信息化条件下的档案管理与服务创新

罗晓玲

摘   要：随着信息技术的发展，档案管理与服务迎来了新的发展机遇，将信息技术融入档案管理中，推进档案信息化管理，不仅可以有效打破书面限制，简化档案管理工作程序，优化档案信息采集、收集、管理效率，还可以促进档案信息功能的充分发挥。文章分析了信息化时代档案管理与服务创新的意义，并尝试提出了优化档案管理与服务创新的途径，希望为档案管理与服务创新提供参考。

关键词：信息化;档案管理;服务创新;管理体制

随着信息全球化扩展，档案管理与服务的方式已逐步发生转变，由传统纸质方式转变得更加信息化与智能化，人们可以越来越便捷地浏览与使用档案信息。信息化在档案管理中的应用对推动档案管理与服务创新具有重要作用，研究优化信息技术在档案管理与服务中的应用具有重大意义。

1    信息化条件下档案管理与服务创新的重要意义

1.1  打破纸质档案资源提取的局限性

在信息化条件下，依托信息化技术加强档案信息管理，通过将纸质档案信息进行电子收录，并建立与之相应的档案管理数据库、网站等，可有效打破传统纸质档案管理资源提取的局限性，实现档案信息的实时互动，进而为档案管理与服务的提升及进一步创新奠定基础。

1.2  提升档案信息的完整性

在电子档案出现以前，对档案资料的提取与应用都需要人工翻阅，不仅消耗大量的时间与精力，还会对档案资料产生侵蚀、腐蚀、损耗等威胁，不利于档案的长期保管。而且在调用纸质档案时还需经过烦琐的申请流程，既影响档案资料利用的时效性，还因查找、借阅、归还等烦琐的流程带来了大量人力资源的消耗。

1.3  更好地发挥档案管理的功能

信息化条件下，将信息技术引入档案管理与服务创新中，有助于推动档案管理信息化建设进程，提升服务水平，进而为档案管理整体水平的提升创造条件。而且随着大数据时代的到来，大数据对社会的影响越来越大，档案管理信息化的开展可有效拓宽大数据资料分析范围，在一定程度上有利于提升大数据分析的客观性与科学性，进而更好地发挥档案管理功能。

2    信息化条件下档案管理与服务创新的策略

2.1  革新档案管理与服务观念

在信息化条件下，档案管理部门应正确认识信息化对档案管理带来的发展机遇，对自身档案管理工作内容、方式进行审视，积极转变传统档案管理观念，结合信息化特点从档案收集、整理、存储等方面对工作进行革新，推行无纸化办公理念，将纸质档案资料以图片、文档、视频等形式进行梳理、归类与存储。档案服务是档案管理工作的重要构成，档案管理工作人员应积极改变传统纸质档案收集、整理、查阅等服务方式，转变以往被动、惰性化的服务理念，向公众提供更加便捷的收集、查阅等档案服务，提高档案服务实效。

2.2  创新档案管理与服务手段

在信息化时代，档案管理工作的核心环节是档案信息的录入与收集，需要通过档案管理工作人员进行相关操作，因此，为提升档案信息的真实性与可靠性，档案管理部门应加强档案管理信息化建设，为管理人员配置自动化的信息上传与收集设备，依托先进的信息技术及程序软件等来提高档案管理质量，以最大限度地避免因人工操作不当带来的不良影响。在档案服务环节，档案管理部门应依托信息化技术加强对在线查询档案信息的网站、热线、APP等的建设，为公众提供丰富的档案查询窗口，使其既可前往档案馆进行实地查询，又可通过互联网等访问电子档案，以避免单一途径带来的时间、精力浪费及大批量人次到访对档案馆带来的服务负担。

2.3  完善档案管理体制

为优化信息技术在档案管理与服务中的应用，档案管理部门应建立完善的档案管理体制，为档案管理工作的开展提供依据与支撑。首先，档案管理部门应结合实际情况制定相关管理制度和规定，并加强对档案信息化管理的宣传与推广力度，引导档案管理工作人员积极应用信息技术办公，同时通过抽查等方式督促档案信息化管理的科学开展。其次，在推进档案管理信息化建设过程中，档案管理部门应建立完善的系统防护系统，针对不同级别的管理工作人员设置不同的管理权限，以提升档案信息化管理抵抗外界入侵及恶意攻击的能力。此外，档案管理部门还应定期对档案管理防护系统的登记及防控能力进行评估，以及时发现并修补安全漏洞，增强档案信息化管理的安全性与稳定性。最后，档案管理部门还应完善紧急服务系统，除了对核心数据加强权限监管外，还应做好档案信息备份工作，以及时恢复、修复档案管理信息。

2.4  健全档案管理与服务队伍

信息化条件下，档案管理面临着机遇与挑战并存状况，加强档案管理团队建设、提升档案管理与服务工作人员综合素养对促进档案管理与服务创新的有效落实具有重要意义。档案管理部门应结合档案管理信息化发展需求，适当调整档案管理工作人员聘用标准，为档案管理工作不断注入新鲜血液，为档案信息化管理与安全提供人才保障。加强对档案管理工作人员的职业培训力度，通過经验交流会、实操培训等提升其对档案管理软硬件设备的操作技能，进而更好地适应现代化档案管理与服务工作。当然，为促进档案信息化管理的有序开展，档案管理部门还应健全档案管理用人机制与奖惩制度，通过将工资与绩效挂钩、提供晋升机会等方式提高档案管理工作人员的工作积极性。

3    结语

总而言之，信息技术的应用与普及为档案管理与服务的优化发展创造了条件，对提升档案信息完整性、打破纸质档案资源提取的局限性、更好地发挥档案管理功能等具有重要意义。档案管理部门应积极转变档案管理与服务观念，科学利用信息技术优化档案管理与服务手段，不断完善档案管理与服务体制，并加强对档案管理团队建设与培训力度，通过全方位的努力来提升档案管理与服务质量，推动档案管理信息化、现代化发展。

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