拓展高中档案工作新亮点 助推学校内涵新发展

李文茜

摘 要：本文在初步介绍我校档案工作制度、人员配备、库房场地等软硬件条件的基础上，着重介绍了我校近年档案工作新亮点，并以此为例讨论了学校档案工作如何为课程改革与建设服务，如何为参评实验性示范性高中等特色荣誉学校服务，如何挖掘学校史料，为校园节庆及校园文化建设服务。内容详实，思考深入，反映工作实际，具有扎实的工作实践基础。本文還对顺应信息社会新要求，开展学校电子档案库建设工作做了深入探索及总结。

关键词：高中档案工作;新亮点;学校内涵;新发展

我校是一所办学历史悠久的百年老校，学校创建于1889年，历经惠中私塾、惠中书院、惠中中学，1951年由上海市人民政府接办挂牌为上海市五爱中学，1978年被上海市教育局聘定为卢湾区重点中学，1991年李惠利先生捐资助学改建校舍，并改名为李惠利中学，1999年卢湾区的另二所中学的高中部并入其中，成立上海市五爱高级中学。2008年学校创建为区实验性示范性高中并启动整体改扩建工程至2003年全面竣工，启用新校舍及教学楼。五爱高中成立以来我校还获得了“上海市中小学行为规范示范校”、“上海市体育传统学校”、“上海市体育传统项目（篮球）学校”、“上海市依法治校示范校”、“市花园单位”、“市文明学校”等荣誉称号。现校园占地面积近38亩，建筑面积约37000平方米，拥有上海市中心城区不可多得的校园面积。学校设备先进教学成效显著，拥有学生宿舍，校园环境优美，花草树木，亭台池榭，景色优美生机盎然。拥有独立的档案办公室及独立库房。

作为我校唯一的专职档案工作者，我本人每年参加由区档案局组织的档案技术继续培训。培训内容丰富多彩，使我大开眼界，专业视野得到拓宽，专业能力不断提升 ，业务知识结构及时更新。为我校档案工作吸收先进理念，提高工作效率，全面提升档案工作水平奠定了智力和人才保障。

1 加强档案工作硬件条件和制度建设，全面规范学校档案工作

五爱高级中学拥有档案管理员专用办公室和约100平方米的独立档案库房，采光通风条件良好。档案工作由校长直接主管负责，校长办公室主任负责分管。学校行政各部门及教研组、年级组形成的档案资料由档案室专职管理员统一整理归档。我们制订了“学校档案工作条例”，并在工作中严格执行条例规定的各项制度和工作程序。各行政部门的档案信息员做好资料的收集工作，学校定期召开档案工作专门会议，强化各部门及全体教职工的档案意识，总结督查学校近期档案工作情况，提出各部门改进要求，学校档案工作已走向有序规范的正轨，为学校不断回顾办学历史，总结办学经验，推进各项改革，积淀校园文化助推校园文化建设，提供历史资料和思想源泉，助推教师专业发展和学校内涵发展。

1）建立课程专题档案，服务学校课程改革。我校档案工作紧紧围绕高中课程改革和实验性示范性高中评审，服务学校教学德育等中心工作，促进学校内涵发展和教师专业发展。近年来高中课程如火如荼，学校总体课程由基础型课程、校本拓展型课程和研究型课程构成。其中基础型课程及其教学，历史悠久，学校已积累了丰富的档案材料，但拓展型课程和研究型课程开展时间较短，档案及其它资料严重缺乏。我校档案室从2006学年开始建立我校拓展型课程专项档案，档案室为每门拓展型课程建立档案袋，档案袋中包括《课程设计书》、教师自编教材及其它课程资料，我校档案室历年收集的相关材料为拓展型课程的管理和评价走上正轨，起到了重要作用，受到教导处的赞赏和校长的高度赞扬。近十年以来，我校档案室还为每一届学生的研究型课程优秀研究课题设立档案袋，收集课题全部研究资料，包括课题研究手册、调查问卷、结题报告和论文、结题汇报影像资料、教师评语和获奖证书（或获奖）。这部分档案由档案室与研究性课程教研组组长联合管理，便于随时查用，此项工作有力地促进了我校研究型课程的规范开展和不断进步。近几年我校学生的研究型课程的成果在市、区相关竞赛和评比中多有获奖，档案工作也为此作出贡献。

2）充分利用各门类档案服务实验性示范性高中等创建工作。为了创建区实验性示范性高中和促进学校自我发展我校从2004年起，分别开展了多轮全面针对学校课程教学、德育及管理，助推学校全面内涵特色发展的市、区级科研课题研究。学校档案室积极参与了这些课题的研究工作，负责课题研究资料的分类与管理。近年学校全面开展了题为《涵泳雅韵“人文特色校园文化与校本课程体系的实践研究》的课题研究，档案室也参与了此项课题的研究工作。我为课题分设了三个资料性档案盒，分别为”涵泳雅韵及人文教育“、“校园文化及其建设”、“校本课程及其体系”，另外还对课题研究的阶段性成果建立档案，将课题设计书、开题报告、调查问卷、课题中期报告等课题研究材料统一收集归档。丰富详实的课题研究材料为课题结题报告的写作，积累了丰富的材料，打好了良好的基础。我的工作受到了校长和课题组老师的赞赏，也为课题获奖做出了档案工作的贡献。

3）挖掘学校史料服务校园节庆及校园文化建设。五爱高中已有130周年的历史，现任领导班子高度重视档案室建设和档案工作，校领导将校史档案作为继承与弘扬学校优秀办学传统和校园文化建设的重要资源，充分发挥档案的存史、资政和育人等方面的作用。依托丰富的室藏档案资源，我校于2008年起创办并不断充实校史馆，为学校120周年、130周年校庆增添了浓墨重彩。在建设校史馆的过程中，档案室提供了图片、实物在内的大量校史资料，极大地丰富了校史馆的馆藏与史料。如今，每一届新生入学的第一节德育课就是参观学校校史馆，历届校友、社会各界和国内外来宾客来访，都会前往我校的校史馆参观，校史馆已成为我校重要的德育教育阵地，成为宣传五爱，介绍五爱的一个重要窗口。

2 顺应信息社会新要求，创建学校电子档案库

1）抓收集。电子文件的产生和应用涉及我校的各个部门，要根据归档的范围，在电子文件产生或办理完毕时注明标识，以便及时做好收藏归档工作。文字、表格等字处理文件，重点收集定稿电子文件和正式电子文件;要强调电子文件的物理归档，即将归档的电子文件预载到磁盘、光盘等载体上，实行脱机保存。此外，需要长久保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件一并归档。

2）抓整理。归档电子文件的整理工作是日后提供利用的基础，电子文件在归档移交前，应由各工作部门检查其真实性和完整性，物理归档的电子文件要做检查、杀毒处理，按照我校规定电子档案分类方案，重新排列文件位置，组合盘片，进行必要的著录，编制载体编者按好。

3）抓保管。由于电子文件记录形式和载体的特殊性，必须加强归档电子文件的保管工作，以最大限度维护电子档案的真实和安全。归档电子文件载体应直立排放，并有一个适合于磁、光介质保存的环境，温度宜控制度。我校采用防磁柜，有较好的效果。

4）抓利用。归档电子文件的利用有其独特的方面，除了直接查询、提供拷贝等方式外，还可借助网络手段实现信息共享、远程服务。与纸质档案相比，更快捷，更方便，更符合现代社会高效率、快节奏的需要，还能够以更丰富的形式，在更大范围内发挥档案信息的作用。

3 提高科学管理技术手段，延长档案寿命

确保档案安全，最大限度地延长其寿命，是档案人员的“天职”。因此，档案室作为集中管理档案和提供档案信息的服务部门，必须采取一切有效的技术保护手段，延长档案的寿命。我校档案室着力做好四件事：一是搞好基础设施和安全设施建设，加大技术、经费投入，搞好库房的基础设施。二要根据不同载体档案对保管条件的特殊要求，有针对性地做好日常防护工作，特别是“八防”工作，要严格执行档案的出入库手续、消毒制度、卫生清洁制度，坚持库内外温湿度的观测和记录。三是定期普查档案的受损情况，并及时采取措施加以有效控制。如通过对破损档案的裱糊处理、字迹褪变档案的复制、加固处理等。四是通过对档案的扫描、光盘的刻录等技术手段来改变档案载体形式，重新记录档案信息，降低档案原件的使用频率，延长档案的寿命。同时，定期对档案信息数据进行检测，确保完整和安全。上述四件事有些已取得进展和工作成效，有些还在进行中，需继续努力。