浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策

姬海英

摘 要：随着经济的快速发展，各个行业的管理模式都有所变化和升级，档案管理工作自然也不例外。高效的档案管理可以促进事业单位相关工作顺利展开，并提高各项工作的效率，极大的为企业节省资源并提高盈利。本文先例举出当前事业单位档案管理中存在的问题，而后就相关解决措施进行更加详细的分析和探讨，希望可以给相关工作人员一些有用的建议。

关键词：事业单位 档案管理 问题及对策

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）03-00-01

档案管理的主要任务是对企事业单位相关项目和人事等资料的收集、整理和保管，为企业管理过程中提供重要参照，也对企事业单位当下和未来发展起着非常重要的指导意义。但是，传统档案管理随着社会的发展逐渐显露出不足，为满足企业高速发展，提高企业效益，亟需改善这一不利局面。笔者根据多年档案管理工作经验，深入调查和研究当前档案管理工作中存在的問题和不足，并在此基础上提出一些改进措施，以希望可以推进事业单位档案管理高质量发展。

一、事业单位档案管理中存在的问题与不足

1.事业单位档案管理人员的管理能力不足

档案管理工作是一个非常考验人员耐心的工作，因为具体工作表现为内容繁琐，过程繁多，并且因为容易出错，所以必须细心对待。但是，档案管理工作对专业性要求并不高，没有什么技术含量，所以在事业单位中经常得不到重视，相应的在人员安排上，基本都是由基层员工负责，这就导致员工的管理知识缺乏，整体素质低下，极大的降低了事业单位档案管理的质量和效率。另外，因为事业单位对档案管理人员的待遇不高，就导致工作人员的工作积极性不足，这也是档案管理效率得不到提升的重要因素。

2.档案管理制度的制定存在不合理之处

事业单位档案管理需要制定完善的管理制度，形成规范、简明、有序的档案管理工作，可以有效提高事业单位档案管理的质量和效率。但是在许多事业单位中，档案管理工作由于制度建立不完善，而标准化、简明化、有序化的管理要求经常只是进行口头强调，很少能实施在具体工作中，这就使得档案管理人员在档案整理、收集和保管上缺乏有效的规范性，很可能为将来工作的有效展开埋下隐患，影响事业单位收益。

3.档案管理硬件设备不够齐全

传统档案管理模式已经不能满足当今事业单位的管理和发展，档案管理需要向信息化转型，利用快速发展的信息技术来逐渐完善并建立现代化档案管理模式。但是因为很多单位没能提高对视信息化档案管理建设的重视，导致档案管理部门在具体的硬件和经费上不能得到满足，大大降低了档案管理设备的更新换代速度。另外，在实际操作中，因为设备不够齐全，导致人为操作占比非常大，一旦出现档案错误、损坏或丢失等现象，工作人员对数据库进行恢复的工作量将是巨大的。所以档案信息化管理需要事业单位进行资金投入，利用先进的设备来提高档案管理人员的工作效率。

二、改善事业单位档案管理的措施与对策

1.提高档案管理人员的工作能力和素质

不管档案管理如何改进，其关键点还是人，只有将工作人员的综合素质提高才能更有效的提升档案管理工作的质量。在具体的实施过程中，应该把握以下几点：首先是提高档案管理人员的工作待遇，利用优厚的工作条件来激励员工的工作积极性，提高员工的工作责任心。其次，事业单位应该通过必要手段引进专业的管理人才，在人员评定时需要严格对待，从一开始就提高档案管理人员的基础专业素质。另外，还需要加强档案管理人员的专业培养，争取每隔一段时间就进行一次高密度的专业训练，在工作中不断加强档案管理人员的能力和素质。最后就是引入先进的人员考核机制，监督和审查档案工作人员的工作，明确岗位工作规范，建立赏罚分明的规章制度，进一步提高档案管理人员的工作自觉性。

2.完善事业单位档案管理制度

高效率的档案管理离不开完善的规章制度。对于事业单位来说，要想更加高效的运用和规范档案管理，离不开自身良好制度的建设，在具体的制度建立中要注意以下几个方面。首先，应该遵循国家法律法规，建立内部控制和责任追究制度，加强档案管理人员的法律意识和责任意识。其次，应该规范人为操作程序，兼顾保密性和简单性，尽量采用责任分层制度，做好多层防护。只有建立完善档案管理制度，提高工作人员的岗位责任意识，才能更好的提高事业单位档案管理效率。

3.重视并扩充档案管理硬件设施

档案管理是离不开基础的硬件设施的，传统管理方式主要受限于保存档案的仓库，目的是避免纸质档案出现损坏和丢失，但是现今信息化档案管理因为会将大部分档案数据化，需要的不在是宽敞的档案仓库，而是先进的电子扫描设备和优质的数据存储设备，另外诸如打印机、计算机等电子设备也必不可少。为了追求更为高效的档案管理方式，事业单位应该专人专项的扩充这些硬件设施，加速信息化档案管理建设，进一步提高事业单位档案管理工作的质量和效率。

4.推行事业单位信息化档案管理

随着当代科学技术的飞速发展，计算机在多个领域得到了广泛应用。单纯就档案管理而言，信息化管理模式已经是当今现代档案管理的基础要求。在这个大的形势下，事业单位必须加快信息化档案管理的升级，满足新时期对档案管理的要求。首先，档案管理人员应该熟悉利用计算机、扫描仪等现代化设备，准确快速的将纸质档案数据化录入，并快速的进行存储归档。其次，事业单位应该利用互联网便利性，实现企业内部档案信息高效传递，提高企业管理的时效性。最后，事业单位必须学会利用网络技术来对档案管理进行创新，建立完善的档案数据库，提高事业单位档案管理的质量，促进企业效益的提升。

结语

总而言之，现今一些事业单位在档案管理方面依旧存在着一些比较明显的问题。为满足企业自身高速发展，传统档案管理方式必须进行改变和升级，这就要求事业单位增加对档案管理的重视，提升档案工作人员的综合素质，建立完善的档案管理制度，不断引进先进的信息化档案管理设备，用科学有效的改进措施完善档案管理工作，全面提高事业单位管理效率，最终为企业和国家带来更加丰厚的利润和效益。

参考文献

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