浅谈建设工程档案管理中的问题和措施

刘霞

摘 要：建设工程档案是城建档案的重要组成部分，随着城市建设的快速发展，建设工程档案在实际应用中使用的越来越频繁，档案资料管理的准确度和系统性显的尤为关键。因此，做好建设工程档案资料的保存管理，是城市建设中必不可少的部分，也直接影响城市建设工程的进度和完工质量。本文主要围绕当前建设工程档案资料保存管理中出现的问题进行探讨研究，提高建设工程档案的使用和利用率。

关键词：工程档案;保存管理;信息化建设

建设工程档案是指在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。在整个建设工程的建设过程中所保存的文件包括从立项、审批、施工到竣工验收等一系列活动中形成的准备阶段的资料、监理资料、施工资料、竣工图及竣工验收资料。笔者结合晋州市住建局工作职能，对所管辖范围内的建设工程档案进行探讨，为更好地服务于城市建设提供有利的保障。

1 建设工程档案的特点

1.1 成套性

因为每项工程都有一定的建设程序，建设过程的各个阶段都会产生反映工程程序的文件材料，只有这些文件材料完整、系统，才能正确反映工程的整个建设过程，从而为将来城市建设实施维修和管理提供详实可靠的依据。

1.2 真实性

城市的现代的立体化程度越来越高，向地下和空中迅速发展，地上建筑鳞次栉比，地下管线密如蛛网。对城市建设进行科学管理，靠的就是真实、准确和完整的档案资料。因此，建设工程档案可以说是具有很强的凭证性，与现实生活关系密切，真实性则成为其生命，在归档的周期、措施、管理方法等方面要与城市建设的步伐一致。

1.3 变更性

建设工程施工人员在建设工程档案资料利用过程中，并不是进行单一的复制，而是在具体实施建设的过程中，按相关技术标准和要求进行逐步改进。同时，还要不断的进行创新，特别是工程设计、工艺等方面。因此，这就要求施工人员结合保存的档案资料进行针对性的修改，确保其准确的反映整个建设工程的实施过程。

2 建设工程档案资料管理中存在的问题

2.1 档案资料的管理意识缺乏

在档案资料的收集和管理中，管理人员对资料的重视度不够。档案管理人员的管理方式没有得到真正的贯彻和落实，过于表面化和形式化，导致在收集、整理和使用等方面出现了诸多不规范，此外，在档案管理的软件和硬件等建设方面相对缺乏，使档案管理人员工作开展受限，积极性不高。

2.2 档案资料管理人员素质偏低

建设工程的系统性、整体性特点比较明显，但目前档案资料管理人员素质普遍偏低，主要是档案资料的管理工作起步较晚，且门槛较低，进行管理工作的人员通常都是文化素质偏低的非专业人员，也没有接受过正规的职业培训，即使定期进行学习和岗位培训，也很难在短时间内形成专业的职业素养，这些因素在一定程度上直接影响了档案资料的管理水平和使用水平。

2.3 档案管理的投资力度不足

随着档案管理技术水平的不断提高，对档案资料管理的标准和要求越来越严格，对硬件要求相对来说也越来越高，但目前的事业单位在档案管理方面的资金投入还很匮乏，设施配备不足，有的还停留在原始的纸制保存和人工登记，这些问题产生的原因主要是由于投入资金受限，数字化档案的使用率还没有真正的应用到档案管理中。

3 建设工程档案资料管理的措施

3.1 完善建设工程档案的管理制度

完善的档案管理制度是做好管理工作的重要前提和保障，只有做到管理制度到位，才能让档案管理人员有据可依，提高管理工作的有效性。因此，在档案管理中要严格规范各个环节的制度，明確档案管理人员的职责，并将其职责落实到工作中，进一步完善档案管理制度、档案借阅制度、安全制度、保管制度等等，在档案资料的使用过程中，及时记录借阅人员名单，一旦档案资料出现损坏或丢失的时候，及时找回档案，从而提高档案的高效管理。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员承担着工程资料的制作和归档的双重责任，具有一定的特殊性，因此，只有档案管理人员熟悉档案、建设等相关的专业理论知识，掌握建设工程档案资料收集与管理的基本方法和操作技能，才能保证建设工程档案资料的高效使用率。事业单位也不能轻视对档案人员素质的培养，定期组织档案资料管理人员进行专业培训和考试，并取得从事建设工程档案资料形成、收集、整理、审查、验收、移交和保管资格后方可上岗，实行与业绩考核挂钩，严格落实奖惩，充分调动档案管理人员的积极性，进而提高建设工程档案资料的质量。

3.3 加强建设工程档案的信息化管理

信息化建设有利于推动工程建设档案在实际中的应用，在建设工程资料管理过程中，采取信息化管理方式，可以大大提高资料管理的效率，保证资料的安全性和完整性。积极推行数字化档案管理模式，将建设工程实施的过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份保存，及时将施工现场视频、施工图、监理文件等文字图片资料录入到数据库中，不间断进行登记、鉴定、著录、存储，加强档案管理系统的安全性，做好保密措施，保障电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。

3.4 加大档案管理工作的投资力度

无论是开展档案管理的信息化建设，还是搞好档案管理软、硬件的设施建设，都离不开资金的使用。就当前的事业单位的档案管理现状来看，设备投入不足、人员年龄老化、专业素质不高等等这些突出问题，反映出用在档案管理投资方面的不足，导致建设工程档案的管理效果甚微。要想解决这些连串性问题，必须做到以下两方面：一是领导要加大重视力度，在资金的使用上要从档案管理工作中倾斜，以便于档案管理工作的高效有序开展。二是对档案管理工作中需要的设备进行更换、更新，改变传统的耗时、耗力、耗资金的管理方式，在条件允许的情况下，逐步向数字化建设方向靠拢，通过信息化的管理软件，开展建设工程档案的收集与整理，帮助档案管理人员更快、更好地发挥建设工程档案的作用。

4 结束语

总之，建设工程档案是城市建设中不可缺少的一部分。虽然在建设工程档案的管理中存在诸多问题，如缺乏对档案管理的重视、建设工程管理人员素质不高、档案管理投资力不足等，这些问题都极大的影响档案管理工作的开展，若想提高档案管理工作的有效性，只有采取切实可行的有效措施，才能使建设工程档案管理工作更加规范、有效，为建设工程的施工质量提供出更可靠的依据。

参考文献

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