如何加强村镇选举档案管理工作

朱翠玲

摘要：村镇选举换届过程中时常出现档案的遗失损毁现象。本文从现实出发，从档案不齐全、管理制度不完善两方面分析村镇档案管理工作存在的问题，提出加强宣传教育、完善规章制度、做好监督工作三方面的解决方法。以期为新一届的村级领导集体能够尽快的开展工作，使新农村建设进程不受影响。

关键词：村镇选举;档案管理;新农村

村镇换届选举是我国民主生活的直接体现，是加强村镇基层组织建设和提升基层工作人员整体素质的重要工作。在人民群众行驶选举权，参加选举活动，健全村镇党组织领导下的村民自治运行机制，是推进民主运动进程的重要途径，对于落实党和国家在农村基础建设上的各项方针，推进社会主义新农村建设以及构建村镇和谐社会拥有着重大的意义。

一、村镇选举档案管理工作存在问题

（一）档案不齐全不完整

档案不全不完整是当前许多地方选举过程中作为显著的问题，其原因多元，既有主观方面的疏失，又有客观条件的不完善。其主要表现为：

第一，档案积累不足导致档案不完全。据现场调研发现，农村还是没能养成良好的归档意识和工作习惯，档案资料普遍较少，少数村子只有几十卷档案，有的村子只有寥寥几卷，甚至根本就是个笔记本[1]。许多的重要资料比如本村的党支部与村委会的会议记录、干部以及村民名册、改革历史、村规、婚姻登记以及计划生育情况等材料没能够及时的保存下来，时间一久就毫无痕迹。有些村甚至从来没有会议记录的习惯，或是随手记录，用完后随手放置，再也不知所踪。这种无档可查的现象极易引起不必要的纠纷，使村民利益受到不必要的损害。还存在档案门类不全的现象，能够将合同、账册和建设资料理清的就已经是很有成果，以至于文书档案等完全不可查。

第二，村镇管理不善造成的档案不齐全，只要存在以下的问题：

1.村级档案管理制度不健全，没有能够依靠的档案管理制度，管理混乱也是必然的情况。根据我国《档案法实施办法》第五条限定为县级以上人民政府，对于乡级、村级的管理机构的约束力极为有限，不进行管理也没有任何的法律责任，自然不会有人主动进行管理[2]。部分资料长期滞留在所有者手上，丢失率也极大。

2.村级档案经手人数过多，办理程序繁琐，管理也颇为松散，导致档案收集的难度很大，管理难度更大。

3.村级干部对档案的意识不到位，素质不完备。档案的收集与管理过程中没有列举出完整档案的能力，容易在归档的过程中遗失、缺漏。

（二）换届选举后档案资料清查移交问题

当前的农村普遍将村集体的档案放置在某些村会计或者村干部的家中保管与利用，这些人本身就是档案的撰写人，现在成为了保管者和利用者，将这些档案视为自己的私有财产。这种不正确不健康的档案保管意识以及家庭中的保管条件，很难形成保证这些村干部进行妥善的保管，档案的遗失和损毁也是在所难免。尤其是在选举之后，个别素质不高，思想不坚定的村干部对落选存在情绪，拒绝向新的村干部移交集體档案，或是人为的损毁档案。个别村还存在着只重视换届手续的移交，将档案抛诸脑后，时间一长难免遗失[3]。

二、加强村镇选举档案管理工作的措施

（一）做好村级档案工作的宣传教育

对于村级单位的档案管理工作，只能够从提高档案保存意识的角度率先开展。主要还是因为当前的干部群众对集体档案归纳工作还存在着认识不足的情况，整体较为陌生，这就要求农民群众要加强宣传学习，对档案工作有一个全面性的认识[4]。向干部尤其要普及《档案法》以及档案相关法规，营造良好的档案工作范围。最重要的是要让村民们认识到档案工作能带来的实际利益，让村民通过具体的例子来认识档案，知道这是真正能够关切到黄金白银的工作。从而积极地保存档案，运用档案，从基层做起增强全社会的档案意识，全面的推动基层档案工作的和谐发展。推动村级干部和档案管理人员的专业素质，尽全力实现村级档案的网络化、现代化。

（二）建立健全村级档案各项规章制度和整理标准

对村级档案的管理工作完善规章制度和管理机制，保障档案的齐全与完整是工作的具体目标。要从可操作性的角度出发，严格按照规章制度办事，全面确保档案的完整性。在平时的日常工作中要注意档案的形成，建立专门的档案室，确保专人进行档案管理工作。让档案管理工作有法可依，有法必依。

同时，将收集齐全的档案材料严格按照专业整理标准进行分类归纳，在整理过程中要责成专业的档案员和村级干部进行彻底的清查与整理，让没有及时归档的材料及时归档，村民也可以及时进行登记补交。按照分类标准将文书、图片、影像等档案进行整理，统一移交到档案室。在换届工作完成后，将换届选举资料连同已有档案随时供新的领导集体进行查用。

（三）做好换届选举后的档案监管和移交工作

换届选举的批复材料和选举结果需要永久保存，对于过程记录的保存底线是五年。首先要保证选举档案的收集移交工作成为换届工作的一部分。上级机关指导选举工作时，有义务责成村级干部负责档案的收集和归档，同时要注意监察档案材料的真实完整。在收集过程中能够参照《档案法实施办法》进行分级分年限进行保管。村级选举有着严格的程序与规章制度以及周详的运作模式，在后续的工作档案的交接过程中，详尽的档案与周密的管理能够确保村级换届选举档案移交的完整性。

村级档案的完整需要加强对档案管理工作的监督，换届选举过程中能够使得村干部签署协议书，保证自己会全数移交在职期间的所有档案和文书。乡镇政府或纪检监察部门要时刻监督移交工作，确保能够在领导集体的换届过程中能够按照相关要求及时进行清查移交，对于迟迟无法交出档案资料的村干部，要及时加以调查。

三、结语

总而言之，农村换届选举中的档案移交工作是保证新农村能够稳定发展的基石，是农村工作现代化的重要一环。各级部门要切实履行职责，高度重视换届工作中的档案移交，人大方面也应该考虑将《档案法》覆盖向村级单位。我们更加应该认真细致的强化村级档案要件规范化管理，让档案工作能够为社会主义新农村构建可持续发展的和谐社会作出更好的成绩。

参考文献：

[1]梁艳玲.在新农村建设中村镇建设档案管理工作初探[J].农村经济与科技（9）：72-73.

[2]姜星海.村镇建设档案工作的现状调查和对策分析[J].城建档案（9）：13-15.

[3]王红.村镇建设档案管理中的问题与对策[J].档案与建设（7期）：87-88.

[4]李红琳.浅谈加强新农村建设档案资料的管理[J].城建档案（1）：39-40.