办公自动化系统对提升农业科技档案管理水平的影响

徐晨 聂青 王克武 徐娜 曹跃

摘要：为了保证农业科技材料更好地实现归档，不仅需要依靠对于传统纸质材料的相关归档方法，还应该运用现代化电子材料的归档方式。本文针对办公自动化系统在农业科技档案管理方面的应用展开分析，认为通过运用办公自动化系统可以有效提升归档效率和拓展档案的应用范围。

关键词：农业科技办公自动化档案管理

农业科技档案是农业科技人员在工作中取得的宝贵财富，是承载农业劳动成果的载体，为实施乡村振兴战略和实现农业现代化奠定了理论基石。现代社会对农业科技档案的管理水平提出了更高的要求，而信息化作为农业农村现代化发展的先锋力量，对农业决策和技术科研活动有着重要的指导意义，因此农业科技档案管理信息化变得日趋重要。办公自动化（Office Automation，OA）是将现代化办公与计算机技术结合起来的一种新型办公方式，其具有易操作、实用性强、流程简化的特点。通过应用办公自动化，也就是数字化办公，可以实现信息共享、提高办公效率。将办公自动化系统应用于农业科技档案管理，会在很大程度上提升农业科技档案管理水平，使农业科技档案资源更好地服务于农业科技领域。

一、办公自动化系统助力农业科技档案收集工作

（一）保证档案收集的全面性

随着农业科技活动的日趋丰富，所产生的档案数量日益庞大，内容繁多，涉及种业档案、作物栽培档案、植物保护档案等多个类别，加之农业生产活动是在不同时期完成的，成果也多是在不同阶段中取得的，具有形成时间分散、收集周期长的特点。采取传统方式，即在固定时间点从业务部门直接收取文件资料，极易出现档案漏收少收的问题，对单位科研成果的留存是一种损失；如果业务部门在归档时限内没有及时提交档案，而是在归档完成后补交，将影响档案的原有编码和归档顺序，还会为后期纸质档案整理工作带来烦琐而不必要的工作量，影响档案的统一管理和后期查找，严重降低档案管理的规范程度。借助办公自动化系统，在取得科技成果过程的每个阶段中，科技人员会在该系统的成果管理栏中及时登记相应成果的信息，录入的信息按照科技奖项、论文、书籍等分类形成列表，这样档案管理人员在收集档案时只需导出各项成果列表，根据列表内容核对提交的材料数量和信息，即可制订当年的归档计划，督促成果完成人提交农业科技材料，有力地保证了归档的完整性。

（二）简化档案收集的流程

目前纸质档案数字化工作已逐步展开。在没有办公自动化系统的情况下，对于电子档案一般使用U盘等移动存储设备传输，这种传输方式容易将计算机病毒传播到档案管理计算机中，造成安全隐患，同时运用移动存储设备传输方式需要提交人不断到档案室拷贝电子文件，增加了提交人的工作量。使用办公自动化系统，可以直接传输电子档案，很好地解决了移动存储设备在拷贝过程中带来的安全隐患问题，同时使资料提交人员避免了连续亲自到档案室提交电子材料，有效简化了办公流程，提高了办事效率，具体如图1所示。

二、办公自动化系统在档案收集、检索方面的综合功能

（一）协助收集科技档案的衍生档案

1.协助收集出差报告。对于农业技术人员而言，出差调研学习是一项必需的工作内容，只有走出去不断学习更前沿、更先进的农业技术，才能提高技术水平和拓展工作思路。出差報告是对所学、所看进行的总结，可以真实、详细地反映出差的具体情况。我们将出差报告作为一项专业档案单独存放，并且按照年份划分，有助于后期快速提取文件内容，便于分类整理。农业技术人员在出差交流活动结束后，将撰写好的报告内容电子版上传OA系统“出差报告”模块。档案管理人员在收集报告时，可根据当年发布于办公自动化系统的报告内容进行信息核对，然后直接下载并收集、整理当年的出差报告；本单位技术人员可以通过登录“出差报告”模块随时查看所有的报告内容，浏览其他技术人员的所学所闻，将不同业务范围的收获与他人分享，这样为加强业务沟通，促进产业融合提供了交流平台。

2.协助收集农业合同。科技项目在开展过程中会产生相应的合同，如果后期需要查询或使用这些合同，直接在历年财务档案中查询会非常烦琐，增加一定的工作量。因此，有必要将科技项目的合同作为专业档案单独保存，这样有利于后期更加便捷地查找目标合同。在每份合同的审核过程中，通过办公自动化系统合同管理模块的逐级审批流程，可以记录下每份合同的详细信息，为后期查找和检索农业合同提供线索；在完成合同审批流程后可自动生成合同审批单，打印审批单并将其附在纸质合同首页（审批单清晰列出了合同的项目名称、审批人、审批日期等内容，为合同档案的分类和收集提供简要的参考）；归档时以项目为单位，单个项目生成的所有农业合同作为一卷档案，单个合同作为一件档案，后期只需查找对应的项目即可快速、准确地找到目标合同（见图2）。

（二）为查询档案资料提供检索平台

以往科技人员若需要掌握近几年单位或者自身获得的科技成果，则需要到档案室查询档案系统或者直接在纸质版档案中查阅，增加了查阅时间，同时对档案原件的过多翻阅也会造成磨损。因此，在没有档案名录的情况下，直接查找科技档案会增加档案的查找难度和造成漏查现象。现在将科技档案信息登记在办公自动化系统中，可以梳理出简单的查找名录，建立一个科技成果的检索平台。科技人员通过登录系统账号即可查询曾经取得的成果列表，提供包括科技成果的具体名称、数量、年份等信息。该系统可以帮助科技人员形成对整体科研成果情况的总体认识，为制定未来的科研方向提供依据，有利于单位新人更快、更好地了解单位的科研成果和农业科技历史沿革等。科技人员在查询成果资料，特别是年代久远的科技档案时，借助检索平台会极大提升查询的准确度和速度，减轻档案管理人员的工作量。

三、办公自动化系统在档案管理中面临的挑战

（一）对于系统的使用管理需要及时跟进

办公自动化系统提升了存档与查询的便捷度，但是在使用方面还需寻找切实的管理办法。科技人员能否及时将取得的科技成果在OA系统中登记、能否按时将出差报告完成并上传OA系统等都是系统应用的制约因素，对此需要予以重视。可以采取如下措施：一是在OA系统升级使用功能后，档案管理人员及时将应用于归档的相关新功能传达到每个技术人员；二是将使用OA系统列入单位制定的办公制度中，起到约束和督促的作用；三是将登记与上传材料是否完整列入年终绩效考核加分项，以此来鼓励技术人员配合使用OA系统。

（二）系统安全保障有待进一步加强

为系统做好安全防护，可以有效防止恶意和非法软件等对系统的破坏，是系统平稳运转的前提保障。如果OA系统需要连接互联网，应严格遵守相关的保密法律法规，做好各项材料上传前的审核工作，对于涉密内容禁止上传。整体上要采用先进的技术和方法使办公平台更加安全、稳固，避免相关信息遭到窃取、篡改、泄露，确保平台能够更好地服务于农业科技档案管理工作。

综合来看，办公自动化系统能够更好地促进农业科技档案的收集和整理，显著提升归档效率。当然，该系统拥有诸多其他优势或功能可以应用于农业科技档案管理工作，比如对档案电子材料存储备份的功能，作为资源库名录为科技展示、申报奖励等工作提供检索素材，用于更加智能和减省人力的无人化档案库房管理等。更多具有创新性、高效性、实用性的功能还有待我们结合今后工作的实际需求，在不断完善农业科技档案管理的过程中继续探索和开发。

参考文献：

[1]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019（4）：92，94.

[2]杨中营.关于建立北京市农村档案资源共享管理平台的探讨[J].北京档案，2010（1）：18-20.

[3]潘建华.浅谈办公电子化条件下档案管理的机遇与挑战[J].办公室业务，2015（10）：60，90.

作者单位：北京市农业技术推广站