论医院档案管理存在的问题及对策

张萌

摘 要：医院档案作为医院从无到有的一个历史见证，能够充分反映一家医院的历史变迁、人文面貌以及发展进程;同时，医院档案还可以真实反映医院工作的连续性，有着极为重要的参考价值。因此，做好医院档案管理有着极为重要的现实意义。本文将针对现阶段医院档案管理普遍存在的问题进行分析，从而有针对性提出改善对策，以期望能够提升医院档案管理水平，促进医院实现健康发展。

关键词：医院;档案管理;问题;对策

随着医院各项工作的持续开展逐渐形成了医院档案，是以各种形式以及载体进行记录、保存、管理以及应用的文件资料，能够充分体现一家医院综合軟实力。医院档案不仅包括医院的综合档案，而且还包括病人的病历档案。通常来讲，很多医院在病历档案方面做得较好较完善，但是在综合档案管理方面还存在一定的问题。基于此，有必要提出改善对策，从而提升医院档案管理的整体水平。

1 医院档案管理存在的问题

1）领导对于档案管理重视度不够。从实际情况来看，大部分医院的领导并未真正重视档案管理，尤其是综合档案，认为档案仅仅只是简单的资料整理、保管的工作而已，不存在什么技术含量。因此，在医院的年度目标、财政预算、计划规划等方面，均会很少涉及有关档案管理的设备投入、人才培训、科学考核等等。这是因为领导普遍没有具备档案意识，所以不会将档案管理纳入整个医院的管理框架之中，以致于档案管理，尤其是综合档案管理有效性不佳，难以为其他工作提供有效的服务。

2）档案人员专业素养不足，且人员设置不合理。医院在病历档案管理方面往往比较重视，会为之配置足够的工作人员，专门负责病历的记录、录入、归档以及统计等工作;同时，医院也对其有非常明确标准，并会经常接受医院以及其他病案管理机构的通报以及检查，所以往往都非常规范。但是，除开病历档案之外的综合档案，通常没有成立对应的综合档案室，且相关工作由办公室负责进行管理，且主要负责文书档案工作。对于办公室来讲，档案管理并不是下设的二级科室，所以工作人员不仅要完成自己的工作，还要完成档案管理工作，因此难以兼顾胜任。加之，没有专业技术资质、缺乏档案知识、人员配置随意性较大、流动性较大等等因素，所以整体业务水平很低的，难以真正保障综合档案管理的有效性。

3）医院档案管理制度不完善。医院经过长期的运行，通常都会具备一套科学、合理、完善的医疗管理制度，但是档案管理制度方面却因为不够重视等原因，导致在制度方面存在一定的漏洞，体现在综合档案管理部门在很多医院并未明确，所以管理人员的工作职责并不明确，档案管理流程不明确、标准不统一、缺乏有效的考核标准。由于这些因素的存在，因此难以形成一套科学、合理、完善的档案管理制度，致使医院综合档案管理长期处于无纪律、无组织、无规范的不良状态，存在着未具备统一的管理部门、档案未进行统一移交、归档标准未统一、未有部门对档案工作进行监管、资料缺失、资料重复保存等等问题，最终必然会影响到医院的稳步发展。

2 加强医院档案管理的对策

2.1 领导加强重视，成立综合档案室

1）领导加强重视。医院领导层对档案管理，尤其是综合档案管理的重视，是做好整个档案管理的关键，具体来讲，第一，建议医院各级领导应当对档案管理有一个正确的认识，并予实际措施进行支持。第二，在领导支持下，医院要将档案作为一种全局性、综合性的工作来开展，并仅重视病历档案管理，而是要实现全面重视，要从长远的角度考虑到档案资料对于医院发展的重要意义，从而在人力、物力、财力方面给予更大的支持。第三，不断强化档案工作领导。医院应当将明确档案管理的主要领导，由领导牵头抓总，将责任再细化到分管负责人并严格落实。第四，将档案管理纳入医院年度目标、年度工作计划规划以及医院各级领导的日常议事之中，确保医院上上下下重视档案管理，这样有利于强化各个部门在档案工作方面实现有效合作，让综合档案能够与病历档案一样，实现规范化管理。

2）成立综合档案室。基于医院的发展特点来讲，建议档案机构以“两条线”布局，即：病案室（病历档案室）与综合档案室。综合档案室可以对病历档案室机构设置方案进行借鉴，建议在办公室下设二级科室档案室，即综合档案室，为之设置主要负责任人，即：档案室主任，并配备专业的人才。综合档案室的成立必须要有领导的全面支持，再由其进行牵头，推行综合管理体制，有利于将分散在各个科室的档案进行统一的管理与移交，并录入到综合档案管理系统。然后，不同类型的档案可以进入到该系统，并由不同部门的兼职人员基于自身职责以及归档范围进行收集、整理以及积累，且在统一标准之下，统一装具、年底统一移交，从而达到维护资源档案完整、安全的目标。通过这种方式能够对以往分散整理、分散管理、标准不统一等、杂乱无章等问题进行有效改善。医院档案机构“两条线”模式（如图1所示）。

2.2 有效提升档案管理人员的专业素养

医院方面要重视并加强档案管理人员的相关培训，并在医院内部营造一个良好的学习研究氛围，具体来讲，第一，医院可以组织档案管理人员外出进行交流与学习，例如，参与省、市等有关档案人员的培训活动，这样能够确保档案管理人员能够及时了解医院档案管理发展的趋势。第二，医院可以邀请档案专家在医院内部举办座谈会进行业务指导，有利于帮助档案人员解决更多实际问题。第三，要求档案人员主动积极登录有关档案管理的远程教育平台，从而学习相关课程，有利于促进管理人员业务知识的更新。第四，由档案室的专业人员为其他兼职档案人员进行针对性业务培训，并对移交过来的档案进行仔细指导以及检查。

2.3 不断完善档案管理制度

制度不断完善，才能进一步提升档案管控工作的有效性。医院要对档案工作进行目标管理以及量化考核，通过完善考核制度，将档案相关的工作全部纳入考核体系之中，使其与管理人员的绩效挂钩，这样才能让档案工作与医院整体发展实现结合，而且还可以将档案室的考核与医院有关的所有部门进行结合，例如，将不同科室档案收集整理、分类归档等质量作为考核标准，这样才能最大限度保障档案工作能够稳步进行。

从管理内容的层面来讲，需要完善的制度有借阅利用制度、整理制度、形成制度、归档制度、保管制度、移交制度等。具体可以结合医院的实际情况，制定“医院档案管理实施办法”、“档案分类方案”、“归档范围以及保管期限表”等管理办法。

3 结语

综上所述，医院档案是对医院从无到有的历史见证，每一份档案资料都有其价值，因此医院要引起对档案管理的整体重视。本文对医院档案管理普遍存在的问题进行了探讨，并提出对应的改善对策，以期望能够帮助相关医院在档案管理方面进行有效改革，从而保障医院实现健康发展。

参考文献

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