大数据技术在事业单位档案管理中的运用

摘 要：当今世界是网络信息化的世界，在网络时代大数据技术得到了广泛的应用。通过大数据技术与各个行业相融合从而让各行各业都发生了很大的变化。事业单位的档案管理是事业单位管理的重要内容之一，通过将大数据技术与事业单位档案管理相融合，能够优化档案管理的工作，实现事业单位档案管理模式的创新与发展，本文就此展开了探讨。

关键词：大数据技术;事业单位;档案管理

现代社会随着网络信息化技术的不断发展，尤其是2020年5G技术已经开始普及，这些信息化技术的发展让世界完全进入了万物互联互通的时代，也给人们的生产和生活带来了极大的变化。事业单位的档案记录了事业单位的各种文献资料，这些都是事业单位重要的参考资料。在大数据技术的帮助下，事业单位的档案管理也迎来了新的发展机遇，同时也面临着巨大的挑战。从我国目前事业单位档案管理的现状来看，在大数据技术背景下，事业单位的档案管理也在不断朝向着网络化和信息化的方向发展，同时在实践的道路上取得了一定的效果，促进了事业单位档案管理的效率和质量，极大的减轻了档案管理人员的工作负担，促进了我国事业单位档案管理的快速发展。

1 大数据时代档案管理的挑战

我国的事业单位档案管理大多采用传统的管理模式，在这种传统的管理模式下档案管理无论是理念和方法都与现代化的档案管理存在很大的不同。传统的档案管理工作都是由事业单位专门设定相应的档案管理部门并配备相应的档案管理人员对单位的档案资料进行分类和整理工作，为事业单位档案的查询提供便利，但是在大数据时代信息化技术已经成为档案管理的主流，因此在事业单位运行的过程中就产生了大量的数据信息，这样也会增强增加传统档案管理的数据量，同时也存在着纸质档案和电子档案相交叉的情况，如果还是沿用传统的档案管理方法对大数据时代的档案进行管理就无法满足网络时代信息化管理的要求，这就会导致现在大数据时代事业单位档案管理无法顺利的开展工作。

在大数据时代，各种档案数据信息的存储方式已经由传统的纸质档案管理转化为电子信息记录与存储。大数据时代的事业单位电子档案数据化管理不仅能够保存档案的文字信息，还能保存图片信息和视频信息，这样更有利于后期的管理和查询。通过电子信息的存储方式能够实现事业单位档案管理的多元化存储，这样也能够为事业单位档案管理带来极大的便利，节省了档案的储存和提取时间。由于大数据技术需要利用计算机信息化技术来开展信息的管理和存储工作，因此对于档案管理人员的素质提出了更高的要求。如果档案管理人员在操作中出现一些失误，很容易造成电子数据档案的永久丢失或者毁损，因此档案管理要确保管理人员具备足够的胜任能力，只有这样才能确保档案管理的质量和效率。

2 大数据技术在事业单位档案管理中的运用

2.1 将信息化的管理理念与传统管理理念相融合

事业单位的档案管理为了能够积极应对大数据时代档案管理的要求，更好的实现档案管理工作的科学化和数据化，在档案管理中要不断的改变管理理念与管理方法。同时也要将信息化的管理理念与传统管理理念相融合，只有这样才能让事业单位档案管理人员的思想统一，紧紧的跟随时代发展的步伐，有利于档案管理的长远发展。通过传统与现代的结合共同提升档案管理的质量和效率。从目前事业单位的档案管理现状来看，由于我国事业单位大多属于传统的管理行业，因此在档案管理方面受到传统档案管理理念的影响较重。虽然传统的档案管理在实际运用中有其固有的优势，但是这种传统管理方式与现代化的大数据技术在档案管理中会存在一定的出入，而随着事业单位的发展产生的档案信息数据量越来越多，因此传统的档案管理方式无法对档案信息进行快速的整理与整合，导致了事业单位信息化的进程相对比较缓慢。为了能够实现大数据时代的发展，事业单位在开展档案管理工作时应该不断提升档案管理的信息化水平，注重传统的管理理念与现代化的管理方法相融合，充分发挥传统档案管理和现代信息化档案管理的优势，不断提升事业单位档案管理的效率和质量。事业单位要做好档案管理人员的教育和培训工作，定期对管理人员开展信息化技术方面的培训，让他们能够了解大数据时代信息化管理的要求。同时根据事业单位的具体情况选择合适的信息化管理技术。将传统的管理与现代化的管理相统一，比如可以将档案信息目录化进行标识分类，在查找某一份档案时可以先根据电子目录查询具体的位置，然后再根据目录对应在储藏室的位置在书架上进行纸质版的寻找，这样不但能够节省查询人员的时间和效率，同时也提高了查询的准确度，大大降低了档案信息管理人员的工作量。

2.2 强化事业单位档案信息资源的安全管理

事业单位的档案记录了事业单位发展过程中的所有信息资料，对于事业单位的发展至关重要，因此开展档案管理工作必须重视对于档案信息资源的安全管理，落实好档案管理的安全责任。尤其是在大数据时代事业单位档案管理在信息化的推进下实现了纸质档案向电子档案的转化，提升了档案管理的全面性、统一性和协调性。在电子档案的管理过程中首先要做好纸质档案的管理工作，避免纸质档案在传递、借阅和搬运过程中出现丢失毁损的现象，同时也要加强相对应的电子档案的加密处理，给电子档案加上只读属性，避免被人为的修改，提升档案的安全性。录入的档案信息应该严格按照纸质档案中的各项内容资料进行，只有这样才能真实的将纸质档案的信息转化到电子档案当中。提升电子档案信息的准确性、可靠性和实用性，避免信息录入的错误给档案管理的后期维护和使用带来不必要的麻烦。档案管理人员在完成档案录入工作以后应该严格的落实档案的管理办法，不能随意丢弃纸质档案，为后期的电子和纸质档案对比查询提供参考。在档案管理中应该加强对电子档案工作的重视。要在档案管理的信息系统中加装安全防护软件，避免电子档案数据被泄露或者受到网络病毒、黑客的攻击，提升单子档案信息的安全性和可靠性。

2.3 充分利用档案信息的各种资源

在大数据时代事业单位的档案管理为了能够提升信息的开发力度，提升信息管理的效率，必须对档案信息中的各项资源进行充分的挖掘和利用，不断提升档案信息的利用率和管理质量。要对电子档案信息进行完善，从目前电子信息技术在事业单位档案管理中的实际运用来看，信息化的档案管理模式比传统档案管理模式更加的方便、快捷、准确。同时也能够在较短的时间内完成档案的录入分类和管理，提升了档案管理的效率和质量。因此一定要充分开发档案资源，避免档案信息浪费。在建立事业单位档案管理信息查询时可以充分利用档案中的信息提取重要的关键词，在信息系统中输入这些关键词就可以迅速的定位并查找到这些档案信息，这样一方面节省了电子档案录入人员的工作量，同时也提高了檔案的查询效率，充分利用了档案信息的各种资源。

3 结语

大数据技术给事业单位的档案管理带来了难得的发展机遇，同时也让档案管理面临着巨大的挑战，事业单位档案管理必须不能提升信息化水平，只有这样才能适应大数据时代档案管理的要求。

参考文献

[1]李敬.高校电子文件档案化管理的必要性分析[J].时代经贸，2017（12）.

[2]张静华.“互联网+”时代让档案资源“活起来”的有效途径[J].时代经贸，2016（30）.

[3]周耀林，朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报，2015（02）.

作者简介

潘其超（1975-），男，汉族，大专，助理馆员，研究方向：档案管理。