刍议事业单位档案管理的现代化路径

高阳

摘要：伴随进入到信息化时代，大大增加了各类档案信息的数量，过去的纸质档案已然不能满足当前档案管理工作的相关需求。计算机等现代设备的运用，使传统的档案管理模式出现了很大变化，使档案管理的工作效率得以显著提升。故此，基层事业单位应紧跟时代发展脚步，实现档案的现代化管理。本文主要将目光聚焦到事业单位，重点论述了事业单位档案管理的现代化路径。

关键词：档案管理;事业单位;现代化

前言

我们知道，档案是非常重要的一种信息资源。完善的档案管理，能够为事业单位生产经营提供有效的数据支持。为了确保工作的顺利开展，就一定要有效管理大量的文件资料。事业单位档案管理实施现代化，能够有效提高事业单位的工作效率及质量，促进单位内部有序协调运行。伴随我国社会经济的持续发展，要想由现代化的档案管理替代传统的档案管理，是事业单位谋求长远发展的必由之路。

一、事业单位档案管理的现代化

所谓现代化，即开展档案管理工作的时候，以先进的科学技术与设备为媒介，以现代化的管理方法和模式为保障，对现代先进技术和现代管理的科学理论进行合理运用，以实现档案管理工作的信息化、系统化、高效化及自动化，从而让档案管理能够满足当前时代所提出的相关需求[1]。具体来讲，档案管理现代化主要体现在两方面：

一方面，档案管理无纸化。在信息化时代下，涌现了许多的文字保存形式，而最为深入人心的莫过于信息存储无纸化的形式。通过运用无纸化档案存储技术，既能实现资源的节省，又有助于环境保护，更提高了档案管理的效率。另一方面，档案管理市场化。事业单位档案管理，能对社会发展和历史进程进行记录，是一项服务当代的长远大计。所以，事业单位档案管理的现代化，应对档案管理的市场化运作形成促进作用，如此一来，既有助于事业单位档案管理机制的完善，又能加强普通大众对档案管理的保护意识，更能实现档案材料价值的进一步挖掘，使档案的优势得以最大程度利用。

二、事业单位档案管理现代化进程中存在的问题

（一）档案管理制度不完善

从目前来看，建立了自身档案管理制度的事业单位有许多，但不少都存在缺乏执行力的情况，进而一些问题也随之出现，如组卷遗失、序号缺失、案卷标题不全等，给档案管理作用的发挥形成了影响[2]。并且，从当前来看某些事业单位的档案管理制度针对性不强，和单位的具体情况有较大出入，致使档案管理人员日常工作很难根据制度开展，进而导致档案管理工作不够规范。

（二）档案管理系统不兼容

当前，借助计算机管理档案的事业单位中，很多都使用上级主管部门或是本单位设计的办公软件，少部分单位采用了专门的档案管理软件。但由于办公自动化系统与档案管理系统设计单位不一致，软件环境不同所形成的数据很难进行转换，进而不能归档电子文件。而不统一的软件来源，会给档案现代化管理工作的进程形成阻碍。

（三）档案信息查询效率不高

许多事业单位档案现代化管理方式滞后，各科室间未实现档案网络查询，如此，档案需求者唯有到档案室进行查阅，此种检索速度较慢，查全率和查准率都偏低。即便某些单位档案室内配备有现代化的管理设备，基本能做到信息化管理，但在计算机技术的实际使用过程中，仍存在一些问题。

（四）档案资源利用率低

作为事业单位不可或缺的资源，档案直接影响到事业单位的良性发展。但客观来讲，当前仍有一些事业单位未正确认识到档案管理的价值，仅是简单的保存档案资料。同时，利用档案信息管理平台，能够整合、分析、研究不同种类的档案资源，但一些管理人员能力有限，致使其不能利用档案信息管理平台来有效整理档案，不能从档案中提取出关键信息，从而导致档案无法为事业单位的未来发展起到科学指导。

三、事业单位档案管理现代化的实现路径

（一）积极更新档案管理理念

事业单位的档案分类复杂、数量大，故此，相关工作人员有着很大的工作量，在档案管理工作中运用现代化管理模式，则能够显著提高事业单位档案管理效率，优化工作人员的工作流程。所以，为了更好保障事业单位档案管理工作质量，就应重视转变传统的档案管理理念，从单位领导着手，对档案管理现代化建设的重要意义做深刻认识，进而由上至下形成工作体系，确保档案管理工作有序开展，使档案管理现代化水平得以提升[3]。

与此同时，在开展档案管理的工作中要始终坚持以人为本的原则，首先，要围绕以人为本调动档案管理人员的工作热情，加强对员工的管理;其次，要在人民群众服务方面，也须坚持以人为本，把普通大众放到工作的第一位，将各项档案相关工作切实做好;再次，单位领导要对现有档案管理人员的培训、再教育高度重视，通过定期开展培训和考核，加强其在实际工作中的责任感，有效提升档案管理人员的综合素质与专业技能，从而稳步推进档案管理现代化的实现。

（二）注重档案管理制度的完善

任何事物的良好开展，都需要制度作为保障，事业单位档案管理工作也是如此，现阶段许多事业单位都建立了较为健全的档案管理制度。然而，伴随单位的不断发展，过去的制度很难满足当前事业单位的实际需求。故此，事业单位就应结合自身当前的档案信息情况和发展情况，不断创新、优化现行的档案管理制度，从而使事业单位档案管理工作的质量及效率得以保障。同时，想要将档案管理制度的作用充分发挥出来，就应对档案管理制度的执行情况做密切留意，实现对管理人员日常工作的有效约束。另外，在不断优化、改进档案管理制度的过程中，可将激励机制和管理制度进行结合，并对岗位责任制进行引入，明确划分每一个岗位的职责，对相关工作人员进行年度或季度的考核，其中，季度考核或年度考核结合比较差的档案管理人员，单位要对其工作效率低下的原因展开深入分析，并通过有着较高针对性的教育活动，使档案管理工作人员的工作水平得以提升，也可采用适当的惩罚措施;而针对考核结果较好的人员，则可适当给予精神奖励或物质奖励，进一步激发他们的工作热情，从而更顺利地实现档案管理现代化。

（三）加强建设内部软硬件基础设施

实现事业单位档案管理的现代化，离不开良好的基础设施作为保障，要实现档案计算机网络化管理。利用计算机进行存储，能让整个单位的党务方面、行政方面的档案，更易查询与阅读，如此则能实现时间的节省，同时也节省了财力、物力、人力，进而获得更为理想的工作效率。因此，事业单位应立足当前具体发展情况，注意条件的创造，以档案数字化为龙头，实施“现代化带动”战略，与档案资源体系和安全体系展开良好互动，促进档案服务体系和档案信息化的深度融合，从而推动档案现代化的有序建设[4]。

（四）建立档案信息资源共享平台

事业单位档案管理的现代化建设，并非只是简单集中保管各门类档案，是一项实现档案管理工作规范化、制度化的系统工程。在建设过程中，需要标准化的管理方式、先进的设备作为支撑。并且，推进档案管理的现代化，各个项目要做到标准化，符合档案的各项标准化内容、案卷目录、编号及分类等。档案管理一定要做到有法可依、有章可循，从收集、整理到归档存入微机，都须做到条理清晰、目的明确，进而确保档案更为完整，保证正确记录和存档，防止档案记载内容的遗失、漏掉。逐步搭建起档案信息资源共享平台，向平台上传档案的目录和全文，使档案信息真正实现共享，从而使以服务为主导的档案管理现代化体系成功建立。

结语

总之，在信息化时代的大環境下，档案在事业单位稳定发展中起到愈加明显的作用，要想有效利用档案信息，就须推进档案管理工作的网络化、信息化发展，加强档案管理的现代化建设，认识并解决档案管理现代化建设中存在的问题，进而充分发挥出档案所具有的作用，推动单位的良性发展。

参考文献：

[1]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2018 （2）：181.

[2]李雪莹.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究[J].办公室业务，2019 （9）：97-98.

[3]袁亮.浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].农村实用科技信息，2018 （3）：17-18.

[4]谭明.新形势下事业单位档案管理改革途径分析[J].长江丛刊，2019 （1）：21-23.