电视台资产出入库管理系统的设计和开发

刘海兰 李海彬

1.2.广西广播电视台 广西 南宁市 530022

1 引 言

随着数字化广电的推进和网络信息化建设水平的提高，电视台资产出入库的管理也需要利用现代化的管理手段，使资产管理工作变得更高效、更规范。本文介绍了我们自主研发的资产出入库管理系统，它通过SQL Server网络数据库实现资产数据的存储与共享，采用打印机输出报表，改变了之前使用Excel 表格记账，手工填写出入库单据的陈旧工作方法，提高了资产管理效率，方便其它部门共享资产相关信息。

2 立项背景与需要分析

原有的资产出入库管理方法，首先将资产出入库信息记录在Excel 文件中，以表格方式存储，如设备名称、入库和领出日期、领用部门、领用人等等，在做好表格数据后，再手工填写纸质三联的特定表单，由领用人、业务办理人、财务等进行会签。

通过Excel 文件和纸质文档管理的方式，无法实现资产信息的共享，另外资产信息可能分散在不同管理人员的电脑中，资产信息的一致性和完整性无法得到保证，而手工填写出入库单，很容易因人为填写错误造成工作的失误。基于此，我们认为应该针对电视台资产设备出入库的管理工作开发一套应用软件，其至少应满足以下需求：

（1）数据集中存储，支持信息资源共享

客户端仅进行功能操作，不存储任何数据，资产信息集中在一台服务器上进行存储，除科室人员可以使用外，还需支持信息资源共享，允许台内相关部门以只读方式获取限定的信息。

（2）支持多用户并发管理，按权限分配功能

支持多用户同时登录系统进行操作，根据分配给账号的不同权限，完成不同的功能，保证用户不能越权修改他人录入的资料。

（3）固定资产入库和出库管理

建立一个固定资产的入库和出库流程，系统需根据这个流程进行操作。

（4）耗材的入库和出库管理

建立一个耗材的入库和出库流程，系统需根据这个流程进行操作。

（5）各类出入库报表打印

将建立的出入库报单进行分类打印，打印时可以设置纸张大小，可以调整打印行数，以增强打印效果。

（6）提供便捷性选项

提供“供货单位”“领用部门”“商品单位名称”等一些可选参数，为信息录入提供便捷性选项，减少录入强度、提高正确率。此类参数需要支持动态设置。

3 系统架构和业务流程

系统采用二层C/S 结构设计，以Windows 2008作为操作系统平台，SQL Server 2008 作为数据库平台，采用Delphi 软件作为编程开发工具。

在系统应用中，打印出入库单是重点，因此使用平推针式打印机，而为了使每个客户端都可以进行报表打印，需要一台电脑共享打印机。图1是系统结构图。

数据库服务器使用双网卡，分别连接不同的网段，当软件运行在内网IP段时，可以执行全部功能（仍需根据账号权限）；当软件运行在外网IP段时，软件只能执行查询功能，而不能进行任何的数据修改。

固定资产和耗材的出入库流程基本相同，主要按以下步骤工作：

（1）创建入库单，根据固定资产或耗材的表单要求进行填写；

（2）提交入库单，提交完成后系统自动创建固定资产或耗材库存表；

（3）打印三联入库单，请财务部核对签名作实；

图1 系统框架图

（4）创建出库单，填写领用部门的各类信息；

（5）提交出库单，根据实际领用数量，从固定资产或耗材库存表中减去；

（6）打印三联出库单，请领物人及其部门负责人签名作实后发出物品。

4 系统的设计与实现

系统采用Delphi 7.0 开发，采用左右框架结构，左边是菜单按钮区，右边是工作页面区，点击左边的菜单按钮，可以切换右边的不同工作页面，如图2 是固定资产入库单界面。

图2 固定资产入库单截图

图3 固定资产入库单编辑界面

4.1 系统参数配置

包括工作账号管理、领用部门管理、供货单位管理、商品单位名称管理4项参数配置。

工作账号管理：为工作人员创建账号、密码和权限，在登录系统后，只有分配了相应的权限，才能点亮图2左边对应的菜单按钮，否则就是灰色的无法使用。

领用部门管理：创建领用固定资产和耗材的部门名单，编辑出库单时便于通过下拉列表选择。

供货单位管理：创建常用的供货单位名单，编辑入库单时便于通过下拉列表选择。

商品单位名称管理：创建常用商品的单位名称，如台、个、米、颗、桶等。

4.2 固定资产管理

包括固定资产入库单、固定资产出库单、固定资产设备查询3项。

固定资产入库单的内容包括入库日期、入库单名称、项目负责人、供货单位、采购员、合同号、发票号、总价、备注9 项基本信息，以及一个资产明细表（内含多条物品记录），其录入界面如图3所示。

在录入资产明细表的物品时，系统实时计算每个物品的总价，以及全部资产的总价，由于增值税发票中的物品金额使用小数点后4 位，因此可能会产生资产明细表计算总价与合同总价不符的情况，软件可以按合同实际金额修改总价。

在完成固定资产入库单的编辑后，需要进行一次“提交”操作，此时系统会创建固定资产设备表，即将明细表中的物品单独作为设备进行记录，在完成此步后才能创建出库单。

固定资产出库单需填写出库日期、出库单名称、使用部门、领用部门负责人、领用科室、领物人、总价7 项内容，但不需要手工录入资产明细，系统自动从入库单的库存记录里导出生成，可以有效减轻工作量。

在图3 中固定资产明细表的物品是将两个部门的采购清单汇总后，再通过一个合同进行采购的，在创建出库单时，需要分拆为2个出库单，如图4所示。

在创建第1 个出库单时，会将此入库单中库存的所有设备导出 （2 台打印机、5 台电脑、1 台复印机），之后根据各部门申购清单修改物品种类和数量，如新闻频道的清单中包括1 台打印机、5 台电脑；在完成第1 个出库单后，第2 个出库单只能导出库存设备（1台打印机、1台复印机），当有多个出库单时依此流程进行。

在完成出入库操作后，通过“固定资产设备查询”页面，可以查看各个固定资产设备的领用情况，在这个查询表中，每个物品作为一个单项列出，如图5所示。

图4 分拆为2个固定资产出库单

图5 固定资产设备查询

4.3 耗材管理

耗材管理包括耗材入库单、耗材出库单、耗材库存查询。耗材入库单填写的内容及流程与固定资产入库基本相同，而耗材出库与固定资产出库有一些不同。创建耗材出库单时，虽然物品清单可以从入库单导入，但还可以加入其它入库单的库存物品，其与固定资产出库的主要区别在于：固定资产出库单的物品只能从1 个入库单的库存中取得，是一一对应关系；耗材出库单可以从全部入库单的库存物品中取得，是一对多关系。例如入库单A库存有100颗5号电池，入库单B 库存有 50 个鼠标，入库单 C 库存有20个排插，而某部门恰好要申领这几样东西，此时只要创建1个出库单即可包括。

4.4 动态打印控制

针对当前针式打印机常用的多联A4 打印纸的不同等分，分别按3 等分、2 等分、整张提供选择，并支持插入空行，使打印效果更加理想，如图6 是打印选择界面。

4.5 人性化设计

在软件应用过程中，经常会出现一些意外情况，如人为录入数据错误、不按业务流程进行等等，因此需要通过一些人性化的功能进行纠正，下面列举几个比较重要的功能：

（1）回撤修改：当出入库单提交后，原则上像正式签署的公文，不应该进行修改，但实际操作时，如果某次录入的数据量很大，可能存在录入数据错误的情况，必须提供数据回溯功能，而“回撤修改”可以使数据回到草稿状态而重新进行修改。

（2）领用信息补登：在领出物品时，原则上要求领用部门完成全部签字才能领出，但有时领用部门负责人出差，而这批物品又急需使用，此时可以先出单，待领导回来后补签，再在系统中体现。

图6 打印控制

5 系统应用效果和展望

系统在启用后，实现了资产信息的集中存储和管理，通过业务流程调度，动态打印控制技术，解决了工作难题。例如在某次涉及数百万元的广电设备招标合同中，在录入资产数据时填错了某个设备的型号，如果按以前手工填写出库单的做法，需要废单后重新手工填写，且不能保证重写时是否在其它地方出现错误，而使用本系统只需在废单后修改出错部分，再重新打印即可。

这个系统的开发只是一个开始，随着使用的深入将来可以加入新的功能，例如通过系统给申购部门填写设备申购单、支持耗材库存查询和直接申领等。通过建立资产信息数据库和出入库流程，打破台内原有的数据孤岛和部门间的壁垒，提高了工作效率，让数据多跑路，办事人员少跑腿，使我台媒体资产库管理事半功倍。