档案著录工具在数字记忆构建中的应用研究

摘要：档案著录是现代档案管理工作的核心环节，探索档案著录工具在数字记忆构建中的应用有利于促进档案工作与社会记忆在数字环境下的深度融合。研究首先依据功能对档案著录工具进行分类概述，接着以不同类别档案著录工具的功能性为指导框架对档案著录工具在数字记忆构建中的可用性进行分析，最后以三个数字记忆项目为实例列举了档案著录在数字记忆构建中的应用。

关键词：档案著录；档案著录标准；数字记忆

分类号：G270.7

Study on Deployment of Archival Description Tools in Digital Memory Construction

Li Siyi

（School of Information Resource Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract：Archival description is the core procedure of modern archive administration. Exploring the deployment of archival description tools in the construction of digital memory will be helpful to promote deep integration of archive administration and social memory in digital context. This research first classifies and summarizes archival description tools based on their functions. Based on this， it analyzes the usability of archival description tools in digital memory construction. Three digital memory projects are used as examples to illustrate the application of archival description in digital memory construction.

Keywords：Archival Description； Standards of Archival Description； Digital Memory

档案及档案馆作为社会记忆的载体及场所，承担着留存人类和社会发展历史的重要职责。数字环境下，以记忆理论为基础的数字记忆应运而生。数字记忆是现代信息技术与社会记忆建构有机结合的产物[1]，与数字人文等概念具有一定的联系但侧重点不同。二者虽都以数字信息资源为重要依托，但数字记忆更加凸显资源长期保存的价值，而数字人文则侧重于数字技术在人文社科中的应用。在我国数字化转型的大背景下，档案馆及档案专业人员肩负着保存和构建数字记忆的重要责任，探究档案工作如何助力于构建数字记忆在当前形势下显得十分必要。档案著录是档案工作的核心环节之一，是搭建馆藏与用户利用桥梁的基础。本研究旨在探索档案著录及其相关工具在数字记忆构建过程中的可用性，试图以档案著录为切入点推进档案工作与社会记忆在数字环境下的深度融合。通过文献检索发现，国内学界对档案著录的研究多集中在对档案著录规则和标准的探讨，如对国际档案著录标准进行研究[2][3][4]、对国内外档案著录标准进行比较研究[5]、对网络环境下的档案著录标准进行研究[6][7]等，鲜少有专门研究关注档案著录在实际场域中的应用，现存研究并未涉及档案著录应用于数字记忆构建的内容。本研究首先依据功能对档案著录工具进行分类概述，接着分析档案著录工具在数字记忆构建中的可用性，最后以三个数字记忆项目为实例列举了档案著录在数字记忆构建中的应用。

1档案著录及其支持性工具概述

1.1档案著录

档案著录是档案工作不可或缺的重要环节，是连接保存与利用的纽带。传统的纸质环境下，档案著录通过手工标引的方式将反映档案内容特征的自然语言转化为检索可用的标准语言，同时将反映档案形式特征的著录条目如标题、作者、时间等抄写在卡片上，以方便查找和利用。随着技术环境不断变化，档案著录工作面临着更多样化的挑战。首先，档案资源形式和载体发生了改变，许多档案资源不再以单一的纸质形式生成，而是以多样化的数字形式生成。其次，数字环境下信息资源增长迅速且数量巨大，传统的手工标引难以应对如此体量庞大且复杂的档案信息资源。最后，档案利用环境发生根本性改变，用户追求以更加便捷的方式利用档案资源，档案利用地点由实体档案馆转向了线上利用平台，档案检索与利用工具也由纸质索引卡片转为网上检索或线上申请阅览。总的来讲，无论在传统纸质环境下还是在数字环境下，档案著录的实质是通过提取档案文件材料的内容、形式特征来描述资源，最终目的是方便检索和利用。

1.2档案著录工具

档案著录工具指机构开展档案著录工作所使用的各种标准规范、应用程序的总称。根据工具的功能和类型可以大致将其分为三种：第一种是档案著录标准，它体现了档案著录核心功能，是规范档案资源描述框架的基础性工具。第二种是档案著录的应用程序，也可以被视为档案著录的输出工具。第三种是档案著录的可视化工具，即将档案著录过程和结果通过一些可视化技术进行展示。

（1）档案著录标准

在三种类型的档案著录工具中，就功能而言，档案著录标准是档案著录的基础和核心工具。档案著录标准为档案著录工作提供了具体的要求和细化的指导，是实践工作中的重要工具。目前国际上存在许多档案著录标准，如国际档案理事会（ICA）出台的《国际档案著录标准（通则）》（General International Standard Archival Description， ISAD[G]）为机构、个人、家族生成的档案文件提供了指导性著录框架。它与《档案规范文件国际标准（机构、个人、家族）》（InternationalStandardArchival Authority Records[Corporate Bodies， Persons， and Families]， ISAAR[CPF]）、《档案馆藏机构著录国际标准》（International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings， ISDIAH）和《职能著录国际标准》（International Standard for Describing Functions， ISDF）共同构成档案文件著录的国际标准框架。在标准的应用层面，《编码档案著录》（Encoded Archival Description， EAD）是将ISAD[G]原则应用于实践的具有操作性的元数据标准。由于EAD无法提供有关档案文件作者及其背景的信息，《编码档案背景规范》（Encoded Archival Context，EAC）应运而生，被视为EAD的扩展和延伸[8]。此外，许多国家也制定并实施了适用于本国的档案著录标准，如美国的《档案著录：内容标准》（Describing Archives：AContentStandard， DACS）、英國的《档案著录手册》（Manual of Archival Description，MAD）、加拿大的《档案著录规则》（Rules for Archival Description，RAD）、中国的《DA/T18—1999档案著录规则》等。

（2）档案著录应用程序

目前国际知名的档案著录开源应用程序为“记忆获取”（AtoM，Access to Memory）。AtoM是一个基于网页的开源应用程序，它用于通过档案著录标准对不同语言和不同存储库中的档案资源进行描述以保证这些资源可被获取[9]。AtoM作为一个档案著录的应用程序，具有以下四个特点：第一，程序安装的便捷性，即只需在计算机等电子设备上安装AtoM程序，不需要同步安装多个附加插件。此外，“基于网页”意味着所有AtoM的核心功能都可以通过网页浏览器实现。第二，具有一定的易用性，主要体现在AtoM应用程序用户和馆藏资源用户两个方面。AtoM应用程序的用户一般指拥有丰富的馆藏资源并且想要对其进行著录以增强利用的机构。对这些馆藏资源的拥有者来讲，AtoM既可以用于著录某一个机构的档案资源库，也可以通过网络搭建门户平台来建立多个档案资源库的“联合列表”，接受来自多个机构的资源描述。对于利用馆藏资源的用户来讲，AtoM的易用性体现在页面语言的使用方面，所有用户界面的元素和资源库的内容都可以被翻译成多种语言。因此，AtoM可以满足不同主体多种层面的需要。第三，程序架构基于标准。AtoM最初是在国际档案理事会的支持下建立的应用程序工具，旨在鼓励国际标准的广泛采用。因此，在其核心架构上嵌入了标准合规性内置框架，同时提供基于网页的易用性编辑模版，这些模版符合多样化的国际和国家标准。在数据交换和迁移方面，AtoM通过许多元数据交换标准，包括EAD、EAC-CPF、CSV和SKOS，以支持馆藏机构和用户可以轻松地导入和导出所需数据。第四，应用程序和设计的开源性。“开源”指所有AtoM的代码都是公开可供研究、修正、改进的。它秉持的理念是使每个用户或机构都可以获取他们需要的工具来著录他们所拥有的档案资源，并且对访问用户不设限。此外，AtoM作为一个应用程序，其本质是一个动态、开源的项目，它拥有广泛的用户基础。在程序设计之初和更新迭代的过程中通过与不同领域的群体以合作的方式来改进应用程序，所有经过讨论的增强功能都会在最新版的程序中体现。

（3）档案著录可视化工具

视觉分析（Visual Analytics）作为一门研究如何提升和优化“分析推理活动的交互式视觉界面”[10]的科学已经被广泛应用于许多领域，它帮助那些需要处理和分析大量复杂数据的人员将计算结果进行交互式可视化呈现。在大数据时代背景下，档案机构接收和保管的数字文件材料成倍增加且结构日益复杂，这个技术非常适合应用于档案文件管理人员的整理和著录工作。目前在档案领域内，这项技术通常被档案馆用于将馆藏资源通过可视化形式呈现给用户，即档案馆利用可视化交互技术传达档案人员对档案材料内容的组织和分析成果。同时，这种方式可以使研究人员或其他用户通过交互式视觉界面来探索档案材料并支持他们形成自己的分析结果，以实现档案馆藏的深度利用[11]。除了视觉分析工具外，图形理论（Graph Theory）及图形分析工具（Graph Analytics）也逐渐引起国际档案界的关注。图形理论及其在NoSQL类型图形数据库中的应用展示了其强大的功能，它可以用于呈现和查询复杂、互相连通和大体量的文化数据库。基于图形理论及其技术的应用，伦敦国王学院的研究人员开发了一个新型的元数据框架，它是一种以图形数据库为中心的档案与管理元数据框架[12]，被称为Graph Archives。该工具提供了一种促进资源之间链接的新方法，可以将涉及人、地点、时间和事件等分散的文化资源链接到大型社交网络的图表中。近年来，国际档案界已经开始关注图形理论以及图形分析技术和工具在档案文件管理工作中的价值[13]，并探索这些技术和工具应用于著录、整理和利用等不同工作环节的可能性[14]。

2档案著录工具在数字记忆构建中的可用性分析

2.1著录工具体系化：数字资源的“一站式”开发

数字资源是数字记忆构建的基础，数字资源的开发利用是数字记忆构建的重要过程。对数字资源进行深度开发利用意味着需要从各个方面来挖掘数字资源的形式特征和内容特征，多层面地建立它们之间的联系，最后通过可视化的方式来呈现些资源的特征及其关系。在档案著录工作中长期积累所形成的体系化的档案著录工具可以为数字资源提供“一站式”开发。从资源描述规范化标准到资源描述结果的可视化呈现，都可以通过档案著录工具实现。目前国际上和各个国家的档案著录标准可以用于从不同层级描述多种形式的数字资源及其关系，描述结果也可以通过AtoM应用程序输出以提供面向用户的检索和利用服务。此外，通过资源描述和资源之间关系的建立还可以将不同的数字资源通过图形分析（Graph Analytics）和视觉分析（Visual Analytics）等方式进行可视化增强呈现。因此，将体系化的档案著录工具应用于数字资源的“一站式”开发和利用，有利于高效、规范地开展数字记忆构建活动。

2.2著录规则一致性：数字资源的“规范化”描述

如果把数字记忆工程看作一个有机的生命体，那么数字资源既是构成这个有机生命体的物质基础，也是支撑其继续发展的重要能源，而对这些数字资源进行规范化描述则是维持生命系统有效运转的基本要求。数字资源的规范化描述是数字环境中档案著录工作的本质，对于资源描述的规范化程度，档案界和档案行业经过日积月累的探索，将长期积累的工作经验内化于实践，并从约定俗成的实践中形成了既定成文并受国际各领域认可的档案著录标准和规则。关于档案著录的标准和规则，目前国际上已经有了较为成熟且规范的指导原则，并且一些国家还在国际规则的基础上出台了针对内容的著录标准。从国际规则到国家标准，为数字资源著录工作提供了系統化、具体化的著录体系。因此，作为档案界研究和实践的智慧结晶，档案著录标准和规则可以为数字资源的规范化描述提供指导，在数字记忆构建中具有一定的可用性。

2.3著录标准开放性：数字记忆的“参与式”构建

数字记忆的本质是“集体记忆”，即具有某类属性或特征的群体（社群）构建属于他们的记忆，因此根据涉及群体（社群）的范围和程度，可以有世界记忆、社会记忆、国家记忆等不同的层面。数字记忆具有两个方面的重要功能：一方面，站在记忆主体本身的角度来看，它可以帮助社会群体建立个体的内心身份认同，以帮助他们融入社会。另一方面，从更宽泛的历史记忆角度来看，将与某个群体的特定生活面貌有关的记录性信息作为整个社会发展的一部分保存下来，可以更加全面地展示人类历史进程。因此，从数字记忆本身来看，它是一个面向全人类的开放性工程，在其构建时就应当采用“参与式”构建方法，允许多个主体参与构建并表达观点，在一定程度上避免构建者的主观性。档案著录标准和应用程序的开放性可以帮助实现这一理念，目前国内和各个国家的档案著录标准都可供公开获取。一些档案馆通过特定形式的活动，如“激活记忆”展览等来对馆藏资源进行开发，以众包的形式允许公众来对档案材料描述，用户会从不同的角度提供许多的有关档案材料的线索，有利于更加全面地著录档案材料。此外，AtoM应用程序也是开放和透明的，可以允许馆藏机构根据其拥有的资源特征来进行适应性改进。由此看来，档案著录标准的开放性和档案著录程序的开源性十分符合数字记忆的“参与式”构建理念。

3档案著录工具在数字记忆构建中的应用实例

3.1温哥华市档案馆奥林匹克遗产项目

温哥华市档案馆的数字馆藏资源依托Archivematica软件进行保存，通过AtoM应用软件面向公众提供利用。2009年，温哥华市档案馆正式启动奥林匹克遗产项目，该项目旨在收集和保存2010年冬奥会和残奥会期间产生的数字资料。作为2010年冬季奥运会主办城市协议的一部分，温哥华市档案馆负责存储奥运会期间产生的具有保存价值的档案材料。随后，温哥华市建立了奥林匹克遗产基金以支持档案馆的数字保存项目。在奥运会结束时，该项目向国际奥委会传输了大量的模拟记录和25TB的原生性数字文件材料。目前，公众可以通过网络获取超过12000张关于“2010年奥运火炬接力”专题的数码照片。该项目被认为是温哥华市档案馆数字保存项目中的一个重要里程碑。它也被视为对档案馆数字保存能力的测试，证明了温哥华市档案馆已经初步具备摄取大量文件并将访问副本和描述性元数据自动上传到基于AtoM的在线数据库的能力[15]。

3.2瑞典国家图书馆ARKEN项目

2018年4月10日，瑞典国家图书馆（Kungliga Biblioteket， KB）推出了以“Arken”为名的档案目录项目。该项目包括两个专题目录，著录了对瑞典的文化生活和历史有重要影响的两个著名人物的档案材料。这两个专题分别为“达格·哈马舍尔德收藏（DagHammarskj？-ld Collection）”和“阿斯特里·林格伦档案（Astrid Lindgren Archives）”。Arken项目中的这两项馆藏分别于2005年和2017年被提名推荐列入联合国教科文组织世界记忆名录，该项荣誉通常授予那些被认为对全人类有重要价值的档案馆、博物馆或文献。Arken是瑞典国家图书馆版本的AtoM应用程序，它是基于ICA的档案著录软件AtoM构建形成的检索目录。Arken涵盖包括信件、照片、图画、手稿、视听材料等多种格式和载体在内的档案材料，允许用户对档案材料的名称、机构、术语、地理位置、体裁等关键词进行检索。同时Arken还提供了一个关于项目中所有档案材料的高层面概述，以便用户对目录中列举的档案材料有一个总体了解。瑞典新闻稿给予了Arken较高评价：“KB以前曾使用Ediffah目录来列出其馆藏的个人档案和手稿，新推出的Arken取代了旧目录Ediffah，它基于開放源代码软件AtoM，具有易于访问，可供长期使用、开发和管理的特点”[16]。

3.3应用DACS为中国农民工群体创建检索工具的探索性研究

《为农民工群体创建检索工具：DACS在中国的首次应用》是基于中国人民大学信息资源管理学院冯惠玲教授主持的集体记忆项目，由谢丽教授研究团队发起的一项探索性研究。该研究关注社会转型背景下的农民工群体，旨在通过应用档案著录的内容标准对农民工群体生成、保管或与其特定生活状态相关的文件材料进行描述，基于AtoM为这些资源创建检索工具以确保其可获取性，同时通过Archivemetica对这些数字资源进行保存以便社会记忆的留存。该研究以皮村农民工群体为例，研究数据来源于马林青副教授带领的学生团队赴北京市朝阳区金盏乡皮村打工文化艺术博物馆[17]开展的实地调研。该研究以DACS为工具对该博物馆的馆藏资源建立了条目（Item）、文档/件（File）、系列/卷（Series）、全宗（Fond）等多个著录层级，同时确立了每个著录层级的著录项（包括必著项和选著项），并以表格的形式列出每个层级的著录实例。研究团队于2016年7月31日至8月6日受邀参加美国档案工作者协会（Society of American Archivists，SAA）第八十届国际年会并在会议上以海报宣讲的方式展示了研究成果[18]，受到了国际档案界的关注与肯定。

4讨论：档案著录工具应用于数字记忆构建的未来发展方向

从上述实例可以看出，无论是档案馆、图书馆或是某一社群主导的数字记忆项目都可以运用档案著录工具，包括著录标准和应用程序软件AtoM来帮助构建数字记忆。对档案著录工具应用于数字记忆构建的前景，本研究认为应当从国内和国际两个层面来探讨。从国内来看，目前我国已经有一些民间机构和档案馆开始关注数字记忆并发起数字记忆项目。一方面，对于非档案机构发起的数字记忆项目，档案专业可以尝试推广本专业的档案著录工具。另一方面，在应用档案著录工具构建数字记忆的同时要充分考虑到获取的包容性，可以尝试对国际档案著录工具进行本土化应用来构建可被广泛获取和理解的数字记忆，助力中国记忆走向世界。从国际来看，由不同社群发起的记忆项目是数字记忆的重要组成部分，这些项目往往具有自发性、独特性、区域性等特征。在参与由社群自发组织的构建数字记忆的过程中，档案专业人员应当尽量保持客观和中立的保管者或辅助者角色，为其数字记忆的构建提供专业知识和工具性的帮助。

*本文系中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目“数字文件理论及管理方法论研究”（项目编号：15XNL032）阶段性研究成果。

注释与参考文献

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[11]Victoria L， Lemieux. Using information visualization and visual analytics to achieve a more sustainable future for archives： A survey and critical analysis of some developments[J]. Comma， 2012（2）： 55-70.

[12]Tobias Blanke， Michael Bryant， Mark Hedges. Back to Our Data—Experiments with NoSQL Technologies in the Humanities[EB/OL].[2019-11-29]. https：//ieeexplore.ieee.org/document/ 6691664.

[13]Johnna Percell， Lindsay C. Sarin， Paul T. Jaeger， John Carlo Bertot. Re-envisioning The MLS： Perspectives on the Future of Library and Information Science Education[M]. UK： Emerald Publishing Limited， 2018：185-187.

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[15]Glenn Dingwall. 2010 Olympic Torch Relay Photographs Now Available[EB/OL].[2019-11-25]. https：//www.vancouverarchives.ca/2018/10/11/2010- olympic- torch- relay- photographs-now-available/#more-7217.

[16]National Library of Sweden. Kulturgiganter f？r nytt hem i KB：s katalogtj？nst Arken[EB/OL].[2019-11-25].https：//www. kb.se/om-oss/nyheter/nyhetsarkiv/2018-04-10-kulturgiganter-farnytt-hem-i-kbs-katalogtjanst-arken.html.

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