措施。（1）做好安全工作，防止非法使用而造成机内文件破坏和丢失。（2）及时对重要的文件和数据进行备份存档，必要时可进行数据和文件的恢复。（3）外来磁盘和U盘原则上不得上机使用，确因工作需要则需经负责人同意，并经严格病毒检查后方能上机使用，未经病毒检查的U盘和磁盘不得使用。以免计算机被病毒侵袭。（4）存储原始数据的自动化设备应采取加密措施，防止非授权人员进入程序，以保证数据输入、数据储存、数据传递、和数据处理的真实性和可信性，原始数据应进行备份。（5）应用程序、信息管理系统应采取加密措施防止非法进入，并对使用人员在职责范围内设置访问权限，保证未经授权的人员无法对数据进行更改。每一位系统使用人员对系统数据的编辑，修改、删除和调用记录都将被存储在数据库中，并标记具体的操作日期和时间，处理前的数据同时予以保留，处理后的数据可追溯到原始数据，以此防止原始数据被篡改和丢失。

3 结束语

总而言之，电子信息档案管理是事业单位日常工作中的一项重点内容，档案信息的安全关乎到其自身的发展，因此每一位工作人员都应该给予充分的重视。要进一步加强对电子档案信息的安全防护，提高管理人员素质和水平，进一步完善我国电子信息档案管理工作的发展。

参考文献

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[2]孙青.探究电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].经济研究导刊，2018，31：195-196.