浅谈物业档案管理的重要性

刘长宝

摘 要：随着市场经济的快速发展，房地产开发建设也迅猛发展，物业管理作为房地产开发建设的延续和完善，其以提供优质服务为宗旨，也正逐渐发展壮大。但是，目前在物业管理中出现了许多矛盾问题，这使得物业档案管理的重要性越来越突显。对此，本文就物业档案管理的重要性进行分析，并针对物业档案管理的现状，提出一些管理建议，希望能够进一步提升物业企业物业管理的水平。

关键词：物业;档案管理;重要性

在物业企业日常管理工作中，物业档案管理是一项重要的工作，其贯穿于整个物业管理过程，且对物业企业的发展有着重要的作用。高效的物业档案管理，不仅能够有效提升物业企业的市场竞争力，而且能够有效提高物业企业的经济效益水平。因此，物业企业要充分认识物业档案管理的重要性，加强物业档案管理，并在实际的工作中加大档案管理精神上与物质上的投入和支持，确保物业档案管理水平的提升，从而更进一步提升物业管理的整体水平。

1 物业档案管理的重要性分析

假如物业企业是一家生产企业，那么物业管理服务就好比生产企业生产的产品，而物业档案管理则是生产产品的说明书。物业档案是物业企业进行管理服务活动的真实记录，并且通过物业档案可以反映出物业企业管理服务的工作水平。可见，物业档案管理对物业企业管理服务工作的重要性。但是从目前物业企业的档案管理情况来看，大多数企业在进行物业档案管理时，较注重物业建设及具体建设过程中产生的技术资料管理，包括与业主签订的合同、房屋与物业配套设备设施资料、设备与场地养护管理的资料、小区环境建设资料等等。但是忽视了在物业管理中具体实施和开展的工作情况的记录，以致于许多原始数据缺失，尤其是在经过长时间管理及人员调动之后，要想查询到管理记录更是难上加难，这给物业企业造成了许多不必要的损失，而且还会给物业管理带来安全隐患。总的来说，物业档案管理非常重要，物业管理企业如果在管理过程中不能够提供相应的管理档案信息，那么很有可能会给物业管理工作留下安全隐患，甚至造成巨大的经济损失。而概况出物业档案管理的重要性，基本包括以下三个方面：一是完善的物业档案是物业企业管理服务全过程的全面真实的记录和反映;二是物业档案是物业企业与业主之间良性互动的记录和佐证资料;三是完善规范的物业档案资料，是物业企业及业主合法权益和积极利益的重要保证。

2 物业档案管理的现状

2.1 缺乏规范的管理制度

缺乏规范的档案管理制度是目前许多企业普遍存在的问题，主要表现在以下几个方面：第一，档案资料收集不及时，往往在管理过程中存在口头指令的行为，较少的进行情况的记录，以致于原始数据有遗漏、缺失等情况;第二，档案管理人员在实际的档案管理过程中，不能够严格按照档案规范的要求进行档案文件的排序和组卷，所整理出的文件也与卷内目录不相符，并且卷内资料存在遗漏现象，这不仅不符合档案规范的要求，也不利于后续档案资料的查询与使用;第三，档案借阅随意性较强，存在内松外紧的现象，档案管理人员在管理过程中，不能够严格按照制度执行，督促借出的档案按期归还，也没有在档案目录中记载，导致后续无法有效追踪相关的责任人。

2.2 管理制度执行力度不足

虽然部分物业企业制定的了档案管理制度，但是制度执行过程中并没有落实到位，使管理制度流于形式，难以有效实现档案管理工作的规范化与制度化。具体表现为：第一，物业企业领导层并不重视物业档案管理，缺乏物业档案管理重要性的认识，因此在日常的物业管理中，往往只注重物业管理服务的质量，忽视了物业档案的管理，对物业档案管理的投入也较少，没有专门的档案资料库，配套的档案设施设备也不齐全，也无法有效运用档案信息资源;第二，物业档案管理人员的综合素质有待提高，由于物业企业领导层不重视物业档案管理，所以在设置物业档案管理岗位上也存在随意性，存在一人多职的现象，即使配备的专门的档案管理人员，但是其并没有接受过专业的培训和学习，相关的档案管理流程与步骤不清楚，并且对档案工作的重要性和责任心认识不足，所以导致物业档案管理水平严重滞后，物业档案管理人员创新能力不足，在管理工作中也只停留于以往的经

验上。

2.3 档案数据缺失

物业档案资料的收集工作，需要通过有效的收集方法，并且物业档案需要经过长时间的整理与归档而来。但是，目前许多物业企业在档案资料收集方面存在许多不足的地方，由于其主要为自行管理，所以在档案借阅和调动过程中容易出现档案遗漏、丢失等现象，还会影响后续档案资料的利用，这给物业管理工作带来了巨大的安全隐患，直接影响物业管理的经济效益。

3 物业档案管理的建议

物业档案管理水平直接影响物业企业物业管理工作的水平，同时物业档案管理也是物业管理重要的考评指标。因此，物业企业应当重视物业档案管理，将物业档案管理工作列为部门工作的目标及内容，完善物业档案管理制度，从而有效促进物业档案管理工作的开展。

3.1 遵循物业档案管理的原则

物业企业要想进一步提升物业档案管理水平，需要在具体的管理工作中遵循以下几个方面的管理原则：第一，安全原则。在物业档案管理过程中，要切实保护物业档案的安全，加强物业档案场所的安全方案，配备相应的防火防盗设施和专人复杂，并建立起相应的安全管理制度，保证物业档案的安全;第二，规范原则。物业档案管理工作应当是在符合相关的法律法规以及部门行业规章制度的基础上进行，确保物业档案管理的规范性。因此，在物业档案管理过程中，要严格按照相关的技术标准规范，采用科学的管理方式，保证档案的完整性及有效利用;第三，评价指标原则。物业档案管理的质量直接影响物业管理工作的成效，因此物业企业应当将物业档案管理作为物业管理的重要考评指标，落实部门工作的目标以及明确考核内容，并建立起相应的管理制度和考评制度，有效推进物业档案管理工作的开展。

3.2 建立健全物业档案管理制度

物业企业在物业档案管理工作中，除了要遵循一定的管理原则之外，还需要落实相应档案管理制度的建立，结合相关的法律法规和行业规章，建立起相关的档案管理制度，包括档案的归档、保管、利用等各项制度，落实档案管理人员的工作责任，并建立起动态管理的集中，加强管理全过程的实时监管，保证各个作业流程、工作记录都能够按照制度规定进行，为物业档案管理工作提供制度保障，从而有效促进物业档案管理工作的规范化与制度化。

3.3 严格执行物业档案管理制度

在建立健全物业档案管理制度之后，物业企业还需要严格执行物业档案管理制度，切实发挥制度的作用，提升物业档案管理的水平。具体而言，需要从以下几个方面进行：第一，物业企业领导层要重视物业档案管理工作，充分认识物业档案管理的重要性，并组织人员学习档案管理的相关法律知识与实施办法，落实档案管理的宣传工作及责任，强化全体人员的档案管理意识，促进档案管理工作的顺利进行;第二，提高档案管理人员的综合素质，强化档案管理人员的管理意识，将档案管理作为首要任务，实施动态管理的机制，要求档案管理人员都要掌握档案的收集、分类、整理、保管及借阅等工作的流程与方法，并积极进行工作经验交流与学习，全面提高档案管理人员的素质;第三，确保档案管理严格按照规章制度进行，建立档案资料检查制度，保证档案资料的完整，并加强档案管理考核工作，及时解决档案管理过程中的问题，促使档案管理水平的提升。

参考文献

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