企业特殊载体档案管理机制的创新

黄丽颖

摘 要：信息化技术的日渐成熟为建设企业生产经营战略的创新带来了巨大帮助，使特殊载体档案成为企业重要信息资源之一。与普通档案相比，特殊载体档案具有数据直观、内容有序、检索方便等优势，可更好满足建设企业日渐增多的信息数据管理要求。故本文以特殊载体档案特征为切入点，对特殊载体档案管理机制的创新进行相关概述。旨在充分发挥出特殊载体档案在建设企业发展中的积极作用。

关键词：特殊载体;档案管理机制;创新

就目前来看，特殊载体档案使得档案管理内容得到了进一步拓展。切实提升特殊载体档案利用率，对建设企业能否在众多同行业竞争者中立于不败之地具有重要意义。为增强特殊载体档案管理工作的专业性，须相关管理部门对传统档案管理机制进行不断优化，运用更加科学有效的档案管理机制，使特殊载体档案内容的应用价值能够充分发挥出来。

1 概述特殊载体档案

在特殊载体档案中，主要分为磁带档案、磁盘档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。其中，磁带档案有录音磁带、录像磁带、数字磁带等;磁盘分为软磁盘、硬磁盘等;照片档案为普通照片、数码照片，普通照片需由文字说明、底片组成，数码照片就是将现场数据利用数据存储的方式进行阅读处理;实物档案包括证书、奖杯奖牌、锦旗等。

2 特殊载体档案管理流程

1）明确特殊载体档案管理职责。针对特殊载体档案内容，将磁带、照片、光盘等交由专项部门共同管理。要求档案管理人员做好特殊载体档案的收集、整理、保管等工作，监督并指挥特殊档案积累与移交[1]。档案管理人员也须负责对光盘、录像等特殊载体档案的管理，并依据相关管理机制，使特殊载体档案的整理与移交有序开展。

2）找到特殊载体档案归档范围。要求建设企业阶段性生产建设期间的各项职责与成果均制作成光盘、录像、录音等内容。具体而言，管理部门的重大公务活动、建设工程所发生的重大事件、事故与面临的自然灾害、工程创优、评级等活动，工程概况、企业概况等录像。同时，建设企业归档范围还应体现在设备厂家或系统的安装调试、各类管理软件数据备份等方面。

3）特殊载体档案归档时间。特殊载体档案的归档工作应在原始录像、文件与材料整理等完成之后开展，建设项目完成后的特殊载体档案需与纸质档案共同移交[2]。确保企业生产管理期间的运行情况与设备情况同生产档案一致。在厂家所提供的设备与系统磁盘归档期间，应在设备调试之后进行。

4）特殊载体档案质量管理。要求特殊载体档案内部清洁、无病毒，归档信息与归档内容一致。确保归档电子文件与数据备份开展专项质量管理。应通过光盘、磁带与硬磁带方式，防止将软磁盘作为的载体保存方式。强调在特殊载体档案质量管理中，档案内容必须为可读性文件，将电子文件与相应的目录内容共同存储在一起。同时，保障特殊载体档案内容的真实性与完整性，是特殊载体档案内容能够更好反应出建设工程的实际情况。

3 特殊载体档案创新管理机制

1）拓展服务渠道。在特殊载体档案管理工作中，专项科学的特殊载体档案管理体系能够更好规定出特殊载体档案范围与约束力，充分发挥出特殊载体档案信息作用。基于国家及有关部门所颁布的特殊载体档案管理体系，对档案管理流程与内容及进行完善[3]。同时，从特殊载体档案组织管理、设备管理、业务管理等方面入手，对传统特殊载体档案管理机制进行不断完善，建立起特殊载体档案管理标准，明确档案归档条件、档案管理体系、档案统计内容与档案表面机制。

在特殊载体档案过程中，建设企业还可总结建设市场发展规律与自身发展需求，对传统特殊载体档案管理机制进行细化，确保特殊载体档案体系能够为企业未来生产建设管理提供重要渠道。针对特殊载体档案的载体，企业还需将信息技术与自动化技术高效应用在特殊载体档案管理工作中，将档案内容的整理与档案的使用作为特殊载体档案重要管理内容，使管理与服务制度能够进行不断的细化与量化。从控制特殊载体档案内容源头质量入手，细化特殊载体档案建立期间的各项职责与规定。

具体而言，建设企业可针对自身发展需求，编制相应的特殊载体档案管理手册，对特殊载体档案的收集、管理、运用、服务以及安全等内容进行明确，并将此规范作为企业档案管理部门运行与档案管理人员行为约束的重要准则[4]。注重关注音像等特殊载体档案内容，积极引进先进的三级联动管理模式，对企业重大事项决策以及所开展的重大活动进行跟踪式的影像录制。同时，将录制内容交于上级公司档案员，通过多点采集，统一监管的方式，更好实现特殊载体档案内容及时共享的目标，使特殊载体档案工作能够为建设企业未来发展提供更加全面的信息服务。

2）完善管理机制。在注重特殊载体档案基础建设等工作的同时，建设部门还需对特殊载体档案管理机制进行创新。一方面，要求档案管理部门将特殊载体档案管理情况定期汇报给上级主管部门，加大特殊载体档案重要性宣传力度，确保企业管理部门能够更好认知到完善特殊载体档案管理机制带来的益处。另一方面，加大重点内容，如建设工程内容、设备更新情况等特殊载体档案的监管力度，将特殊载体档案作为企业生产经营建设重要内容，确保特殊载体档案管理工作更加快捷与规范。

对特殊载体档案的管理条件与标注进行规范，结合建设单位自身发展需求，明确特殊载体档案目标，为特殊载体档案管理工作提供更加充足的硬件设施保障。加大特殊载体档案形成、审查、归档、利用等各环节管理力度，通过三级联动管理方式，对特殊载体档案管理流程进行简化，使特殊载体档案管理效率更高。

在特殊载体档案管理期间，建设单位还须引进更加先进的信息管理技术，增强特殊载体档案综合服务水平，更好实现档案信息的真实可控目标[5]。开发多种特殊载体档案系统查询方式，增强特殊载体档案查询效率，促进特殊载体档案适用性发展趋势。

注重传统纸质档案的信息化处理工作，通过多种形式将档案内容进行信息化处理，确保所建立起的特殊载体档案库能够切实提升传统档案管理质量与效率。

3）创新管理手段。为做好特殊载体档案创新管理工作，使特殊载体档案管理能够在企业发展方向的制定与发展对策的优化中发挥出重要作用，相关部门须从档案管理人员培养力度入手，为档案管理人员提供更加丰富的交流学习机会，营造出良好的工作与学习氛围。对日常工作表现优秀的工作人员进行物质或者精神奖励，使档案管理团队具有良好的竞争意识。

增强建设企业内部各部门对特殊载体档案管理工作的参与积极性，定期组织企业档案管理例会活动，使各部门人员均能够成为监督管理特殊载体档案真实性的重要对象。

4 总结

总而言之，为增强建设企业生产能力与服务能力，相关管理部门需做好特殊载体档案管理工作，认清特殊载体档案特征与重要作用，构建起更具创新性的特殊载体档案管理机制，充分发挥出特殊载体档案利用价值，为企业未来生产经营建设与各部门的运行提供重要理论依据。

参考文献

[1]杨丽娜，张猛，刘宇同，楊伟超.档案标准化监管长效机制研究——以北运河管理处为例[J].北京档案，2019（11）：37-38+50.

[2]高敏杰.基于互联网+思维的应用型高校学生档案管理创新的路径[J].科技风，2019（22）：40.

[3]杨天昊，田佳妤，孙勇.“互联网+”背景下高校档案馆数字资源共享模式研究[J].法制博览，2019（20）：74-75.

[4]孟欢欢.城市民间传统体育组织的生存状态与优化发展研究[D].上海体育学院，2019.

[5]李瑞.面向网络舆情监控的政府决策机理与效能提升研究[D].吉林大学，2019.