企业在档案管理工作中存在的问题及解决对策

李雪

摘 要：档案管理对于企业发展具有重要的意义，能够直接反映出一个企业的综合管理水平。特别是当前，在企业各项业务的种类及数量大幅巨变的发展大背景之下，随着企业发展规模的不断扩展和信息化水平的不断提升，积极构建完善的档案管理体系，改进档案管理系统，提升档案管理能力，能够有效地促进企业的全方位发展。长期以来，国内许多企业对于档案管理却缺乏应有的重视，在档案管理中暴露出许多问题，对企业长期健康发展造成了负面影响。

关键词：化工企业;档案管理;问题;解决

1 企业档案管理工作的意义

企业档案是企业在整个生命周期和所有活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、运营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、健康、人事等方面的资料，真实地反映了企业[1]的整个发展过程。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供了详细的数据和资料。根据企业档案，企业领导可以了解企业每个人的素质、能力和行为，以及企业的技术实力，从而做出正确有效的决策，提高企业的管理水平。一流的企业靠文化，二流的企业靠管理，三流的企业靠业务，四流的企业靠投机。在企业文化建设中，企业档案也发挥着不可替代的作用。

2 现阶段企业档案管理中存在的主要问题

2.1 企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

目前国内许多企业对档案管理重视不够，企业领导没有认识到档案的规范化管理是企业发展的内在要求，也没有实现企业档案所蕴含的价值。他们错误地认为档案管理无非是收集整理过期的文件资料，档案管理并不能给企业带来实实在在的金钱。此外，由于企业财力和人力资源有限，大量的资金、技术和办公空间不值得的损失[2]。一些领导人重视档案管理在口碑，但实际上忽略它（也有许多领导人忽视）：一些企业的档案只有10多平方米，一些企业甚至没有档案，档案是在办公室随意堆放;企业档案管理人员的数量少，而且这些档案管理人员大多由办公室行政人员兼任，几乎找不到一个档案管理的毕业生，基本上没有学过档案法，档案管理的专业知识也不为人知。

2.2 档案管理缺乏制度化、规范化

目前许多企业还没有建立严格规范的档案管理制度，甚至没有明确规定企业各部门的归档时间和归档时间。一些国有企业，为了应对上级部门的检查，进行虚假档案管理;一些企业将档案工作外包给档案公司，导致档案生产、档案管理和档案服务脱节。有的企业档案管理系统印在纸上，挂在墙上，但从来没有实施过，变成了一张纸。一些企业的档案沉睡多年，档案里积满灰尘，档案工作者不知道如何学习和利用档案;企业领导也不知道要依靠档案为企业开展各项工作提供依据。企业内部各部门普遍不配合档案管理工作。他们在自己的办公室内随意堆放大量的文件和资料，使其闲置不办理转移，导致部分原始资料丢失;给档案工作者的收藏、整理、分类带来很大的麻烦。

2.3 档案管理信息化水平落后

中国網民数量已超过8亿，居世界首位。中国手机用户的数量甚至超过了人口。在信息时代，企业应加强档案信息化建设，利用电子档案、数字档案代替纸质档案。但遗憾的是，目前企业档案管理信息化水平较落后，许多企业仍使用纸质档案，由专人对档案进行收集、整理、校核。此外，在纸质文件[3]中存在着大量的文件丢失、遗漏和不清等现象。很多文件的整号、分类号混乱，甚至出现一个数字错误。还有一些企业虽然使用计算机管理档案，但档案管理模式仍停留在封闭的管理模式上，不能有效地提高档案管理工作的效率。

3 思考如何加强企业档案管理

3.1 对档案管理工作给予应有的重视

企业领导必须认识到：在信息化时代，信息是企业发展的重要资源，而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。开展企业档案必须有组织建设、制度建设、基础设施建设、业务建设等几个方面。企业领导层必须带头重视档案管理，确定档案管理工作负责人，建立健全领导体系。要求档案人员参加本企业重大的活动、设备开箱验收、基本建设工程验收、科学研发活动等。建立企业档案室，配备专职档案员，保持企业档案人员的稳定;企业各职能部门也应当配备兼职档案人员，主动参与到档案管理中来，严格执行档案管理制度，定时归档、存档。企业档案室必须逐年增添必要的设备，在条件允许的情况下甚至应当逐年扩大档案室面积[4]。

3.3 档案管理必须规范化、制度化

企业应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员则必须根据档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性;若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误，必须责成有关人员进行纠正，从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后，必须根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类。按照国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》制定企业分类方案：党群工作、行政管理、企业经营管理、生产技术管理、地质勘测类、基本建设、科研开发、设备仪器、企业产品生产和服务业务、会计、干部与职工人事等管理类文件材料。

3.4 加快档案管理信息化建设

企业应当加快档案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术，进行档案管理;尽快使用数字档案、电子档案，全面淘汰纸质档案，运用信息技术提高档案工作现代化水平。企业还须运用大数据技术，人工智能技术、云计算技术开展档案研究，根据企业发展的需要，充分发掘出档案中有价值的信息，通过研究自身档案来认识、掌握企业发展规律。

3.5 加强档案管理人员接续培养

近年来，化工单位受市场行情影响纷纷进行组织机构精简，导致一些有经验的档案管理人员离开岗位。留下的档案管理人员需要长时间进行繁琐、复杂的档案管理工作，承受更大的工作强度。后续人员力量接续困难、经验不足、甚至未有从业相关经验，导致档案管理工作出现断层。有鉴于此，化工企业必须主动加强档案管理人员培养，采取“请进来”“走出去”“强自身”方式：邀请档案专家到企业现场授课，建立档案管理体系，理顺工作思路;条件允许的情况参加地方档案管理局等专业部门组织的脱岗专业培训;主动对标学习兄弟单位先进管理经验，从基层单位适时挑选青年人才补充档案管理团队，增加新鲜“血液”。

4 结束语

综上所述，企业档案管理作为企业管理过程中非常重要的部分，企业档案管理信息系统的优良限制着企业管理的高效程度。传统的企业档案管理存在着非常多的问题，包括企业的档案管理的发展不完善，企业的综合性的管理的效率不够高，企业的信息系统化程度不够高，严格地限制了企业档案管理的全面发展，在企业内部管理中，档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率，为促进企业长期可持续发展，提升企业的管理水平，建设企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理[5]。

参考文献

[1]连政.企业单位档案管理重要性[J].兰台世界，2019（S1）.

[2]王萍.企业单位档案管理创新与改革探讨[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2018（05）.

[3]郭艳艳.新形势下加强企业档案管理的几点思考[J].企业改革与管理，2017（16）.

[4]赵彦昌，陈海霞.“互联网+”环境下的档案公共服务策略研究[J].浙江档案，2016（11）.

[5]张伟.浅析档案管理中的几个难点问题[J].黑龙江档案，2016（01）.