浅谈事业单位档案管理的优化方法

徐娟

摘 要：随着我国社会经济的不断发展，事业单位也随之发生了较大的变化，内部结构也在不断进行调整变化。事业单位的档案上记录着事业单位的发展历程，对于事业单位未来发展起到非常重要的影响作用，因此，事业单位档案管理工作非常重要。对于事业单位档案管理工作来说，由于工作较为独立，常会发生疏于管理的情况，从而导致档案管理会出现很多不同的问题。在社会发展的下，为了能够更好的解决出现的问题，需要对事业单位档案管理工作进行优化。本篇文章主要分析了事业单位档案管理过程中存在的问题，并针对存在的问题提出了相应的优化方法。

关键词：事业单位;档案管理;优化方法

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 事业单位档案管理制度不够完善

完善的档案管理制度才有助于档案管理工作高效的完成，但是从实际情况来看，我国很多事业单位对于档案管理工作都普遍缺乏足够的重视，以至于在实际管理时，经常会出现管理混乱的情况。不仅如此，很多事业单位档案管理存在不完善的情况，而部分事业单位档案管理制度与自身的实际情况并不适应，导致一些档案管理制度只停留于表面，无法得到真正的落实，久而久之，事业单位档案管理工作的效率也会随之降低。

1.2 事业单位档案管理人员专业水平较低

档案管理工作于事业单位而言，占有重要的地位，发挥着非常重要的作用，因此对于档案管理人员的专业要求较高。但是从实际情况来看，很多事业单位档案管理人员的专业水平较低，而且大多都是从其他部门抽调过来的，因此在开展档案管理工作时，管理的效果始终无法得到预期，在一定程度上也影响到了档案的实际应用效果。

1.3 缺乏现代化管理手段

由于受到传统档案管理模式的影响，很多事业单位仍然按照传统方式进行档案管理工作，并没有对现代化技术进行使用，所以很多档案仍然是以纸质的形式保管的，想要查找所需档案，只能进行手动查阅，而查阅的过程中很有可能会造成纸质资料的损坏，从而导致档案的利用效率降低。除此以外，纸质资料也会受到水和阳光等多种因素的影响，而造成损坏，也会影响到档案的完整性，档案管理的效果也会随之下降。

2 事业单位档案管理的优化方法

2.1 优化事业单位档案管理制度

对事业单位档案管理制度进行优化，不仅能够促进事业单位跟上社会经济发展的步伐，还能够保障事业单位档案管理工作的顺利进行。不同的事业单位在优化自身的档案管理制度时，需要以国家规定和自身发展现状为基础，并制定出有针对性的档案管理制度，所以，并不是所有的事業单位都要制定出完全相同的档案管理制度。在优化事业单位档案管理制度前，需要对事业单位有充分的了解，保证所优化的制度更有针对性和合理性，这样才能够为以后制度的优化打好

基础。

2.2 注重培养和招聘专业的档案管理人员

档案管理人员处于事业单位档案管理工作的第一线，档案管理人员是否具备较强的档案管理能力将会影响到最终的档案管理效果，如果档案管理人员专业知识和技能较差，档案管理工作的开展也会遇到很大的阻碍。面对这种情况，需要注重培养和招聘专业的档案管理人员，这样才能够从根本上保障档案管理工作顺利的开展。为此，事业单位需要抓紧时间招聘一些具备专业知识和技能的档案管理人才，从而实现对档案管理工作的全面优化。而对于在岗的档案管理人员，要对其进行专业化培训，提升在岗人员的档案管理水平。对于一名合格的档案管理人员来说，书写能力也是必不可少的，档案管理人员在开展档案管理工作的时候，需要对一些资料进行标注和编写，如果书写能力较弱的话，很难完成相应的工作内容。不仅如此，随着社会经济发展速度的加快，档案管理工作所涉及的内容也逐渐增多，从事档案管理的人员除了要具备基础能力以外，还要加强对其他内容的拓展学习，这样一来，档案管理人员的综合水平才能够得到有效的提高，事业单位的档案管理工作也才能够得以顺利的完成。

2.3 对事业单位档案管理模式进行优化创新

随着信息技术的发展，越来越多的信息技术逐渐渗透到很多行业中，促进了不同行业的发展，事业单位也需要对信息技术加以正确的运用。事业单位档案管理工作人员需要结合自身的实际情况积极创设网络平台，并定期对网络资源进行优化，从而保障事业单位档案管理工作能够实现信息化发展。档案管理工作实现信息化以后，传统以纸质为资源所采取的管理措施便会被替代，这样一来，档案管理工作也会更加的省时省力。将所有的档案资料都放到所创设的网络平台上，人们可以通过检索关键词的方式，在短时间内获取到自己想要查阅的资料，通过这种方式，事业单位档案管理的效率也会得到大幅度的提升。不仅如此，档案管理实现信息化，能够保障所有资料信息的完整性，就算出现遗漏的情况，也能够及时采取有效的措施修复缺失的资料，从而有助于提升档案的使用质量。

2.4 为实施档案管理创设良好的条件

对事业单位档案实施现代化管理，尽管能够提高档案的使用率，但是纸质类型的档案仍然有一定的作用，不能够完全推崇信息化管理而忽略对纸质档案的管理，最好的解决方式就是实施双重管理，并且需要对重要档案进行备份，方便调阅查看。档案中的大量重要档案，对档案管理提出了更高的要求，为了提升档案管理的效果，事业单位应该为档案管理人员创设良好的管理条件，促使档案管理人员能够在最合适的地方开展档案管理工作。开展档案管理工作的场所要尽量保持干燥，这样能够保障纸质资料的质量不会受到任何影响。事业单位档案管理中需要对防火方面采取有针对性的措施，配备好足够数量的灭火器，还要向档案管理人员灌输防治火灾的知识，提升档案管理人员的防火意识，这样即使遇到真正的火灾时，也能够在第一时间做出反应，避免档案资料被损坏。

3 结束语

总之，档案管理在事业单位中发挥着重要的作用，事业单位要加强对档案管理的重视程度，对当前的档案管理措施进行全方面优化，同时还要注重对档案管理专业人才的培养和招聘，这样能够保障档案管理工作效率的提升，也有助于促进事业单位档案管理工作的顺利

进行。

参考文献

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