Excel做年终报表的小技巧

朱建

年报不是学术文献，虽然也力求数据准确，但更重要的是让领导一清二楚地听明白你的意思。很多时候，我们并不需要很“实诚”地把所有数据都罗列上，而是要将信息以最简明扼要的方式表示出来，这就是年报制作的终极目标。

1只留最重要的

专业图表和Excel默认图表的最大区别，就是减少了很多无关元素。那么一份刚刚从Excel里“诞生”的新图表，到底都需要进行哪些方面的改进呢？删除网格线、删除图例、添加数据标签、修改图形配色，将要展示的月份设置单独的色彩和美化标题栏……

Excel默认生成的图表，程式化很强，很多地方都需要读者自己解读，并不符合年报的制作思路，因此像图例、网格线这一类东西是首先要被清除的。其次要想让观众一目了然地知道每个图形所代表的含义，就要将数值直接标注在图形上，这一步其实就是“数值标签”的作用。最后Excel图表的颜色一般比较“辣眼睛”，最好能与年报色彩统一，或者直接更换为一些低饱和度色彩，并将要展现的月份单独标色，以便让观众更一目了然地知道你要介绍的内容。

2平均线让你的成绩更直观

努力了一年，终于超额完成任务，却在图表制作中败北，这样的结果显然不是我们所期望的。能否通过一根标识线，将超额人员与未达标人员，清楚地标出来呢？这其实就是———Excel里经常会用到的平均线功能。

在原表格后方新建一组辅助列，起名为“平均线”；

在辅助列下方第一个单元格输入公式“=average（$B$2：$B$5）”（$B$2：$B$5为当前图表的取值区域），求出业绩平均值，然后双击填充柄，将该公式复制到整个辅助列；

点击图表，拖动数据源表格中的蓝色线框，将辅助列包含到数据源内，此时图表将变换成2个柱形；

点击“图表工具”→“设计”→“更改图表类型”，在弹出面板中点击“组合图”，将“平均线”一项修改为“折线图”；

确定后返回Excel，再次点击折线图上面的数据标签，手工删除，之后调整一下折线图的色彩和粗细就可以了。

3让数据不再“扎眼”

虽然已经很努力了，但年终报表依旧不够“抢眼”，这又该怎么办？在Excel中，坐标轴会自动按照最大和最小值平均分布，这样就导致了一个问题，所有的差距都会清清楚楚呈现在图中，毫无遮挡可言。其实可以通过图表的一些小调整“柔化”这一差异，让数据不再那么“扎眼”！

右击纵坐标轴，选择“设置坐标轴格式”；

修改坐标轴边界的最小值和最大值，将二者的差距拉大；

手工向右侧拉宽图表，直到波动看起来不再那么扎眼；

点击折线图，在右侧面板中点击“填充与线条”，然后勾选“平滑线”复选框；

最后根据需要保留或删除数值标签，如果数据实在不理想，可只保留最高值与最低值，借此避开数据不佳的尴尬。

将坐标轴边界拉大和将图表整体拉宽，都能降低图表波动给人带来的视觉刺激。同时辅以平滑线及数值标签，可以很好地掩盖数值不佳带来的种种问题。此外线条的颜色也有讲究，一般不饱和色（比如灰色）对人眼的刺激更小，将线条色彩调暗，也能一定程度上解决数据不佳的尴尬。

4一秒钟把领导的目光吸引来

图表就那么几种，你做我做他也做，如此普通的东西又怎能吸引主管的目光呢？其实想要做出网上那种炫酷的图表并不困难，一个简单的Ctrl+C和Ctrl+V，就能让你的图表立马酷酷的。

点击“插入”→“插图”→“图标”，挑选一个自己喜欢的图标样式；

右击图标，选择填充色命令，为图标更换一个合适的色彩；

接下来通過Ctrl+C将图标复制到剪贴板；

然后点击图表系列，按下Ctrl+V将图标粘贴进去；

右击系列→“设置数据系列格式”，将“填充”标签下的“伸展”改为“层叠”，至此第一组系列修改完成；

以此类推，同样的方法去修改其他数据列，整个美化工作就完成了。

除了图标以外，我们也能下载一些特定的JPG图片，来完成图表的美化，操作方法和上文一样。图表是年报里的精髓，一张好的图表甚至抵得过一大堆业绩出众的表格。