谈医院工程建设项目档案管理

张晓璐

摘 要：本篇文章讲述了工程建设项目档案在医院管理中的作用，肯定了档案资料科学管理工作的重要性以及意义，明确开展工程项目建设档案管理所需其他工作，分析为了完善档案工作体制，需要对档案管理进行规范的相关内容。通过对相关项目文件的过程加大控制力度，严格规范项目档案的收集、整理、保管工作，希望可以进一步的完善医院工程建设项目档案的管理。

关键词：医院;档案管理;工程建设项目

档案属于信息资源，是医院无形的财富，可以为领导在做决策的时候提供科学依据，规范、科学地管理档案资料能够更好地服务于医院的管理及各项工作，有效保障单位的利益，除此之外，也有利于为社会提供更加全方位的优质服务。为了提高医院整体的管理水平，需要提高医院档案的工作水平，随着医院档案管理体制改革的不断深入，医院越来越重视工程建设项目的档案管理工作。

1 工程建设项目档案在医院管理中的作用

医院工程建设项目档案是医院建设活动中的第一手资料，档案管理工作的目的就是为了可以对医院工程项目建设整个过程进行记录，以便于了解整个工程建设的技术和现状。档案中会通过表格、图片、文字等等形式对医院的工程项目建设情况进行记录。档案管理工作的核心目的就是可以及时的对工程建设的具体情况进行了解，可以获得相关合同、报批文件、洽商变更等等一系列内容。工程建设项目档案管理工作具有一定的可追溯性，其中会包括一些基础建设隐蔽的工程标志，档案管理工作在开展的过程当中，一定要确保这些工程标志可以做到图物相符。

工程建设项目档案管理包括工程的具体规划、图纸设计、施工情况等，任何一个施工环节，如果没有得到有效的记录，就会使得相关的工作环节缺乏技术参数的支撑，使得建设的使用情况和改造现状缺乏科学依据。档案可以从静态上反映医院建筑物的变化和发展，为后来的工作者了解医院整体的规划、建设以及具体的管理工作细节提供历史数据依据，系统性的档案管理工作也有利于医院的未来发展。医院工程建设项目档案管理工作可以为交叉工程设计提供相应的条件，作为历史查找、经济分歧、产权纠纷以及相应的科学研究数据支持，医院档案管理工作不仅仅是服务于现下医院的发展，也有利于医院未来更加长远的发展。医院工程建设项目档案管理工作是一件百年大计，因此对于医院整体的发展来说非常重要。

2 开展医院工程项目建设的档案管理，需做好以下几方面的工作

2.1 工程项目建设立项前期的可行性论证

工程项目建设的前期准备主要是为了医院工程后期建设的质量做好保障，确保可以保存完整的档案资料。医院工程项目建设开展前期准备工作的过程当中，医院档案管理人员应该参加全过程的活动，以确保可以收集到齐全的档案资料，为后期的归档工作做好准备。

开展工程立项申请之后，在计划任务书没有下达之前，医院相关决策人员、各个职能科室、项目的规划设计部门的人员需要对项目的建设进行可行性的论证。在论证的过程当中需要根据医院的特点，有效划分功能区，实现对整体布局的分流，设定规模的标准，确定资金的投入力度，有效实现全面统筹，从而制定出最佳的可行方案。在开展建设工程的过程当中，其中最为重要的就是确定建设规模以及决定整体的建设比例，在开展可行性论证之后，需要进一步的将各种资料形成书面材料。

2.2 工程勘察设计

加大力度控制医院建设设计方案的标准，在选择设计方案的过程当中，既要考虑到资金的承受力，也要考虑到不同层次病人的需求，设计出更加美观和舒适的医院环境。选择优秀的设计单位，选择时需要考虑到设计单位的资质、技术水平，选择具有设计资格的相关单位，做好投标以及比较工作，支付设计费时应按照国家建设部的统一标准。

3 完善档案工作体制，强化规章制度的执行力及规范档案管理

项目筹备一开始，建立直属项目的建设项目指挥部，建立领导责任制、档案管理岗位责任制以及工程相关人员岗位责任制，明确项目档案的主要负责人，选拔具有档案专业知识的人员担任项目文件的控制和项目档案管理的工作。项目档案工作应该和项目的建设开展同步管理，确保统一领导、统一制度、统一规范。与此同时，医院需要将档案管理工作归入到医院整体的发展计划中，给予档案管理工作足够的重视，优化和完善医院的档案工作管理制度，将档案部门的干部归入到相应的年终考核之中，只有从制度上强化档案管理的重要性，才能够真正的去解决档案管理工作在医院不受重视的问题。医院应该开展档案管理工作的教育宣传，强化工作人员的档案管理意识，利用每一个机会向工作人员强调档案的重要性。

4 切实抓好项目文件的过程控制

档案管理会包含工程项目的每一个环节，需要档案管理人员充分与设计单位、监理单位、施工单位等做好沟通，以便于可以掌握一手的档案资源。确保档案资料的完整性、系统性、准确性，需要强化参建单位人员的档案意识，各单位人员要互相配合共同的参与档案收集工作之中，在建设初期，项目所涉及的数据内容非常繁多，需要管理人员做好有效的归类和汇总。项目在开始的过程当中需要和各方签订“竣工文件编制移交协议”，有效对文件的编制提出规范要求，掌握工程文件的要求可以起到预先控制的作用。杜绝出现签署不完备的现象，在施工方案的报审方面，需要有批准人、编制人、审核人的共同签名。杜绝出现试验检测报告滞后于报验时间，如果报验单只有材料合格证和相关的材料清单，很容易造成测验报告脱离报验单，使文件归档系统不完整。

5 项目档案的收集、整理、保管工作

项目档案文件从最初收集工作一直到项目竣工之后，相关的信息需要以电子文件的形式入网，以确保后期方便浏览。开展档案工作的过程当中，为了消除盲点和失控点，需要严格的按照国家建设项目文件归档范围开展工作。电子文件和纸质文件同时收集、整理、归档是档案工作的一项重要任务。社会经济和科技在快速的向前发展，传统的档案管理模式已经不能满足现下医院的发展需求，档案管理工作人员不仅要掌握专业的档案管理技能，还需要熟悉掌握相关工程建设方面的知识。随着信息技术的快速发展，档案信息管理逐渐和网络进行了融合，医院增设了档案资源信息服务，这也为档案工作人员提出了更多的挑战。光盘、磁带等电子档案在管理的过程当中，需要及时的和计算机网络专业平台进行交流与合作，对相关内容进行逻辑和物理归档。档案管理平台在整体建设的过程当中，对相关工作人员进行整编模块，将档案材料汇集成部门，在模块系统当中有效对项目文件进行归档、编号、录入归档文件名。

6 结束语

综上所述，医院工程建设项目档案管理工作是医院管理当中的重要内容，能够充分的体现医院基本建设的水平。对医院的档案工作进行完善与优化，可以确保医院在扩建的过程当中具备一个良好的基础，有利于推动医院档案管理工作实现规范化、科学化、标准化，保障医院现代化建设基建资料的完整性。强化医院工程建设项目档案管理工作的科学性、制度性、准确性、系统性，顺应市场经济的发展，不断增强档案管理工作的服务意识，让工作人员积极主动地融入到医院的档案建设之中。

参考文献

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