论机关事业单位档案管理的重要性

田增光

摘 要：本文从机关事业单位档案管理的重要性展开分析，并以此为依据，提出建立完善的管理体制，提升管理效率、构建健全的信息化管理体系，创设良好档案管理环境、强化档案管理服务，提高利用价值、推进档案管理数字化改革，建立数据库的有效措施，旨在机关事业单位实际的档案管理过程中，立足于实际情况，合理的利用现代化技术，促进机关事业单位的长远发展。

关键词：机关事业单位;档案管理;重要性;数字化改革

档案管理是一项重点工作，具有周期性长且技术性很强的特点，是机关事业单位中的重点工作内容。在全新的历史发展时期，机关事业的发展迎来了更多的发展机遇，档案管理工作不断深化。基于此背景下，要想从根本上促进改革工作的创新，就要在一定程度上推动档案管理信息建设工作，但就实际情况进行分析，机关单位在进行档案管理中具有信息化程度落后的情况，相关的管理人员没有意识到档案管理工作的重要性。因此，单位应当建立完善的管控制度，保证各项管理工作的顺利落实，推动机关事业单位的战略性发展。

1 机关事业单位档案管理的重要性

1.1 为日常工作提供重要依据

在机关事业单位的实际发展过程中，合理的开展日常工作都需要将档案信息管理作为基础依据。也就是说，档案管理能够在一定程度上为机构单位的执行提供重要依据，在管理中含括着单位内部管控体制、人事管理记录与发展。做好档案信息管理工作，能够为单位的重大经营决策提供相应的依据，还能够深化内部改革体制。与此同时，在档案信息中，含括着许多单位组织实践工作，例如将实践工作的信息反馈出来。例如，执行效果与执行要求，对于各项管理工作的开展具有重要的价值。基于此，能够将单位内部体制中存在的缺陷表现出来，并进行及时的优化与调整[1]。

1.2 是促进内部控制制度改革的重要内容

要想从根本上顺应时代的发展脚步，机关事业单位就要将重心放在内控制度的建设过程中。而档案管理工作是促进单位长远发展的重要内容，与单位内控制度的改革与发展有着直接的关系。首先，档案中含括的信息比较丰富，能够为机构单位实现内控制度的改革提供重要依据。与此同时，还能够记载以往改革项目中的成果，管理人员可以从中积累经验，并结合实际发展目标，制定明确的改革措施。

1.3 为文书资料管理工作创造内在条件

在机关事业单位的实际管理过程中，文书工作是最重要的组成部分，其实际的工作质量会受到档案信息管理的影响，相关的管理人员应当将内部的各项工作信息进行整合，并逐步形成文书资料，逐步建立完善的档案系统，对内部的数据与信息进行整合，还能够开展系统性的管理工作。相互合作方式能够保证档案管理工作的高效性，还能够有效提高机关单位的各项工作效率，进而推动机关事业单位的战略性发展目标。

2 強化机关事业单位档案管理的有效措施

2.1 建立完善的管理体制，提升管理效率

要想从根本上做好档案管理工作，建立完善的内部控制制度，机关事业单位就要将管理体制的建设作为基础目标，结合档案管理的基本要求，建立完善的管控体制。首先，机关事业单位应当逐步强化管理人员的责任意识，将管理责任细化到每位员工中，逐步开展精细化管理。利用这种方式能够从根本上端正档案管理人员的工作态度，还能够使全员都积极的参与到档案信息管理中[2]。其次，单位应当逐步规范化各项经营管理工作，加强对工作的监督与约束，并将档案管理工作落实到实际的工作中。最后，机关事业单位应当创新管控模式，定期对内部档案管理情况进行分析，立足于实际情况，创新管理方式，有效提高档案管理的效率。

2.2 构建健全的信息化管理体系，创设良好档案管理环境

基于新时期背景下，信息技术的发展速度较快，并逐渐应用于各个领域中。基于此，机关事业单位应当更加注重档案管控工作，利用先进的信息技术，与档案管理工作的基本要求进行结合，在单位内部建立完善的信息化管理体系。其次，加强信息化管理软件的研发工作，不仅能够创设良好的档案管理环境，还能够有效提高档案管理的效率。与此同时，在构建信息化管理系统的过程中，相关的管理人员要合理的借鉴企业的优秀管理经验，结合内部档案管理的实际要求，制定完善的信息化管理体系。另外，机关事业单位在实际的管理过程中，要结合市场环境的变化因素，定期更新与完善信息化管理体系，进而保证档案管理工作的高效性与安全性[3]。

2.3 强化档案管理服务，提高利用价值

在机关事业单位开展档案管理的过程中，要将提高服务效率作为核心内容，相关的管理人员应当逐渐加大重视程度。机关事业单位应当在一定程度上转变服务功能，并不断更新档案信息，还能够保证档案管理工作的全面性。其次，机关事业单位应当注重档案信息的安全性，对档案信息进行全面的进度跟踪，避免因档案管理工作出现问题，而出现档案信息遗漏的问题。最后，机关事业单位应当更加注重档案资源的开发，结合内部的服务工作，保证档案信息数据资料能够得到合理的利用。在实际的管理过程中，加强各个部门工作人员之间的交流与沟通，在加快信息数据传递速度的基础上，将档案信息的服务价值发挥到最大化。

2.4 推进档案管理数字化改革，建立数据库

在公路事业单位的实际管理过程中，应当建立数字化的管控平台，其中常见的数字化技术含括了扫描技术、指纹认证技术数字加密技术等。在进行机关事业单位的档案管理工作中，应当利用现代化的技术，将档案转换为数字化的信息形式。首先，在内部建立自动化档案管理模式，不断更新单位的档案管理信息化工作。其中比较常见的数字化技术包括了电子标签、自动检索等方面的内容。而开展档案管理自动化，主要含括了输入关键词进行自动搜索、自动筛选词条的以及自动收集等方面的内容。只有从根本上构建数字化的档案管理模式。才能够利用数字技术进行单位的档案管理工作，进而在一定程度上减少工作人员的工作压力。建立数字化的档案管理模式与传统的管理模式存在较大差异，主要就是体系化的管理流程，其中含括了部门衔接一体化、文档管理一体化等[4]。机关事业单位在建立档案数据管理库的过程中，相关的管理人员要根据循序渐进的工作模式，从低级到高级进行设置，并对档案目录及综合数据库进行集合形成。基于此，建立完善的档案管理模式。将数据集成技术作为基础内容，不仅仅将档案管理模式作为基础内容，而是提高档案信息的互动性，进而优化档案管理的服务质量。

3 结束语

综上所述，基于新时代背景下，机关事业单位应当逐步建立完善的内部管控制度，加强档案管理工作，相关的工作人员要给予相应的重视，立足于实际情况，创新管控模式，进而实现机关事业单位的信息化、专业化档案管理工作。另外，做好档案管理工作，能够逐步深化机关单位的改革，还能够有效优化内部的管理环境，规范化各个环节的管控工作，进而有效提高档案的管理价值。通过这种方式为机关事业单位创造出更高的经济效益与社会效益，在激烈的市场竞争中占据有力地位。

参考文献

[1]郭燕萍.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].智库时代，2019（11）：66+92.

[2]陆红.机关事业单位档案优化管理的实施策略[J].办公室业务，2019（03）：110.

[3]李峰.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].现代经济信息，2018（24）：139.

[4]高钰莹.机关事业单位文书档案管理探讨[J].办公室业务，2018（21）：82.