基层社保档案管理工作现状与规范化管理对策

王标?韩晴晴

摘 要：在基层社保档案中如实记录了社会保险登记、缴纳和统计等信息，可以将参保单位与员工的获保权益反映出来，是保障其权益的重要依据。通过加强基层社保档案管理工作，能够为我国社保业务的良性发展奠定有利基础，并在保障投保人员权益上发挥着重要作用。但是从基层社保档案管理工作现状来看，也存在很多问题，需要采取规范化管理措施，确保社保档案的价值真正得到体现。本文通过分析基层社保档案管理工作的现状，提出了档案规范化管理对策。

关键词：社保档案;管理;规范化

随着我国逐步加快了和谐社会建设，社会保障在维护社会稳定、促进社会和谐发展上发挥着重要作用。在社会保障体系建设过程中，基层社保档案是一项基础性工作，对实现我国社会保障体系的整体化、共享化、信息化发展具有推动作用。对此我们要重视这项工作，采取规范化管理措施，保证基层社保档案管理工作效率与质量实现提升。

1 基层社保档案管理的重要性

社会保险一般由国家与社会团体、企业等为员工缴纳，社保档案中主要包括缴纳记录、保险险种、时间与费用等内容。社保档案可以反映保险关系，体现个人职业生涯，与个人职业变更与待遇变动等密切相关。社保档案在促进社会发展上发挥着重要作用，并非局限于社会保险制度中，在其他研究领域也能应用[1]。对社保档案采取规范化管理方法，有利于维护其真实性、完整性和安全性，促进新型社会保险业务经办工作正常进行，让参保个人与社会等享受优质服务。当前社保档案主要由文字、图表、声像等形式的资料构成，可以将参保人员履行缴费义务、享受社会保险待遇等情况体现出来，也在国家档案资源中占有关键地位，加强社保档案管理工作意义重大。

2 基层社保档案管理工作的现状

1）档案管理思想认识不到位。在社会经济快速发展的过程中，基层社会保险业务受到了越来越多人的重视，参保人数也逐年增加，在此背景下大幅度增加了基层社会保险档案管理工作量，对档案管理人员提出了更加严格的要求。然而从很多社会保险单位实际情况来看，档案管理人员普遍对这项工作的重要性认识不到位，自身素质与能力不能满足岗位要求。同时也存在档案管理制度不完善，档案管理经费投入较少，部门领导思想重视不足等问题，为基层社保档案管理工作的顺利开展带来了阻碍。

2）社保档案管理水平不高。当前我国也有很多社会保险单位购置了现代化电子档案管理系统，然而在社会保险档案电子软件开发流程上不够成熟，这样长时间社会保险档案仍然以纸质档案位置，电子档案数量非常稀少。从而不能将电子档案管理系统的作用真正体现出来，也导致基层社会保险档案管理成本大幅度提升，无法有效保障档案管理工作质量与效率[2]。对部分社会保险档案管理人员来说，由于思想观念转变不及时，很少主动尝试新的档案管理方法，这也不能保证基层社会保险档案管理规范化水平的提升。

3）档案管理规范标准不明确。从我国现行法律法规来看，对基层社会保险档案有一定规范性作用，然而却未在社会保险管理具体工程流程上实现规范化统一，主要反映在社会保险档案收集与整理等环节。从基层社会保险档案管理工作现状来看，因为上述问题的存在，将导致出现档案分类不明、保存期限不当、档案处置不到位、档案管理体制不规范等问题。长期下来基层社会保险档案管理工作流程将变得混乱，管理体制运行效率始终处于低下状态。

3 基层社保档案规范化管理措施

1）加强宣传社保障工作。为了提升基层社会保险档案管理规范化水平，应该对社会保险档案管理的重要性有正确的认识。第一，各级党委与政府领导要对社保档案管理有准确理解，从而为基层社保档案管理工作提供更多支持与帮助，将社保档案管理纳入政府日常工作中。第二，要做好宣传工作，促使社会保险单位对档案管理的价值有充分的认识，从而不断增强自身的档案管理意识，督促档案管理人员履职尽职，保证基层社会保险档案规范管理工作正常进行[3]。第三，要在基层社保档案管理中增加资金投入。在我国社会经济快速发展的今天，基层社保档案管理难度、强度和复杂性均有了大幅度提升，需要注重人力、物力和财力的投入，促使基层社保档案管理质量实现提升。

2）统一标准，规范档案工作流程。社会保险单位要将统一的社会保险档案管理办法明确下来，并在年终目标管理考核中纳入档案工作。要对基层社保档案管理流程进行优化，保证有章可循，有法可依，对各经办机构来说，也要把社保档案作为一项基础性工作狠抓落实，不断对社会保险档案收集、整理、统计、保管、利用、鉴定及销毁等制度进行完善。当前基层社会保险业务量不断增加，档案类型也日益增多，并与人民群众的利益密切相关，需要在档案管理工作上做到规范化，不能出现安全问题。基层社会保险单位要结合各险种业务情况，对档案整理细则等进行明确，主要涵盖档案分类、立卷标准等内容，将档案格式统一下来。当然也要应用先进的档案管理软件，在基层社保档案管理中發挥出信息化、现代化手段的作用，在档案案卷目录、卷内目标等方面完成电子化，为今后查询和检索创造有利条件，保证档案利用效率得到提升。

3）数字化建设社保档案管理。在社会经济发展过程中，人们思想意识水平也逐步提升，在新事物、新方法接受能力上也不断增强。在网络科技快速发展的今天，现代信息技术在各行各业都发挥着重要作用，为生产开发、经营等创造了良好条件，不仅生产效率实现提升，管理也更为便捷。在此背景下基层社保档案管理工作也要加快信息化建设步伐，这样能够让管理工作变得简化，让杂乱的纸质信息档案转换为电子资源，为检索与访问创造良好条件。通过打造这样的宏观三维平台，有利于所有网络资源实现共享，保证效率得到提升[4]。对此基层社保管理人员要关注信息化建设，积极引入计算机网络技术，让大量文件转变为电子信息，实现自动生成数据处理。在电子信息管理模式下，将为社保业务的开展提供更加高效与优质的服务。

4）加强档案管理人才培养。为了提升基层社保档案规范化管理水平，要加大对档案管理人员的培训力度，让他们熟悉与了解最新的法律法规，学习新的管理知识与经营技术，不断提升档案管理人员业务能力与综合素质。社保单位要制定科学的人才引进方案，提高人才准入门槛，安排掌握扎实专业知识、管理经验丰富的人才，打造高素质、复合型管理队伍。管理者也要关注自身修养，形成较强责任意识，提高对档案管理的认知度，要在日常档案管理工作中形成终身学习理念，不断提高自己的业务能力，为做好基层社保档案规范化管理工作打牢基础。

4 结语

总之，社保档案在社会保障事业中占有重要地位，其发挥的作用需要我们引起足够的重视。近年来我国社保体系越来越完善，社保档案的价值也逐步得到了提升，需要加强社保档案管理工作，采取规范管理措施，保证其社会价值得到提升。我们要在思想上认识到社保档案的重要性，将已有宣传工具利用起来，让更多人了解到社保档案的作用，增强自身的社保意识。同时档案管理人员要转变实思想认识，主动运用现代化设备与技术管理社保档案，这样也能保证基层社保档案管理规范化水平实现提升。

参考文献

[1]李华丽.关于社保局档案管理工作的思考[J].劳动保障世界，2019（21）：58-61.

[2]张辉.社保档案管理信息化建设及实现路径研究[J].办公室业务，2019（13）：52.

[3]樊菲.社保档案管理的作用与有效措施[J].办公室业务，2019（13）：68-69.

[4]李华丽.谈社保档案的重要性及其管理措施[J].劳动保障世界，2019（18）：66-68.