远程办公:形散神聚的艺术

2020-04-07 17:53孟庆娇
人力资源 2020年3期
关键词:视频会议办公远程

孟庆娇

因为疫情的缘故,不管是传统行业,还是新兴行业,春节后纷纷开启了远程办公模式。远程办公,简言之就是管理层线上分配任务,员工在家办公,线上汇报工作进度,通过视频会议讨论工作中的问题,按照计划交付成果。说起来很简单,但由于管理者不能与员工面对面,员工不能与同事近距离互动,原本当面三言两语就能说清的一件事却要大费周折,对此,很多人都有不适感。但是,远程办公也是上班,怎样才能提升远程办公的效率,做好团队成员间的协同,一时间成为企业管理者们关心的话题之一。

远程办公最重要的是协同。当一个整体化整为零分散开来,团队成员间有序的自组织化,以及管理者对团队的关怀就显得格外重要。

目标管理和过程管理相结合

笔者所在的公司是一家互联网教育公司,员工对远程办公的接受度和适应性相对颇高,在实施的过程中,我们也逐渐摸索出一些经验,比如把大的任务目标拆解细分成具体明确的小任务;及时处理工作评价,统筹规划,及时复盘等等。

每个部门的工作内容和工作模式不同,因此对远程办公会有不同的要求。比如研发部门,在部门内部明确了工作目标和完成的时间节点之后,员工就各自领了任务努力去完成。在工作过程中如果出现问题,大家会通过微信一起讨论,找到方向后继续去攻克。对于研发人员的管理不能过严,他们不需要时时刻刻盯着微信工作群里的信息,更不必在微信上处于时刻保持联系的状态。对他们来说,按时高质量地完成工作才是最重要的。至于主管发给某位员工的信息他半天没看、没回复,其实并不是什么大不了的事情。毕竟不是什么紧急事项,因为若真的出现紧急事项时,打电话的效率岂不是更高?

远程办公的弊端之一就是沟通信息分散,收集和处理信息效率低,但是对于市场部的运营人员来说,情况又有所不同。在抗疫期间,运营人员没办法上门拜访客户,也不能登门到客户那里做运营服务工作,接到任务后只能以微信或者打电话的方式跟客户联系,于是凭空多出了很多空余时间,起码原先那些花在赶往客户所在地路上的时间都省了出来。在这种情况下,管理者就要在工作群里引导他们进行一些需要高频互动的讨论。比如说,大家约定跟客戶沟通的时间段,空余的半个小时就集中进行问题讨论。讨论可以是探讨式的,也可以是脑洞大开创新式的,只要能激起大家对业务进一步探究的热情即可。在集中讨论时段,那些不积极回复信息、不踊跃参与讨论的员工是值得留意的。

笔者所负责的人力资源部,之前都是每月设定好月度计划和工作目标,每周阶段性地汇报一下工作进度和具体实施情况,到月底时再全面盘点目标完成情况,根据工作完成情况来进行绩效考核。为了适应远程办公,我们除了要设定好月度工作目标和计划,还将工作分解到周目标,每周五部门所有人员盘点本周的工作完成情况,在更小的时间周期内跟进事项的进度。目标细化、短时跟踪的好处就在于更容易发现问题,及时修正,也避免了员工之间因无法面面沟通而造成的信息传递不畅、不及时等弊端。

远程会议更需提升效率

网络综合数据统计显示,大部分远程办公所依托的考勤、视频会议等工具已经十分成熟,尤其是视频会议功能,形式丰富,基本可以解决初步的远程沟通协作问题。但是,远程办公不止是建立沟通渠道、管理工作进度、按时交付工作成果那么简单,远程办公的基础是远程协作,最难保证的,也是团队协作效率。

以人力资源部为例,以往每周都要召开部门全体人员例会,大家在会上畅所欲言,交流一下自己一周内所做的工作,员工之间相互都很了解部门同事最近在忙些什么,进度如何,这对于加强部门内的协作很有好处。但是在实施远程办公后,原先的团队化整为零分散到各处。召开线上会议时,别人发言的时候只要你将麦克静音,那么你在做什么、看什么、听什么,别人完全不知道。如何提升线上与会者的参与感?如何最大限度地保证会议效果?

我们的做法是,在召开远程会议时,把原来的部门全体人员例会拆分成不同组别的小会,比如招聘小组会议、HRBP会议、培训小组会议、员工关系小组会议等等。在开会之前,每个参会者都要提前盘点自己本周工作的完成情况,用数据简明扼要地体现出来。同一个专业线的人员一起开会,而且事先有所准备,同类问题集中讨论,能有效地提高参与感,互动性更好,会议的效率和效果都能得到保证。

另外,计划会和总结会最好分开进行。计划会重在讨论目标与实施步骤,总结会重在盘点结果,进行复盘,一场线上会议最好解决一个明确的问题,控制好时长,效果也会更好。

值得一提的是,远程会议要尽量采用视频会议的方式。与线下会议相比,远程会议容易造成人与人之间的疏离感。试想,我们在召开线下会议时,员工可以在正式开会之前简单地聊上几句,比如:“怎么感冒还没好?”“这个新发型很适合你!”“你的手怎么了,被你家猫抓了吗?”这并不是简单的唠家常,其中包含了感情的交流和维系,以及团队成员之间建立的共同认知,有助于建立团队的信任和归属感。

但在远程办公时,人们习惯于采用微信语音聊天。沃顿商学院管理学教授西格尔·巴萨德的一项研究就证明,半数以上的情感交流是透过面部表情传达的,大约三分之一来自语调,10%以下来自实际的对话内容。这就意味着,如果人们主要通过电话和电子邮件来沟通的话,久而久之一定会导致情感上的疏远,因为他们未能从对方那里获得完整的信息。而“情感也是信息,如果你无法获得人们情感的全部信息,最终它将会影响到你的绩效,他们的绩效和整个组织的绩效” 。因此,千万不要忽视视频会议的重要性,要每隔一段时间召集一次视频会议,让员工之间相互能看到表情,感受到对方的情感变化。笔者发现,每次公司提前预告要召开视频会议的时候,总能引发小伙伴的小激动,这也算是对长期滞留家中产生的郁闷的一种排遣和释放吧。

远程办公要有仪式感

远程办公可以帮助企业节约成本,但员工不在可视范围内,无疑为管理增加了管控难度。由于管理层无法对远程办公的员工进行监督,因而总是担心员工不够自律或工作不饱和。因此,企业施行远程办公需要相应的管理制度和文化。

远程办公要怎么做更好?每家企业的情况不同,企业内各部门的情况也不同,因此采取的策略和方法也不同。比如某在线教育公司就采用这样的方式:树立工作目标,设定相应工作方式、流程及管理措施,具体到员工每天工作量以及布置、反馈、沟通、检查和监督等细节;通过总监级、总监-经理、总监-经理-员工三次会议,统一公司内部管理措施;通过严格考核帮助员工进入工作状态;每天通过两次会议做到工作日清日毕,等等。

笔者則认为,应该为远程办公的员工营造出上班的仪式感。“有仪式感的人生,才使我们切切实实有了存在感。”这种仪式感可以为我们划分出上下班的界限。不然,居家办公对很多人来说就会变成无时无刻不在办公,时间一长难免疲惫不堪,心生厌倦。

那么,如何帮助在家办公的员工营造这种仪式感?我们公司主要是通过外勤打卡的方式来实现的。

工作是需要被管理的。过去上班的时候员工都是到公司打卡,现在大家都在家里,最初提出外勤人员打卡的时候,不少人觉得没有实际意义。于是在最开始实行打卡制的时候,一度出现了早上6点就有人上班打卡,凌晨1点多仍有人下班打卡的情况。根据这种状况,公司将打卡时间设置在上班时间的前30分钟和下班时间的后30分钟区间内。通过打卡这个流程,一方面让员工自己给自己一个心理暗示:现在是在上班时间,我要保持良好的工作状态,积极回复信息和解决临时分配的工作,快速给予响应。另一方面,也让员工的家人了解到他们何时处于工作时间,在工作时段内尽可能不去打扰他们。

在远程办公期间,人力资源部的面试工作都转为线上视频面试,尽管如此,负责招聘的小姐姐每天仍像平时上班一样,整理好自己的妆容,穿上职业装,端端正正地坐在摄像头前,甚至整理好手机摄像头能拍到的一切物品,营造出一种在公司进行正式面试的氛围,只不过不是面对面而已。在这种氛围下,家人一定会主动避免出现在镜头里。

总而言之,不管是远程办公,还是现场办公,对于管理者而言,清楚地了解团队里每个人的能力、每个人的工作量、每个人的工作状态,都是始终不变的核心。与其被动地等待正常复工,不如积极拥抱变化,对管理进行变革以适应新的形势。

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