关于提升医院文书档案质量管理分析

田宝颖

摘 要：提高医院文书资料质量管理，有利于提高医院常规管理的精细化、标准化程度。文章首先介绍了形势下医院文书资料保管质量标准，然后详细阐述了诸多策略以提高医院文书资料质量管理效果及效率。

关键词：医院;文书档案;质量标准;管理策略

医院文档基本上包含了人事、基建、科研、财会、医务、党务以及装备等整体性文件信息，是在医院常规行政管理阶段出现的具备保存意义的、一般由通用文书转变形成的那一部分文档的习惯称谓。伴随国内医疗卫生行业变革的深入进行，对医院管控效率及效果提出了诸多要求。经过提高医院文档质量保管，突出文档在医院常规管理方面的价值作用，对提高医院日常经营实效都有显著的现实作用。

1 新形式下医院文书资料保管质量标准

1）真实性。医院文书档案是关键的参考资料及使用依据，保证其内容的真实与资料的齐全性，同样是文档高性能管理的关键表现。

医院文档中包含很多保密内容，如医疗工作者的人事资料，特别是伴随信息技术的进步，医院文档保管受到的非传统安全环境威胁增加，像黑客、病毒、电子数字遗失等等，加强医院文档保密同样是医院文档保管质量的关键内容及构成部分。比如文档的初始性，文书纸质资料一经形成，其所包含的资料内容就不会改变，经过电子数字系统扫描纸质文件内的信息内容，然后录入进文书档案信息库。这一过程，数字资料由于极易受到源于外部因素影响而损坏其完整性，造成数字丢失或是内容失真。为此，评定高性能的医院文档保管的标准之一就是保证其内容资料的真实性、精准性。

2）规范性。医院文档规范化管理，注重在管理环节遵守已发布实行的档案管理体系与规范性需求，保证医院文档保管的合法性。

医院文档的确定、立卷、整理、保存、查找、应用、销毁等均要根据医院文档每个业务程序，保证其规范性。比如，医院文书素材确定，不仅要做好档案真假与价值的鉴定，且根据鉴定结果对其分类出永久、30年、10年多类期限;再者，文档编目，就要严格根据相关要求，以件为单位，对其实施著录、标引、组织及编制目录等。严格落实文档保管标准， 方可保证鉴定结果的准确性、立卷的科学规范、信息应收尽收，为后续的保管及应用奠定基础。

2 医院文档质量管控中常见的不足

1）对文档管理缺少重视。文档仅仅是医院许多档案类型中的一种，有的医院只关注和患者相关的业务文档，针对文档缺少重视，所以存在疏于管理的情况。档案管理在很大程度上可以体现医院管理能力，有的医院从顶层领导开始就未将文档管理与档案部门的创建置于关键位置，所以针对档案部门的投资不够，年预算中常常将档案建设与需求置于最后。而部分医院因为客观条件制约，出现了保存文档空间不足的现象，一些存放文档的场所甚至产生潮湿、偏僻等问题，这无法保障文档安全性。

2）文档管理体系不完善。医院文档保管体系建立不能紧跟医院发展步伐。有些医院的部门在收到上级发来的文件和其他档案信息时，无法进行及时归档，而且有时为了便于查询使用，就放在本科室中，没有根据档案管理的各项规定处理。医院自身的档案管理体系不完善将造成文档的散乱、遗失。

3）文档管理数字化程度较低。以往的文档均是纸质资料，而且在查询时采取的是手工翻找，这种方法效率不高，还占用了员工。尽管伴随信息系统的进步，许多医院都开始使用现代化信息方式保管文档，但是，原来存储的纸质文档依旧未全部影像化转变成电子文档，在许多查找时依旧需要使用诸多人力，并且迅速迟缓、效率不高。另外，有些医院的文档保管设施还没有到位，档案的数字化发展程度

不高。

3 新形势下提高医院文档保管质量的策略

伴随医院文档在常规管理方面的关键性逐渐显现，提高医院文档质量保管要牢牢形成全生命周期观念，由前端的文件产生、中端的文档采集至终端的文档保管应用等，整个过程严格控制质量。还要求文档从业人员形成质量意识，遵循文档保管的标准及规定。

1）提升文档保管质量理念。医院文档保管质量要求对以往的文档保管有了较高要求，各个档案从业者与医院领导均要注重文档质量管控。其中，档案人员应形成质量第一的思想，从文档立卷、采集、归档、管理与销毁等整个生命周期的各个环节均要重视质量，根据各项标准及要求，提高文档质量保管程度[1]。另外，对于在医院中要定时组织参加文档管理任务的各业务部门员工，重点是文书起草、采集、保管等员工，应该全面宣传推广《档案法》、《保密法》以及《医药卫生档案管理暂行办法》等，特别是文档质量管理中的要求及标准的宣传与推广，真正将质量意识融入文档管理的整个过程。另外，医院管理人员，特别是分管文档任务的领导，应高度注重文档质量，将之融入医院整个管理计划内，提高文档保管的质量标准及要求。比如，把文档质量保管作为评估、考核医院文档业务的一个关键内容，视为科室、医务工作者评先评优的关键内容。健全医院文档质量保管制度体系，积极推行“三纳入”、“四同步”文档保管机制，保证文档保管的规范、真实与标准。

2）大力保证医院文档管理效果。按照医院文档管理需求，加强医院文档保管效果的财力、人力以及物力的投放力度。首先，结合医院文档管理总量与质量，加强文档人员人才的引入力度。在各业务部门安排一名专业的文档兼职员工，专职负责采集文档信息，特别是早期文档性能的把关，严格把好文档采集的入口价值关。其次，要加强文档保管所需的仪器、设施的投资力度，添加计算机、扫描机、数码照相机等文档数字化管理所需要的仪器设施，改进医院文档管理区域的环境创建[2]。另外，加速文档保管的数字化、信息化进度，基于现代信息系统保证文档保管的规范化、制度化。创建文档信息库，提高文档管理的智能化水平。强化文书档案保管系统的定时杀毒与系统升级，优化文档管理平台功能。根据医院文档管理任务，发布相关的管理机制，严格落实文档保管流程标准及规范要求。

3）做好文书素材采集。文书处置在医院行政管理阶段占据了非常關键的地位。其中，作为文书处置关键构成部分的文书素材的采集、整理、立卷效果又直接关系医院文档质量管控的效果。由此，要从前端注重文书素材的采集，严格控制质量。由文书起草、装订，文种挑选，正件、附件的完整性等方面，保证文书素材采集的齐全性、准确性，为后续立卷入档打好基础，从根源保证文档归档效果。

4）强化归档引导协调。医院文档管理中心要借助其专业优势强化业务引导，协调办公室、人事部门等做好立卷引导、前延文档质量控制管口，提高全院文档控制的质量及水平。另外，要重视文档的后续应用质量[3]。长时间以来，文档管理中心处在“自我封闭”状态下，造成文档产生“信息孤岛”情况，通常是档案应用者和档案管理人员之间出现信息不对称情况，档案应用者所需什么，就为他们提供对应的文档信息，各部门“交什么”，文档保管中心便“收什么”，文档质量管控的被动性比较明显。

4 结束语

综上所述，医院文档质量管控是医院档案保管的关键构成部分，还是体现医院行政管理质量的核心标准。作为文档从业人员，应严格掌握文档质量的精准、标准、规范等原则，不断提高医院文档质量管控效果。

参考文献

[1]张娜.提升医院文书档案质量管理论述[J].兰台内外，2019（33）：

56-57.

[2]葛成霞.医院文书档案质量管理PDCA理论应用研究[J].兰台内外，2019（20）：59-60.

[3]刘敏.新时期提升医院文书档案管理质量研究[J].兰台内外，2019（15）：71-72.