新时代档案管理的主要问题与对策

夏海艳

摘 要：档案具有记录史实，反映当地文化等功能，具有重要的文化价值和社会价值。在新时代，档案管理工作已成为我国发展文化事业中的一项基础性工作，逐渐受到政府的重视。然而现阶段我国档案管理工作还存在一定欠缺。本文通过查阅大量文献资料，结合湖南档案管理机构的管理工作进行分析，指出了档案管理工作的不足之处，并简要剖析了档案管理工作存在疏漏的原因，针对出现的问题从调整馆藏资源结构、完善基础设施、提高档案管理工作公众化程度等方面提出对策。

关键词：新时代;档案管理;对策;档案馆

档案是人类社会发展的记录，在推进文化发展、推动社会变革等方面具有重要的参考价值。档案管理工作职能包括保存原始资料、提供准确信息、传播档案文化等。随着新时代的来临，我国政府明确提出“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，这一理念赋予了档案管理工作新的任务和标准。但现今我国档案管理工作还存在着一些问题，因此，在新时代背景下，档案管理部门需要注意政府对工作目标的要求，主动变革，使档案工作适应社会发展的节奏，工作成效得到提升。从主管部门来区分，档案管理机构包括档案馆、企事业单位、民间社团等，其管理模式有一定不同。为示区分，本文探讨的范围仅限于档案馆的档案管理。

1 新时期档案管理工作存在的主要问题

1.1 馆藏资源结构不合理

大部分档案馆的馆藏资源多为文书档案，专业档案比例甚少，无法体现某个地区的整体面貌。建国以来，档案馆属于国家机构，其收集的资料多为官方机构在工作中的会议、工作记录等资源，而专业资料、人文历史方面的资源较少，因此档案馆的实际用途更偏重国家部门工作过程和政绩的查询，在体现历史发展进程，反映地方文化等方面有所欠缺。以湖南省档案馆资源为例，其馆藏文书中的民国档案资料损毁极其严重。在70年代，一批珍贵的历史档案因不符合当时的政治需求被集中销毁。在当时的年代，档案收集以政治会议为主，对文化、经济、教育等档案资料有所忽略，这一档案鉴定标准对档案馆的收集工作产生了长期的影响，导致档案资源结构失衡。馆藏资源结构决定了档案管理工作的服务对象多为行政机关，忽略了学术研究和社会公众的档案需求。

1.2 档案管理面临档案资源多样化的挑战

传统档案资料主要以纸质文书的形式出现，档案馆的保管技术大多与纸质文档相关。随着科技的发展，出现了大量电子文档等，这对档案管理技术形成了挑战。电子档案与纸质档案相比有着不同的特性，如纸质档案的保存需要注意防潮，硬盘的保存除了注意防潮外，还需要远离强磁场;电子档案容易被不着痕迹地修改，而纸质档案不存在这一问题。如何全面收集、保护、储存新型档案，这一问题在档案管理工作中还属于新兴领域。由于理论具有一定滞后性，关于多样化档案资源的管理还缺乏系统的理论指导。

1.3 档案管理工作公众化程度低

我国政府自1980年起决定开放历史档案，从理论上来说，档案管理机构的服务对象得以增加，除了为专业机构、国家机构服务外，还面向社会公众。但实际上，群众的档案意识还有所欠缺。这是基于两方面的原因：

1.3.1 档案查阅、利用程序繁琐

我國档案馆的开放时间是工作时间，这就导致社会人员难以利用休息时间查阅到档案或查阅档案需经过复杂的审批程序。查阅过程的不便利性抑制了人们查阅档案的热情。以湖南省档案局为例，虽然为公众提供了休息日到馆查阅档案的条件，但程序较为繁琐，居民需要在休息日前一天通过电话等方式提出预约查询的申请，档案工作人员在作好记录并获得负责人审批之后方将审批结果通知提出申请的居民。这与以往的工作相比有可圈可点之处，但与发达国家相比仍有差距。如美国于1995年规定本国公民持有效身份证明并进行登记便可查询到开放型档案，并为公众提供了远程查询等服务。

1.3.2 档案管理工作的实效性有所欠缺

档案馆属于政府管理机构，无需创造经济效益，因此档案机构的工作方向大多是跟随国家政策，而源于非自身求发展的需求，档案机构的管理工作缺乏实效性。如湖南省档案局虽然建立了湖南省档案馆的官方网站，但“档案查询”这一功能形同虚设，这一方面的内容仅包括馆藏简介、全宗介绍和档案检索，公众仅能通过网站查询到相关档案目录，无法查阅到档案的具体内容。此外，虽然湖南省档案馆官网在线提供的资料能促使人们了解湖南历史文化，但很少提供某一专题的查询功能，因此这一网站的在线档案资料无法为大部分学术研究提供条件。湖南省档案馆官网仅起到了宣传湖南档案工作、在一定程度上普及湖南历史文化的作用，为公众提供的方便比较有限。湖南省档案馆官网首页的版块为：湖南省档案资讯、行业动态、机构信息、档案专题展览以及网上办事和公众问答版块，网站所展示的重点是档案政策、相关法规以及档案馆的工作动态，查询档案资料的功能相对不足。在“知名文艺家档案专馆”的“作品欣赏”中，以陈羲明的草书苏轼词图（图1）为例，网站仅提供了无法看清的缩略图和作者介绍;通过网站提供的信息，群众仅能了解到作者生平，无法欣赏到书法作品。

图1 陈羲明 草书苏轼词 来自湖南省档案馆官网

1.4 档案工作宣传度不足

档案是属于全人类的文化财富，但在我国居民的传统意识中，档案工作具有保密性，具有服务国家机构的功能，因此大部分群众对档案工作的用途和意义所知甚少，对档案的利用也无从谈起。这是因为档案工作宣传度不足所导致。大部分档案管理机构没有宣传档案文化、提高居民档案意识的理念，未曾采取措施提高居民的档案需求，这在一定程度上阻碍了档案工作的开展。

2 加强和改善档案管理工作的相应对策

2.1 合理调整馆藏结构

随着社会的发展，档案馆的服务对象由国家机构向社会公众扩展，档案收藏工作也应随之调整，除了考虑党政机构的档案需求外，还应考虑社会公众和学术机构的需求，并根据档案馆的具体情况，形成馆藏特色。

第一，广泛接收具有学术性的档案资料，如关于当地泥石流治理的专业资料、在某领域有特殊贡献的人物档案、反映历史风貌或传统文化的资源等，使档案管理工作具有学术参考价值。第二，除了纳入单一的国家机构文书外，还应增加对具有代表性的，与社会公众的生活、历史息息相关的资料的接纳，这类资料包括当地大家族的族谱、法规的演变、历史久远的婚姻文书等，以此拉近与档案管理工作社会公众的距离，提高公众对档案工作的兴趣。第三，形成馆藏特色的途径可以分为两方面，首先，因为大多数档案馆的馆藏资料覆盖了当地或某一领域的全方面，导致档案馆藏资料雷同。因此档案馆的馆藏范围可在全方位覆盖当地档案资料的基础上，加强对当地特色资料的收集。如档案馆所在地是具有悠久历史的文化名城，便在档案收集方面突出人文风俗、历史古迹的特色，如档案馆所在地属于新城市，可着重收集建国以后的城市发展史。其次，偏重收集某種门类的档案资料，如收集以人物志为主的档案资源，大量保存珍稀史料等。总之档案馆在馆藏结构上应摆脱同质化，向特色化方向发展。

2.2 完善基础设施，提高档案管理业务水平

采用科学的管理系统，规定采集档案的方式，确保档案资源的真实性;归档后限制电子文档的修改权限，保证电子文档不被替换、篡改;考虑到文件的读取方式和存储方式，配备合适的基础设施，使档案长期有效。

档案管理工作人员是档案工作的实施者，在管理工作中起着重要作用。所以在档案管理工作中，应加强对档案工作人员业务水平的提升，鼓励工作者向相关专家、技术人员学习，学习适合新型档案资源的管理方式，及时处理工作中遇到的新问题。

2.3 促进档案管理工作面向社会的对策

2.3.1 树立档案服务意识

首先，主管部门应树立服务意识，通过制定工作规范、工作标准等措施规范档案管理人员的行为。其次，聘请专业讲师对档案馆工作人员进行培训，使档案工作人员转变观念，树立档案服务意识。再次，在官方网站上引入公众评分功能，设立奖惩机制。公众可通过实名注册，匿名评价的方式，通过官网对档案馆的工作人员的服务态度、专业水平进行评论，主管部门经查证属实后，对表现优秀者予以奖励，反之则进行警告或惩罚。以此加强档案工作人员的压力，促使档案工作人员面向公众服务，提高档案工作质量。

2.3.2 提供方便群众的服务模式

档案机构如需实现服务职能，便需提供方便群众的服务模式。首先，改变档案馆休馆时间，采取全天候开放的模式，方便群众在休息日查阅档案资料。其次，简化档案馆查阅文献的程序，建议借鉴国外发达国家的模式，仅凭有效身份证件进行登记便能获取查阅档案资料的权限。

2.3.3 将档案资源数字化，增加档案在线查阅范围

由于条件限制，将所有纸质档案数字化不现实，但电子档案具有查阅快捷，可复制性强的特点，能大幅度提高查阅档案的效率。所以笔者认为，随着时代的发展，档案资源的数字化无可避免。建议将档案逐步进行数字化处理，首先对开放型的，被查阅频率高的档案资料进行扫描，再扫描冷门档案资料，并将电子档案与档案馆的相关业务相对接，利用先进网络技术将档案资料实现统一管理，建立高效的档案管理系统。将开放型的档案资料上传到官方网站，为公众提供详细的档案资料，一方面减轻档案管理人员的工作任务，另一方面实现档案信息的共享。

2.4 加大宣传力度

档案馆可通过新时代的先进网络技术和传播媒介，提高人们对档案文化的了解，并使当地居民了解本馆的馆藏范围和查阅程序，鼓励人们利用档案馆进行学术研究、资料查询。在宣传手段上可挖掘照片档案等资源，将档案资源和新技术相融合，采取制作图片档案，图像档案等方式，提高档案在公众间的影响。

3 结语

档案是我国发展过程中遗留下的文献资料，档案管理对发挥档案的文化功能和社会功能具有重要意义。在新时代，党和政府为档案管理工作提出了新的要求，我们应具备高度的责任心，激活工作思维，不断创新，使档案管理工作发挥更大的社会价值。

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