不动产登记档案查询工作原则、现状及对策研究

李霞

摘 要：做好不动产档案查询，在维护不动产权人的合法权益，保守不动产权人个人信息，保障不动产正常交易等方面发挥着积极作用。本文分析了不动产登记档案查询原则及现状的基础上，提出了改进不动产登记档案查询对策，对做好新时期不动产登记档案查询工作具有积极的现实指导意义。

关键词：不动产登记档案;档案查询;问题;对策

根据《不动产登记资料查询暂行办法》的规定，不动产登记资料包括：不动产登记簿等不动产登记结果;不动产登记原始资料。不动产登记查询管理由县级以上人民政府不动产登记机构负责。不动产登记档案兼具公开性和私密性，在不动产确权、变更、转移、抵押、租赁等行为中发挥着凭据、查证作用，是体现不动产物权自然状况及权属的重要资料。因此，做好不动产档案查询，在维护不动产权人的合法权益，保守不动产权人个人信息，保障不动产正常交易等方面发挥着积极作用。

1 不动产登记档案查询原则

根据《不动产登记资料查询暂行办法》第五条之规定：不动产登记资料查询，应遵循依法、便民、高效的原则。这也为不动产登记档案查询提出了具体的原则要求：

1.1 依法原则

不动产档案属于不动产权人关于不动产确权、变更、转移、抵押、租赁等行为的结果，具有较强的权属特性，也属于不动产权人的个人信息，具有权威性和隐私特性。因此，不动产档案的查询應依法进行。其中，不动产权利人、利害关系人查询应提交身份证明材料;受委托的人查询还需要提交双方身份证明原件及授权委托书，且查询的范围也明确依据授权。作为不动产档案管理部门，也要掌握不动产登记档案管理的具体规定，严格遵循法律法规或部门规章所规定的程序和要求进行查询。具体来说，就要熟悉《物权法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记资料查询暂行办法》《档案法》《保密法》等。

1.2 便民原则

不动产登记档案查询要始终坚持以人民为中心，方便群众查询，最大限度地保障人民群众的合法权益。全心全意为人民服务是党的根本宗旨，也是中国特色社会主义制度优越性的集中体现。政府制定的相关制度、作出的相应决策都是建立在为民服务基础之上，因此，不动产登记档案的查询也应遵循为民服务、便民原则，从一切方便人民群众的查询和利用为工作的出发点和落脚点，在此基础上来优化和完善不动产登记档案查询流程，缩短查询时间，提供查询便利。

1.3 高效原则

不动产登记档案查询专业性强，要强高、环节多，作为不动产登记档案管理部门应在本着合法合规和便民原则基础上，最大限度地保障查档的高效性。可见，不动产登记档案查询应建立在科学基础上，严格按照不动产登记档案查询的操作流程，利用现代信息技术、大数据以及互联网技术等，增强不动产登记档案查询自动化水平，实现不动产登记档案高效查询。

2 不动产登记档案查询现状

近年来，随着经济社会的快速发展，为保障不动产确权、变更、转移及抵押的现实需要，不动产登记档案查询的数量不断增长，查询的主体日益扩大，查询的种类及应用范围日趋广泛。既有个人查询，也有企业、司法部门;既有为了办理抵押贷款、办理过户需要，也有司法办案的现实需要;既有查询不动产交易信息，也有不动产登记流转信息查询等。

2.1 需求量大，查询工作任务重

不动产登记档案查询在县级以上人民政府不动产登记机构负责，目前主要由不动产交易中心负责。每天接受不动产登记档案查询的人员数量较多，既有不动产权利人、利害关系人，也有企事业单位、公检法、公证、审计、纪检等。窗口中除了承担不动产登记档案查询业务，还要承担不动产登记簿、原始证件（如不动产权证书）的办理。不动产交易登记、估价审税需要查询不动产登记档案，不动产继承、诉讼需要，以及抵押登记，保障房住房申请等等，都涉及不动产登记档案查询，使得不动产登记档案查询出现了数量大、任务重的现实状况，增加了工作难度。

2.2 规定模糊，查询矛盾频发

不动产登记档案兼具公开性、私密性，因此，不动产登记档案查询有其显著的严肃性、规则性和法律性。即，不动产登记档案查询的主体及内容必须符合相关规定，必须要严格遵守查询流程，出具相关证明文件。但在实际操作过程中，由于相关的规定要求不够具体，查询人的利益诉求与查询规则常常出现冲突现象，窗口查询矛盾频繁出现。例如，不动产权利人年事高、患重病，行动不便，直系亲属代为查阅原始档案时，按规定需要公证委托办理，亲属往往不愿付费公证。又如，对不动产权异议诉诸法院时，法院要求律师阅档后才受理立案，而不动产登记档案窗口查询部门则要求律师出具法院调查令，律师在法院未受理状况下则无法出具调查令，诸如此类等等，容易将矛盾引发至不动产登记档案查询窗口。

2.3 信息缺失，影响查询效果

不动产登记档案收集不全，会直接影响到档案查询的现实效果。例如，不动产登记档案信息缺失，或新归档的不动产数据信息未及时扫描传输至不动产登记档案数据库，或不动产登记纸质档案未及时上架、外出扫描等等，都会直接影响到现场档案查询的效果。

3 改进不动产登记档案查询对策

3.1 优化查询流程，提高查询效率

针对当前不动产登记档案查询耗时较长、奔波于各个窗口的现状，不动产登记档案管理部门应针对不动产登记档案查询工作实际，持续优化查询流程，切实提高档案查询效率。一是优化企业、个人申请书。重点是简化申请书内容的填写，非必须填写的能省则省。二是优化馆藏档案资源信息化程度。加快新增不动产登记资料的扫描，及时录入不动产登记档案数字化水平。三是优化馆藏资源布局。将不动产登记档案馆藏位置设置于窗口附近，缩短前台查询人员到库房的距离;四是优化不动产登记档案自助查询系统。完善不动产登记档案查询所需的计算机、网络、打印机、传真机等仪器设备，积极推广“自助查询”，降低窗口查询聚集，切实“减负”窗口查询业务量。

3.2 加强部门联动，实现信息共享

随着“互联网+”时代的到来，实现了数据信息跨部门、跨区域间共享，利用现代信息技术实现“数据多跑路，群众少跑腿”。切实解决房地产交易中心内部，综合受理、税务、档案资料查询窗口之间的内部信息互通、数据共享，居民可在房地产交易中心即可实现合同、契税、不动产权证书“一处受理、一网通办”。如，有的地区不动产登记部门与银保监部门联合启动不动产登记信息在线查询，通过部门联动，实现信息共享，为市民查档提供便利。

3.3 坚持以人为本，全力做好服务

不动产登记档案兼具开放性与私密性，满足市民不动产登记档案查询是保障其知情权的需要，同时也要做好不动产登记档案信息的保密。一方面，在思想上要牢固树立全心全意为民服务的思想和理念，对符合查询条件的，全力做好档案查询服务。另一方面，要坚持人性化服务，对于当事人因特殊情况不能亲自查询，又不便办理公证情形的，探讨以居委会盖章、医疗机构证明及当事人承诺、上门核实等方式，为其查阅提供方便。

参考文献

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