如何在监督指导中加强档案基础业务建设

苏文静

摘 要：随着社会的不断进步，档案基础业务建设的需要越来越强。只有我们打好了基础业务建设这一块基石，才能使档案更好地为社会服务，推动社会的发展。档案事业发展有后劲，社会进步才有冲劲。本文就如何在监督指导中加强档案基础业务建设提出了几点可行性的建议，从而长期有效的加强档案业务建设。

关键词：监督指导;档案基础业务;发展信息化

1 档案基础业务简介

1）档案业务的工作主要集中在档案基础业务，也就是今天我们谈的这个话题，不论是监督还是指导，他的主要职务都是在这一方面，每一个档案管理部门都包含很多分部门，每个分部门有对应的很多工作人员，而我们需要对这些工作人员进行监督和指导，如何使他们更加高效地完成任务，也就是今天我们谈的在监督指导中加强档案基础业务建设。

2）档案的管理具有一定的特殊性;第一，机关和团体需要监督和指导信息的形成和利用;第二，管理人员需要监督和指导工作内容;第三，各种不同的机关和团体之间，需要相互不断地监督、指导，以及监督和指导工作人员培训过程中的相关内容，才能使档案基础业务更加的完善具体，推动社会的进步。

2 加强档案基础建设

1）加强领导力，完美地完成各项任务。众所周知，一个优秀的团队，一定有一个优秀的领导人;一个优秀的领导人，一定可以打造一个优秀的先进的集体。我们的档案基础业务建设工作也是一样的，在整个管理过程中也一定要加强领导，不断的完善领导力，让整个团体凝结成一体，才能使我们的档案基础业务建设工作更好的完成。我们还要将档案工作纳入主要领导人和相关负责人职务范围，让他们直接去管理这项任务，使档案管理工作更加有效规范，有序的去完成。并且跟上时代的步伐，将档案事业工作和本单位的工作计划和工作发展规划融为一体，保证相关事项落实到位，提上议事日程。确保相关的人员和经费到位，保证任意环节的稳定性，不能出任何差错。做好对散放档案的管理和剩余档案的清理，确保每一个环节都按照统一的程序和科学的方法去完成。

2）加强硬件基础设施建设，抓好并且健全相关人员和信息的管理。档案馆是国家档案重要事业之一，对文化强国和教育强国也是相当重要的，一旦出现了一丝一毫的差错，我们都将付出巨大的牺牲，今天我们所要做的事情，就是在监督和指导的前提下完成相关的档案管理。我们已经完善了各项档案的管理制度和巧妙的设计了管理网络，其中还有成绩较为显著的专门库房，基本上将档案馆实现了三室分离。虽然这些措施都很有效的解决了档案基础业务建设的问题，但是这对于我们的档案管理远远是不够的，我们还需要将这些档案管理制度落实到位，并且时常检查管理网络、和专门库房，以免由于疏忽造成意外的损失。并且经常对档案馆实行全方位的检查，做到所有防护措施规范到位，以确保我们档案的安全性、数量性、高质量性和低霉变性。

3）加强档案干部综合素质能力的建设。如今的21世纪，和以往的时代不一样，没有专业的知识，难以胜任这一份任务;没有经过专业的培训，难以胜任这一份任务。并且各种各样的新情况、新问题等待着我们去面对、去探讨、去解决，没有新型的人才是解决不了这些问题的。所以，现在我们面临的一个新问题就是，去培养大量拥有专业知识和专业技能的人是迫切的，我們需要将一部分档案工作交给他们。因此我们不仅要强化他们的基本功，还要强化他们的基本业务能力，提高他们的工作水平。要他们做到虚心向上，不断的学习档案业务能力，一定要做到与时俱进，能够面对时代带给他们各种各样的问题。最重要的还是能够运用电子计算机、现代化设备、网络、多媒体等各种各样的科学技术和方法来管理档案，并且能够运用这些现代化的技术去解决所面对问题，以实现我们对档案的现代化管理和信息化管理。

3 促进档案信息化、数字化建设

1）加强思想上对“信息化”、“数字化”的认识。作为档案的指导管理人员和监督人员，一定要时刻保持一个清醒的头脑，深刻地认识到我们处于信息高度流动的21世纪，因此，一定要将“信息化”、“数字化”这六个字深深扎入自己的脑海。不能被传统的思维禁锢，要时刻想着如何运用现代化的技术来解决监督和指导档案管理所面临的问题;不能一直依赖传统的设备和措施，要时刻想着如何去创新，应该想着如何把“信息化”和“数字化”运用到监督指导管理档案上面来。另一方面，还要虚心学习，努力向上，进一步的提高政治理论、业务水平、增强现代化、数字化意识，提高自身的综合素质。只有这样，才能使我们的档案监督指导工作更加的符合实际情况。心中有梦想，档案自然安康。凡事一切事情，我们要做到认真，坚持标准，容不得半点马虎，容不下半粒沙子。只有这样，拥有"安全第一"的思想，我们的档案才会安全，国家也才会放心把档案交付给你，档案的监督指导工作也一定没有问题。

2）加强自身行为对“信息化”，“数字化”的认识。现在这个时代，“信息化”，"数字化"技术已经是很常用的技术了，所以，我们不仅要在思想上对“信息化技术”和“数字化技术”有一个深刻的认识，并且还要把它运用到实际情况中去。把本馆的技术要打造好，立足于本馆的技术，引进外来先进技术，打造综合性的档案馆。才是现代档案馆所面临的最大问题，档案馆的信息一般遵循保密性的原则。为了增强它的保密性，我们应当要及时进行散放电子文件的归档和电子档案的规范化处理。利用现代化技术和信息化技术，及时做出标准化、规范化的处理。利用“信息化技术”和“数字化技术”及时将纸质照片、录音、录像等不同载体的模拟信息转化成电子档案信息，以便于实现资源共享，档案本来自社会，就应该服务于社会。所以我们应该要及时的把它转化为电子档案，以便于以更快的速度达成资源共享。在这期间，我们所面临的最大问题就是解决电子文档堆积问题和散放文档归档问题，而我们所要做的就是想方设法的去解决这一问题，如何去提高我们速率和效率去解决这一问题，我想我们也只有不断的去完善“信息化技术”和“数字化技术”的综合运用能力才能够去解决这一问题，所以目前发展“信息化技术”和“数字化技术”来监督指导档案基础业务的建设是很有必要的。

4 结束语

档案不仅是证明历史真实性的材料，也是珍贵的非物质文化遗产，更是党和国家的珍贵历史文化财富。因此在这种传统文化即将迷失的关键时刻，档案的保护显得更加重要，我们应该学会如何更好地利用"信息化技术"和"数字化技术"来解决档案保护的问题，也对帮助相关部门去监督和指导档案基础业务工作的完成具有极其重要的

意义。

参考文献

[1]李伟.实施知识产权法强化高校科技档案管理[J].南阳师范学院科研处，2004.02.

[2]丁栋轩，刘海平.文书档案管理基础[J].北京：科学普及出版社，2007.7.