新时期铁路建设项目档案管理策略探析

张莹

摘 要：铁路建设项目档案作为铁路建设与运营管理的依据，在铁路勘察、设计、维修和改扩建等方面发挥着重要作用。只有不断提升铁路建设项目档案管理水平，才能防止工作发生重复性与盲目性等问题，也促使社会效益与经济效益不断提升。本文将简述铁路建设项目档案管理的重要性，并结合铁路建设项目档案管理的特点，提出了具体可行的应对策略。

关键词：铁路建设项目;档案;管理

铁路建设项目档案主要形成于项目规划、管理和建设等环节，并以文字、图纸、图表和音像等为载体，能够为铁路开通运营后的维护、养护、改造和管理提供可靠依据。但是很多时候建设单位只关注保工期、保进度和保开通上，在一定程度上忽视了铁路建设项目档案管理工作。对此我们要充分认识到铁路建设项目档案的价值，不断改进管理方法，不断提升铁路建设项目档案管理的质量与效率。

1 铁路建设项目档案管理的重要性

铁路建设项目档案有着不可再生的特点，是价值极高的信息资源，在铁路工程建设项目中占有重要地位。铁路工程建设项目包括了多个方面的事项，参建单位也多，会形成大量的技术文件与资料，铁路建设项目档案有着单一独立性、来源分散性、记录多样性、成果系统性和材料实用性等特征，能够将铁路工程项目建设情况如实反映出来，为铁路工程竣工验收、日常维护提供可靠依据与凭证，也为铁路工程改造、改建和扩建等提供重要的技术资料。因此我们要做好铁路建设项目档案的收集、整理、保管和利用工作，促使铁路工程项目建设质量不断提升。

2 铁路建设项目档案管理的特点

第一，成套性。在铁路项目建设中会形成大量文件资料，且各环节相互关联、承上启下，共同构建起完整、成套性的建设项目。第二，专业性。铁路建设项目档案是对建设过程的真实记录，在各工程专业、地质条件来说，会运用相应施工工艺、材料和机械等开展施工活动，并结合各专业施工质量验收标准开展验收工作[1]。第三，动态性。铁路建设项目在竣工后运营过程中，也与病害整治、维修、技术改造等密切相关，并形成各种项目档案。第四，周期长。铁路建设项目需要经历可行性研究、勘察、设计、招投标、施工、竣工、静动态验收、试运营等环节，需要在经历数年到十几年时间才能进行验收。此时铁路建设项目档案最初形成阶段质量高低，对今后查考利用效果与社会效益影响很大。

3 铁路建設项目档案管理的策略

1）强化档案管理意识，完善规章制度。通过对档案管理制度的完善，才能将工作人员需要遵守的办事规程与行为准则明确下来。应该采取统一领导、分级管理的措施，将档案工作领导责任制落到实处。在铁路建设项目立项阶段，应该形成健全的规章制度，将档案管理各方面规定明确下来，并严格做到依规管档，这样铁路建设项目档案管理才能有章可循、有法可依[2]。要做好铁路建设项目档案的收集与整理工作，虽然铁路建设项目工期很紧，涉及多个程序，规模也很庞大，但是也要将档案日常收集与管理工作做到位。在铁路建设项目实施过程中，要在管理人员职责范围内纳入档案收集、整理、立卷和归档等工作，确保责任清晰，奖罚分明，用制度约束铁路建设项目档案管理工作高效进行。

2）制定收集清单，增加投入。为了让铁路建设项目档案更加完整，应该考虑到参与施工的各专业管理人员情况，在档案形成源头加强管理工作。项目文件在施工中的积累，应该结合项目文件形成的自然规律，从项目现场施工流程出发，建设单位与参建单位一起协商与研究，将归档文件范围确定下来。对各专业工程技术人员来说，要保证项目文件的准确性与完善性，当项目文件形成后，要结合归档时间开展预归档工作，让归档文件得到动态化管理。此外，要在铁路建设项目档案管理中增加人力、物力和财力等投入，施工现场要配置专职资料员、资料室和保管装具，并由专门的档案库房存储项目档案。对临时机构暂存与固定档案库房存放来说，应该将防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体和防有害生物等工作做到位。当技术人员发生变动后，要将项目文件移交工作做到位，增强参建人员档案意识，并定期开展项目资料整理评比活动，树立先进典型，为全线项目档案工作产生引领作用。

3）发挥各个审查环节的作用，提高归档文件质量。铁路工程建设项目参建单位多，项目文件量大，要保证归档文件的质量，就要发挥各个审查环节的作用。施工单位文件组卷完毕后要先进行自查，然后由监理单位、建设单位工程管理及安全质量管理部门、建设单位档案管理机构进行审查;监理单位和第三方检测文件组卷完毕并自查后，由建设单位安全质量管理及工程管理部门进行审查。每个审查环节要形成记录。本级审查完毕后报上级档案主管部门档案专家进一步进行审查，审查内容包括以下几点：第一，加强项目档案工作组织管理工作，对分管领导、人员配备和网络建设状况等进行细致检查，对库房、设备进行检查。要对规章制度执行情况进行检查，确保档案工作与铁路建设项目实施进程保持一致[3]。第二，检查铁路建设项目文件材料审核情况，确保有施工单位、监理单位、建设单位的审核记录。检查文件签章是否完善、各个阶段文件是否齐备、文件之间的逻辑顺序是否正确等。第三，要对铁路建设项目档案的案卷质量进行检查，其内容涉及前期文件的收集、隐蔽工程档案、工程重要结构部分与竣工图、重要材料和设备档案等。第四，对铁路项目文件的著录情况及整理情况进行检查，检查卷内目录及案卷标题等信息是否完整、内容是否准确、著录文字是否规范，互见号或卷内文件的问题是否在备考表中有说明，档案盒刷制是否清晰、整洁，装订是否符合相关标准等。发现问题后要第一时间查漏补缺，将错误尽快改正，这样铁路建设项目档案的准确性与完整性及查阅利用高效性才能得到保障。

4）加快数字信息化建设。随着档案事业的发展，对档案信息化建设愈发重视，信息化建设是提升档案工作现代化的有效途径。针对后期数字化工作量及其繁重的问题，我认为在铁路建设项目档案管理中，应该结合“存量数字化、增量电子化”等原则，在立项阶段与各参建单位签订合同与协议，移交档案时纸质档案、电子档案一起移交写入合同协议内，这样才能促使档案信息化建设顺利进行，并大幅度减轻存量数字化工作劳动强度。铁路建设项目档案内容较多，来源也非常广，有着数量大与存量大等特点，利用也极为频繁，通过数字信息化建设，能够保证工作效率实现提升，改进服务质量与水平，保证铁路建设项目档案的价值真正得到体现。同时也能让档案原件得到有效保护，不仅保证其使用寿命得到延长，也能在今后得到充分利用。

5）加强培训，严格监管。要想防止归档项目文件出现重复返工与劳动的情况，铁路建设项目档案接收单位应该加强业务指导工作，定期开展业务培训，保证档案管理人员业务能力实现提升。要通过采取有力监管措施，严格检查归档文件收集、整理与立卷等状况，针对出现的问题要尽快纠正。要对建设、设计、监理和施工等单位的项目文件收集归档范围、整理要求、组卷标准等进行明确，保证铁路建设项目档案的案卷格式更加规范，为档案管理人员、施工技术人员操作创造有利条件，这样档案的完整性与真实性才能得到保障[4]。在铁路建设项目档案收集过程中，应该体现档案的系统性、准确性和连贯性，尤其是对部分重要原件、变更依据性文件来说，应该采取逐件确认的方法，这样才能避免项目文件丢失。

4 结语

总之，对铁路建设项目档案来说，对工程建设科学组织与管理具有重要意义，是一项技术基础工作。我们要充分认识到铁路建设项目档案的价值，要注重提升档案归档的规范化与同步性，将现代管理技术的作用充分发挥出来，做好铁路建设项目档案监管工作。同时也要结合铁路建设项目档案管理的现状，不断优化各项工作措施，不断提升档案管理工作的科学化、规范化水平，让档案为我国铁路建设发展提供更好的服务。

参考文献

[1]冯爽.铁路建设项目档案管理的模式与特点[J].产业创新研究，2019（08）：78-79.

[2]程毅芳.新形势下铁路建设中声像档案的形成与管理[J].档案学研究，2017（05）：92-94.

[3]唐萍萍.加强铁路建设项目档案管理工作的若干思考[J].城建档案，2017（05）：49-51.

[4]王霞.浅析铁路建设档案管理中存在的问题及解决方法[J].办公室业务，2017（07）：129.