浅谈事业单位档案管理创新实践

2020-04-20 11:36白永华
卷宗 2020年5期
关键词:管理策略事业单位档案管理

白永华

摘 要:档案管理是事业单位发展中不可或缺的一个组成部分,其的管理有效性会对事业单位各项工作的顺利开展产生直接影响,加强其创新管理意义重大。本文以事业单位档案为研究对象,重点对其管理创新的重要性与对策进行了探讨。

关键词:事业单位;档案管理;管理策略

档案管理是事业单位日常管理工作的一个基本环节,也是最为关键的一个环节。或者说,档案管理是贯穿于事业单位各项工作始终的一个基本工作,管理的有效性会对事业单位各项业务的有序开展产生直接影响。然而,随着事业单位的发展,传统的一些档案管理方法与模式已经无法满足实际的工作需求,变革与创新档案管理方法势在必行。

1 事业单位档案管理创新的意义

作为事业单位中最为基础的一项工作,档案管理工作也是事业单位各项管理中非常关键的一个重要工作,这主要是由于档案管理工作是事业单位开展其他各项工作的一个基本依据,关系职工权益能否得到有效保障,也是事业单位维护自身权益的重要凭证。从这个角度来讲,事业单位档案管理创新关系事业单位工作的质量、效率以及内部管理的实效性。此外,随着事业单位的发展以及时代的发展进步,通过对档案管理进行创新,有利于充分利用互联网发展的优势,提升档案资料等核心资源共享的有效性,如事业单位可以利用网络来共享档案数据,配合自动化办公系统的应用,可以显著提升档案信息储存和应用的效率,提高档案管理工作的效率。

2 事业单位档案管理创新的策略

2.1 巧用信息化管理技术,推进档案管理的信息化进程

在以往的事业单位档案管理工作中,主要采取纸质媒介的方式开展各项工作,并且主要借助人为操作的方式来归纳和整理相关的档案信息,这种落后的档案管理方式不仅过程复杂,效率也非常低下,已经无法满足互联网时代事业单位档案管理工作需求。为了更好地满足档案管理工作需求,必须要注意有效地运用信息化技术等先进的科学技术来推进档案管理的信息化进程,提升档案信息管理的有效性,确保事业单位中档案管理系统中可以得到有效地运用。比如,事业单位可以积极地学习和参考一些国外关于档案信息化管理的优秀经验,综合运用网络技术、计算机技术等科学技术,持续构建符合事业单位档案管理需求的数字化档案管理系統,如可以重点对单位的信息化档案库进行建设,加强档案信息保密性建设,确保可以利用线上的档案信息管理方式来逐步提升档案管理的有效性。

在构建信息化、数字化档案管理模式期间有效地协同不同管理部门与单位,加强它们的沟通和交流,确保可以优化配置事业单位内部的各种档案资源,充分发挥档案管理工作的优势来促进档案管理工作效率的提升,这样可以为事业单位的发展提供更多支持。需要注意的是,在推进事业单位档案管理信息化建设期间,也要注意加强其安全性建设,尤其是要做好档案安全防护工作。比如,针对信息化档案的访问,要做好防火墙与权限设置工作,确保档案信息不被非法用户所浏览和控制。与此同时,要注意做好事业单位电子档案的病毒防护工作,具体就是可以结合事业单位档案管理系统的实际运行情况,科学地选择一些防毒软件,制定完善的网络病毒防护方案,有效地保护事业单位的数字化电子档案信息,保证它们免受恶意计算机病毒的感染与破坏,这样可以为事业单位开展信息化档案管理工作做好铺垫,力求全面确保事业单位信息化档案管理工作的质量、效率与安全。

2.2 健全档案管理的制度,推进档案管理的标准化进程

档案管理工作本身是一项系统化、专业化工作,其中涉及许多事业单位档案管理信息,并且需要进行分类整理等工作,增加了档案管理人员工作的难度。为了确保档案管理工作高效、有序开展,除了依靠大数据技术、信息技术等的应用之外,也需要注意从管理规章制度层面出发,加快构建一套健全的,且符合事业单位档案管理需求的标准化档案管理规章制度,力求可以更好地对档案管理的相关信息进行有效管理,避免因为工作制度问题而对整体档案管理工作的有效性带来不利影响。在对档案管理工作的相关规章与制度进行完善期间,必须要立足于事业单位自身的实际工作需求,尤其是立足于现阶段档案管理工作的实际需求,结合事业单位的发展目标,确保可以不断增强档案管理工作制度的合理性与可行性,即要确保所制定的档案管理工作制度可以在实际的事业单位中得到有效贯彻落实。

基于上述事业单位的档案管理制度建立要求与目标,可以采取下述几个方面策略来对档案管理制度进行健全:其一,事业单位的上级管理部门与管理工作人员要注意加快构建与健全档案管理制度,期间需要对新形势下事业单位档案管理工作的新需求、新要求、新规定等进行深入调查,确保可以掌握档案管理工作的核心要求与要点,制定恰当的措施与方法来大力落实有关的档案管理工作制度与要求。其二,在构建健全的档案管理制度期间,要结合档案管理人员的实际工作需求,从言行举止、工作流程与内容等方面出发,针对性制定一些具体、可行的档案管理工作要求与标准。特别是可以结合现阶段国家法律法规的要求,立足于事业单位档案管理工作的实际情况,科学、合理地安排与调整档案管理工作内容与方案,力求尽可能地制定符合事业单位档案管理工作需求的管理制度。其三,为了确保档案管理人员可以切实了解和掌握自身的管理工作权利、义务与责任,相关的管理部门还要针对性建立面向于档案管理人员的考核机制,有机联系职工工作和月度考核,确保可以借助考核机制来调动全体职工的工作热情,确保他们可以更好地参与到档案管理工作中来,增强管理的规范性与有效性,这样才能更好地提升档案管理的有效性。

2.3 加强管理人员的培训,推进档案管理的专业化进程

在事业单位开展档案管理工作期间,档案管理人员自身是档案管理工作的主体,其自身的综合素质会对档案管理工作的质量与效率产生直接影响,同时档案管理人员的综合素质也是蹄筋档案管理专业化进程的重要保障,所以必须要注意加强档案管理人员的专业化教育与培训,力求可以为事业单位构建一套符合时代发展需求和工作需求的专业化档案管理队伍。

为了促进事业单位档案管理人员综合素质的发展,可以重点从内部人员培训和外部人才引入两个方面着手努力:一方面,针对事业单位内部人员培训而言,可以定期组织事业单位中的全体档案管理人员开展有关单位档案管理技术、方法与技巧等方面的教育培训活动,期间要注意丰富档案管理人员教育培训方面的内容,拓展档案管理人员培训的渠道,并且可以定期组织全体档案管理人员开展多样化的业务交流或培训活动,力求可以通过多样化、全内容的档案管理培训方式方法来不断提升档案人员的综合素质。另一方面,针对外部人才引入而言,可以结合事业单位档案管理工作的实际需求,积极地引进一些外部的优秀档案管理人员,确保他们具备很强业务能力和档案管理需求的同时,兼有良好的社会责任感,力求可以更好地提升他们的档案管理工作素质。此外,还要注意结合档案管理工作的实际需求,针对档案管理人员制定切实可行的人员激励机制,力求借助档案管理的实际需求,有效调动管理人员的工作热情与积极性。

总之,档案管理是事业单位各项工作的一个重要组成部分,关系事业单位能否健康发展。在事业单位开展档案管理工作期间,可以巧用信息化管理技术,健全档案管理的制度和加强管理人员的培训,力求可以逐步推进档案管理的信息化、标准化和专业化进程,不断提升档案管理有效性。

参考文献

[1]黎丽华.事业单位档案管理创新与改革[J].卷宗,2019,41(5):111-112.

[2]魏峰.事业单位档案管理创新路径探索[J].兰台内外,2019,19(2):26-27.

[3]王洪艳.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式[J].中国战略新兴产业,2019,23(5):93.

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