新闻媒体在重大活动档案管理工作中的问题及对策分析

李燕

摘 要：新闻媒体因行业的特殊性，经常参与到重大活动档案的管理中，以便公众了解某个时期、某个地区的发展轨迹。本文基于重大活动档案的概述，分析了新闻媒体在重大活动档案管理中的问题，提出了相关的解决对策，希望能为重大活动档案管理提供帮助。

关键词：新闻媒体;重大活动档案;问题;对策

随着经济社会文化的发展，重大活动在各范圍、各时段时有发生，小到城市的纪念庆典、乡村的赛马会，大到国家的外交活动、政治运动，无一不影响着人们生活和社会发展。在这些活动中形成的档案，是国家档案资源的重要组成，加强对其的管理，能够展示工作的开展情况，提高档案工作质量。但是在新闻媒体参与管理的过程中，尚存在诸多问题，影响档案的真实性、完整性，因此深入分析和探讨相应的管理对策，显得尤为重要。

1 重大活动档案概述

所谓重大活动档案，是指在重大活动中形成的，有保存价值的声像、文字、电子文件、图表等不同形式的记录，主要包括：1）活动方案、会议记录、计划总结、贺词、协议文本等材料或电子文件;2）光盘、录音带等声像资料;3）文字说明及照片;4）有纪念意义的标志性、凭证性实物，如奖章、证件、证书等。

2 新闻媒体在重大活动档案管理工作中的问题

同样是记录社会的发展进程，档案部门、新闻媒体有着很大的互补性。新闻媒体因自身的行业性质，时常参与到重大活动的宣扬、报道中，具有硬件设施良好、资料真实等优势[1]。尽管如此，新闻媒体在重大活动档案管理中也存在不足之处，具体表现如下。

1）不重视重大活动档案管理。其一，新闻媒体领导人员不重视。发生原因为：新闻媒体的任务是组织重大活动的宣传，做好生产、经营工作。对于档案管理，尤其是重大活动形成的档案资料，尚未给予足够的重视。而且，单位领导也不了解新闻媒体在重大活动档案管理中的作用。其二，档案管理部门不重视。究其原因：新闻媒体单位的档案管理部门，仅重视单位档案的收集、整理，关注各部门声像、文书、电子档案的整理。对于单位举办或参与的重大活动形成的档案，缺乏一定的重视和管理，不利于档案管理工作的开展。

2）工作人员业务素质不强。在宣传方面，新闻媒体能够完整、真实的反映和记录重大活动进程。为了扩大宣传范围，保证相关资料的真实性，新闻媒体单位通常会派遣纪律严明、能力强的采编人员。但是，由于他们缺乏档案管理知识，未接受过档案培训，缺乏档案意识，使得重大活动档案在整理、收集等过程中，出现和实际不符的情况，甚至出现拖延移交、档案丢失等问题，降低工作质量[2]。

3）管理制度落实不到位。现如今，尽管全国大多数省市已颁布了和重大活动档案相关的管理方法，但是新闻媒体单位并未贯彻落实管理制度，个别单位也没有结合自身情况制定相应制度，导致重大活动档案管理缺乏保障;有的单位制定了管理制度，但并没有落实，使管理制度形同虚设，档案管理权责无章可循。

4）缺乏事前介入和监管。重大活动之所以重大，是因为举办一次活动需要多个单位共同协作，如承办单位、主办单位等，有时还需要成立临时的组委会，抽调各单位员工参与组织。然而，无论新闻媒体在重大活动中承担怎样的角色，档案部门都没有参与到活动的承办中，使得重大活动缺乏事前指导、全程监管。重大活动作为重要工作，形成档案类型多、数量大，如果档案部门不参与，就无法实时跟踪和监督档案，只能根据活动参与者自行收集的资料，来分析和评判活动的发展进程，给档案的管理和鉴别带来不利影响。

3 新闻媒体做好重大活动档案管理的对策

1）加大宣传力度，提高重视程度。作为档案管理的主要内容，无论是新闻媒体单位的领导，还是采编人员、档案管理人员，都要提高对重大活动档案的重视程度，将其纳入单位的年度工作计划、议事日程。同时，还要将重大活动档案管理纳入采编人员的学习范围，并将其作为业绩考核、执法年检等工作指标。这样一来，才能加深所有参与重大活动单位、人员对档案的认知，提升档案管理质量。

2）加强队伍建设，提高业务素质。档案人员作为重大活动档案管理工作的直接参与者，工作能力、业务素质直接影响着档案的真实性，及档案管理效果[3]。因此，新闻媒体单位应结合自身情况，组建一支业务能力强、作风良好的管理团队。同时，加大对单位档案人员的业务培训，将媒体工作者纳入培训范畴，加强档案管理的宣传、法制教育培训，提高新闻媒体单位员工的档案意识。举例，在日常培训中，可以根据传统媒体、新媒体下的档案管理要求、特点，结合媒体工作者的工作任务，明确与之相对应的培训内容。又或者，组织档案人员学习计算机、网络技术知识，便于满足不同时期的档案管理

要求。

3）建章立制，细化方案。重大活动涉及范围广，部门多，档案的收集、整理单靠档案部门和人员，是无法完成的。要想做好重大活动档案管理工作，新闻媒体单位应根据当地的档案管理方法，结合自身情况，制定档案管理制度，明确档案管理的实施方案。对于形成材料多，载体形式丰富的活动，建议将重大活动档案作为一个大类，按实物、电子、文书等业务规范整理，集中存放，保证档案的全面性;对于数量少，载体形式单一的重大活动，可将形成档案纳入声像、文书等类别，不能分散存放。档案人员要掌握档案管理方法，按标准整理档案，做到编号准确、科学分类、排列整齐，便于日后查看和

使用。

4）明确职责，主动参与工作。新闻媒体单位是重大活动的参与者，除要加强对档案的管理外，还要和主办单位、参与单位进行配合。首先，明确承办单位、主办单位等部门在档案管理中的职责，其中主办单位对档案管理部门负责，承办单位负责协调，档案管理部门负责指导和监督[4]。其次，明确重大活动档案在各环节的职责，安排专人管理档案。最后，明确各类档案的管理职责，新闻媒体单位要为声像档案的管理负责。对重大活动档案的收集、整理等工作提出要求，将其纳入各部门、员工的工作目标，加强考核和奖罚，保证重大活动档案管理工作有序进行。

为了进一步提高重大活动档案管理效率，还要加强对整个管理过程的监管。其一，提前介入档案管理。在组织重大活动前，新闻媒体单位的档案部门要制定活动方案，给予档案部门一定的监督和指导，明确档案的归档方式、时间和范围，为档案管理工作的开展提供保障。其二，加强事中监督。重大活动开展期间，要及时跟进，加强对形成文件的监督，一旦发现问题，及时提出整改意见[5]。其三，强化事后收集。重大活动结束后，督促各部门和员工全面收集档案，主动上交领导验收，确保活动形成的档案真实、完整。

4 小结

综上所述，新闻媒体作为国家政策的传播者，应在重大活动档案管理工作中发挥优势，进一步强化档案管理的建设工作。本文通过上述分析，发现当前的重大活动档案管理存在系列问题，建议从提高重视度、提高档案人员的业务素质、加强全过程监管等方面开展重大活动档案管理工作，保证档案资料完整，推动经济社会发展。

参考文献

[1]沈茜.新闻媒体在重大活动档案管理工作中的问题与对策[J].办公室业务，2018，36（22）：117，130.

[2]凌瑞英.加强高校重大活动档案管理的思考[J].城建档案，2019，18（4）：60-61.

[3]慈波，沈炜.重大活动档案管理的实践与思考 ——以世界互联网大会档案工作为例[J].浙江档案，2018，12（6）：64-65.

[4]徐莹.新媒体时代新闻档案管理与开发[J].新闻前哨，2017，26（12）：40-41.

[5]夏文君.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].卷宗，2019，9（33）：52.