大数据技术驱动中的企业档案管理变革及应对策略

李金东

摘 要：在当前日渐成熟的大数据技术驱动之下，越来越多的信息化数据存储方式被各行业广泛应用，人们对信息的查询与共享的便捷度有了明显提升。在此背景之下，企业的档案管理工作也将有所变革，同时还要在技术的驱动下采取针对性的应对策略，以此去改善过去企业档案管理工作中的不足，实现现代化管理，提高档案管理工作质量与效率。

关键词：大数据 企业 档案管理 策略

中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）03-00-01

随着信息化时代的来临，人们的生活与工作都在科学技术的加持之下有了全新发展，特别是在大数据技术的驱动下，人们在生活工作中所产生的数据成几何倍数增长，通过互联网进行处理的数据频率已高达百亿之多。对于企业的档案管理工作来讲，大数据技术的驱动会进一步促进管理模式的变革，加大管理工作难度，而身为从业者更要看到大数据时代的机遇，采取有效的应对策略去不断提高档案管理工作效率，推动企业的稳健发展。

一、大数据技术驱动中企业档案管理模式的变革趋势

1.电子档案单套制管理

自从国家颁布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》以来，进一步证明了档案资料能够以数字化形式存储在计算机当中，并且在检索工具的运用下，档案资料数据库建设将进一步完善。而摆在电子档案单套制管理面前的瓶颈在于缺乏可靠的存储介质，从目前来讲关键性电子档案依旧采用异质备份的方式，但是未来的发展趋势需要从流程、技术等层面去弱化纸质化档案的管理，不过目前的档案标准规范大多数基于纸质化档案管理提出，所以企业的档案管理工作者还是要花很多时间聚焦在纸质档案管理中，导致工作压力巨大[1]。所以，推行电子档案单套制管理，既能提高工作效率，也能解放人员力量，更便于档案数据分析与编研。

2.电子文件实时归档

目前电子文件归档的自动化程度已非常高，企业能够通过信息化管理系统与办公自動化系统相连接，保证办公产生的文件信息能够自动化归档到档案系统当中，但其中存在的不足在于电子文件归档的实时性。文件与档案存在的界限及时归档，而办公与档案系统之间的自动化归档并不是真正意义上的归档，因为这种文件的自动化归档无法保证其秩序，还需工作人员去规范整理，因此大量电子文件的冗余就会拖慢实时性，一定程度上与大数据技术的要求相悖，因此企业的档案管理工作还需以电子文件的实时化归档作为目标。

3.档案管理系统智能化

从目前企业的档案管理系统来看，实际上智能化水平并不高，所起到的作用更类似于“仓库”，导致档案管理系统在众多办公自动化系统当中的作用得不到体现，并无明显竞争力。因此，需要在大数据技术的驱动下去提升档案管理系统的智能化水平，尤其是重点开发数据分析模块，通过数据分析功能的发挥去提升其产品竞争力，以更智能化的档案管理系统去满足企业档案部门的真实需求。

二、大数据技术驱动中企业档案管理的应对策略

1.提高档案管理人员素养

大数据技术驱动下的企业档案管理工作一定要投入具有专业能力的人员力量，所以需要对人员结构进行优化，全面提高人员的综合素养，保证档案管理工作质量。一方面，档案管理工作人员需要有丰富的专业知识，另一方面也要有紧随时代潮流的信息存储技术和专业管理能力[2]。对于企业而言，应当采取如下几方面措施去提高档案管理人员的综合素养：1）在人员招聘过程中，要进一步拓宽人才招聘渠道以及提高人才招聘门槛，力求在最前沿工作中为档案管理工作选聘到更符合工作要求的优质人才，发挥出档案管理工作效能;2）对企业内部人员的管理还要重视对在职档案管理人员的培训，通过培训教育去更新人员的管理理念以及提高其档案管理能力，促使其掌握更多存储信息技术，保证工作方式与大数据时代背景相符，更好地胜任企业现阶段的档案管理工作。

2.加强档案数据的安全性

大数据技术驱动中的企业档案管理工作，既要重视大数据相关技术的具体应用，也要关注档案数据的安全性，从而提高企业档案管理工作质量与效率。为了让企业档案管理工作能够在大数据技术的加持下得到优化与发展，企业档案管理部门应当与大数据公司或是相关机构密切合作，结合本企业档案管理工作实际去开发出具体的大数据技术应用工具，满足企业的档案管理需求[3]。此外，由于大数据技术的应用会给档案数据信息的安全性造成一定影响，所以在加强安全性方面还需要做好两方面工作：其一，档案信息完全共享后需要采取更多样的保密技术，比如加设防火墙、实行身份验证等技术，确保数据安全性;其二，很多因为工作方面的失误会导致网络故障、病毒入侵等情况，从而影响档案信息安全性，所以需要完善档案管理工作规范。

3.健全档案管理准入与监管制度

大数据技术驱动下的企业档案管理工作，一定要对准入制度与监管制度予以完善，才能也推动该项工作的可持续发展。对于企业的档案管理工作来讲，大数据技术的发展会带来形式更多样的数据，并且本着“多用信息，少用能源”的原则去开展档案管理活动。而要想达成这一目标，如果缺少健全的制度则难以取得预期效果，所以企业的档案管理工作需要对准入与监管制度有所完善，对不同类型的档案数据信息全方位保护，从而不断降低大数据背景下档案数据信息的安全性风险，同时也能保证档案数据的完整性。同时，在标准化流程的加持下，企业档案管理需要针对电子文件、照片、电子档案、影像档案等数据展开，以明确的规范指导去促进档案数据资源的标准化。

结语

综上所述，在大数据技术的驱动下，企业的档案管理工作也面临着诸多挑战，同时也迎来了发展机遇。所以，为了进一步提高档案管理工作质量，相关从业者不仅要认识到档案管理工作模式的变革趋势，更要采取有效应对策略，从大数据技术应用、档案管理人员能力提升、信息安全等方面着手，为企业带来更优质的档案信息服务，共同推动企业的发展。

参考文献

[1]孙宏宇.大数据背景下企业档案管理模式的转变[J].办公室业务，2019

（24）：155，158.

[2]吴锴.大数据背景下企业档案管理策略研究[J].办公室业务，2019（23）：

126-127.

[3]黄华.企业档案管理中大数据分析法的应用[J].中国管理信息化，2019，22

（21）：180-181.